Onboarding nowego pracownika. O czym nie możesz zapomnieć?

Mądrze przeprowadzony program onboardingowy pozwala zmniejszyć retencję pracowników, zwiększyć ich zaangażowanie, satysfakcję z wykonywanej pracy i produktywność. To niby oczywiste, a jednak wciąż mało pracodawców inwestuje w ten proces. Skąd ta pewność? Potwierdzają to choćby wyniki raportu Great Digital i Hudson. Wynika z nich, że 17% kandydatów uważa, że pierwszy dzień pracy nie przygotował ich do zawodowych wyzwań, a 24% deklaruje, że pierwszego dnia pracy mogło liczyć tylko na siebie. To naprawdę przerażające! Jak zatem powinien wyglądać idealny proces onboardingowy? O czym nie można zapomnieć, gdy do firmy dołącza nowa osoba?

Kiepski onboarding (lub jego brak) to dla kandydata pierwszy sygnał, że obietnica złożona mu w procesie rekrutacyjnym, może nie zostać przez pracodawcę spełniona. A to jest już dobry motywator do rozpoczęcia poszukiwań nowego pracodawcy – 1/3 kandydatów zaczyna rozglądać się za innym miejscem pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy zatrudnienia. Onboarding ma niebagatelne przełożenie na tę decyzję. Mam jednak więcej złych wiadomości. Niewłaściwie przeprowadzony onboarding sprawia, że w ciągu pierwszego roku pracodawcy tracą aż 25% nowozatrudnionych osób.

Doświadczenia kandydata i pracownika są ze sobą ściśle połączone. Źródło: opracowanie własne.

Konsekwencje biznesowe złego onboardingu

Czasem, mam wręcz wrażenie, że dużo łatwiej znaleźć osobą niezadowolą ze swojego pierwszego dnia pracy, niż taką, której onboarding był petardą. I wcale nie dotyczy to tylko specjalistów czy ekspertów. 33% menedżerów wyższego szczebla z największych firm na świecie wspomina swój onboarding jako słaby.  Haczyk jest jednak gdzie indziej. Koszt zrekrutowania następcy takiego niezadowolengo menedżera to ponad 213% jego pensji!

Jak to możliwe, że w czasach nieustającej walki o talenty, pracodawcy tak szybko rezygnują ze świeżo zatrudnionych pracowników? Bo zły onbording to nic innego, jak rzucanie świeżo zrekrutowanego talentu w paszczę konkurencji.

Korzyści procesu onboardingowego

Dobrze przeprowadzony onboarding da nam nie tylko gwarancję posiadana pracownika przez dłuższy czas. Korzyści jest zdecydowanie więcej:

  • 69% kandydatów deklaruje, że chętniej zwiąże się z pracodawcą na dłużej,

Jak stworzyć dobry proces onboardingowy?

Kluczowe dla stworzenia dobrego procesu onboardingowego jest spojrzenie na ten dzień, a właściwie cały proces zmiany pracy z perspektywy kandydata. Warto zastanowić się tym:

  • jakie uczucia towarzyszą kandydatowi zaraz po podpisaniu umowy czy listu intencyjnego, jakie w okresie przejściowym (wypowiedzenie umowy u poprzednigo pracodawcy), a jakie dopiero pierwszego dnia nowej pracy?
  • jakich informacji będzie poszukiwać najbardziej (i czy na pewno będą to kwestia związane wyłącznie z nowym stanowiskiem, a może w ogóle życiem w firmie np. czy firmę odpowiedza Pan Kanapka?, jak działa ekspres do kawy?, o której wychodzi się z pracy? gdzie jest najbliższy sklep?).

Narzędziem przypadnym w rozpisaniu całego procesu może być praca z personami, ale też  zmapowanie i rozpisanie onboardingu na nuty (zarówno od strony kandydata jak i działu HR czy menedżera). Warto zastanowić się:

  • co robi kandydat zaraz po podpisaniu umowy o pracę z nowym pracodawcą?
  • czy szuka gdzieś jeszcze dodatkowych informacji o nowej firmie?
  • jak przygotowuje się do pierwszego dnia (może spędza pół popołudnia wybierając ubrania, które powinien założyć? może nerwowo przegląda profile na LinkedInie całego zespołu?)
  • jak krok po kroku wygląda jego droga po firmie pierwszego dnia pracy? Co może go zaskoczyć (pozytywnie i negatywnie)? Może przyjeżdża do pracy tramwajem i nie wie ile czasu powinien założyć na poranny dojazd do firmy? A może skorzysta z auta i nie wie gdzie znajduje się wjazd na firmowy parking?
  • które momenty pierwszego dnia pracy są z perspektywy kandydata krytyczne (np. czy osoba witająca go na recepcji wiedziała, że rozpoczyna dziś pracę? czy czekało na niego biurko i telefon komórkowy? czy szef miał czas by z nim porozmawiać? czy on sam miał czas zjeść lunch i napić się kawy? czy wiedział, gdzie może zjeść lunch i napić się kawy?)

Kluczowa jest również perspektywa drugiej strony, czyli przedstawicieli pracodawcy. Tutaj również warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • jaki jest optymalny czas, który zespół IT czy administracji potrzebuje na zebranie sprzętów, narzędzi pracy dla nowego pracownika?
  • jaka jest rola menedżera pierwszego dnia pracy?
  • kto pomoże pracownikowi w mniej formalnych wyzwaniach (opanowanie rozkładu biura, poznanie kluczowych osób w firmie, podpowiedzenie jak dolewa się wody do ekspersu do kawy)?
  • czy nowe osoby w organizacji mają możliwość wspólnej integracji i wymiany doświadczeń ze swojego okresu próbnego?

Jak pewnie się domyślacie, do planowania procesu onbordingu warto zaprosić nie tylko dział HR, przedstawicieli biznesu, czyli przyszłych przełożonych, czy zespół IT i administracji, ale również nowe osoby w Wasze firmie. Bo to ich doświadczenia (dobre i złe) są najlepszym papierkiem lakmusowym całego procesu.

Zmień optykę. Czym jest mapowanie doświadczeń?

Onboarding nie zaczyna się pierwszego dnia pracy nowego pracownika

Doświadczenia pracownika możemy zacząć budować na długo przed jego pierwszym dniem pracy. Właściwie warto zacząć to robić w dniu złożenia my oferty pracy. Właśnie temu ma służyć proces preonboardingowy, czyli działania podejmowane przez firmę pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy, a jego pierwszym dniem pracy. Jak pokazują badania mogą one bezpośrednio przełożyć się na jego zaangażowanie i nastawienie do pracy. Firmy, które prowadzą działania preonboardingowe mogą cieszyć się z 1,6 razy mniejszego kosztu zatrudnienia nowego pracownika.

Przykładem takiego działania może być powitalny mail lub wiadomości na LinkedInie wysłała przez przyszłego przełożonego lub … prezesa całej firmy. Inny pomysł to stworzenie typowo onboardingowego newslettera edukującego przyszłych pracowników nt. firmy, jej wartości, produktów czy pokazującego kulisy pracy w firmie.

Mail powitalny do nowego pracownika. 4 elementy, których nie może w nim zabraknąć

Pokazywałam już na blogu przykład kartki pocztowej wysyłanej przez zespół agencji Firstborn do swoich przyszłych pracowników. Magia tego upominka polega na tym, że kartka jest tak naprawdę mapą okolicy biura z zaznaczonymi ulubionymi knajpami, barami, sklepami czy punktami usługowymi zespołu. Mała (offline’owa) rzecz, a cieszy!

Zacznij budować relację z pracownikiem, zanim dołączy do Twojej firmy!

Kluczem do sukcesu jest komunikacja

Problem z onboardingiem jest taki, że to często obszar porzucony, który dzieje się sam, jakoś. Liczba nowych pracowników rośnie, a proces cały czas leży odłogiem. Wszyscy mniej więcej wiedzą, co trzeba robić, ale nie ma jednej spinającej go osoby. I nagle wszystko zaczyna kuleć. Wynika to przede wszystkim z braku komunikacji i zarządzenia procesem.

W ciekawy sposób poradził z tym sobie zespół Fog Creek, który do uporządkowania procesu onboardingu wykorzystał darmowe narzędzie jakim jest Trello.

Trello pozowliło uporządkować proces, podzielić go w etapy, wydzielić kamienie milowe i zebrać w jednym miejscu kluczowe inforamcje dotyczące procesu (np. co z obiadem dla nowego pracownika?). Całość bardzo szczegółowo została opisana na Medium. Polecam lekturę tego tekstu!

O komunikację wokół onboardingu można zadbać również z pomocą Google Docs. W pliku istnieje możliwość “odklikiwania” poszczególnych, załatwionych już elementów. Do dokumentu onboardingowego dostęp posiada zespół HR, administrator sieci oraz opiekun pracownika. Każdy element przed wdrożeniem jest omawiany, tak by nie było problemów w momencie pojawienia się pracownika. To przykład dokumentu, z którego korzysta na co dzień zespół X-Coding.

Tak wygląda plik Google Docs ułatwiający proces onboardingu w X-Coding. Jest on edytowalny w czasie rzeczywistym, a dostęp do niego ma każda osoba odpowiedzialna za przygotowanie pracy i wdrożenie nowego pracownika.

Onboarding również może być zabawą

Nudny proces najłatwiej oswoić zmieniając go w … zabawę. W procesach biznesowych bardzo często przyjmuje ona formę gier. Proces onboardingu jak mało co nadaje się do grywalizacji (zarówno w formie gry online, czy gry terenowo-biurowej). Uczestnicy mogą zdobywać odznaki, punkty, rozwiązywać zadania i w ten sposób poznawać nową rzeczywistość. Właśnie z tego rozwiązania korzysta m.in. Grupa Pracuj.

Onboarding nie kończy się pierwszego dnia pracy nowego pracownika

Pierwszy dzień pracy to właściwie dopiero preludium dla wyzwań, z którymi mierzyć się będzie nowy pracownik. Największym z nich jest biznesowa codzienność. Nie wiem czy wiecie, ale są badania, które pokazują że pełną produktywność w miejscu pracy pracownik osiąga dopiero po 12 a czasem nawet… 24 miesiącach pracy! Dlatego z perspektywy optymalizacji całego procesu warto spojrzeć na niego długofalowo.

Między innymi dlatego w Buffer proces onboardingu trwa aż 45 dni. Jeśli macie przeczytać jeszcze jakiś tekst dzisiaj, to polecam Wam właśnie ten post na ich blogu.

Pamiętaj, że w onboardingu przede wszystkich chodzi o człowieka

Pewnie mogłabym rozpisywać się na temat procesu onboardingowego jeszcze długo. Ale chciałabym, abyście pamiętali, że na koniec dnia w onboardingu chodzi o człowieka. O jego ekscytację i zaangażowanie (często najwyższe w całej późniejszej karierze zawodowe w danej firmie), ale też o jego wątpliwości, strachy, pytania. Jeśli będziecie podchodzić do nowych pracowników, tak jakbyście chcieli, aby ktoś pewnego dnia podszedł do Was… wszystko będzie dobrze.

Koniecznie dajcie znać w komenatarza tu, albo na Facebooku i LinkedInie jakie są Wasze dobre praktyki z obszaru onboardingu! Podsyłajcie zdjęcia, linki i filmy wideo! Bardzo chciałabym zrobić zestawienie najlepszych praktyk prosto z Polski!

Miłego dnia!
Maja