Zacznij budować relację z pracownikiem, zanim dołączy do Twojej firmy!

Pracownicy nie pojawiający się pierwszego dnia pracy w firmie to zmora coraz większej liczby organizacji. Czy pracodawcy mogą walczyć z tym negatywnym trendem? Jak najbardziej! Pomóc może w tym budowa więzi z kandydatami już w czasie procesu rekrutacji i inwestowanie w działania preonboardingowe. Słyszeliście o nich?

Onboarding. Jak przywitać nowego pracownika na 5 sposobów?

Co to jest preonboarding?

Warto pamiętać, że doświadczenia pracownika możemy zacząć budować na długo przed jego pierwszym dniem pracy. Bo przecież wszystkie doświadczenia, jakie kandydat wyniesie z procesu rekrutacji, powinny być obietnicą tego, jakie doświadczenia zdobędzie już jako pracownik. Dobrze zaprojektowany proces preonboardingowy, czyli działania podejmowane przez firmę pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy, a jego pierwszym dniem pracy mogą bezpośrednio przełożyć się na jego zaangażowanie i nastawienie do pracy.

Jak pokazują wyniki badania Aberdeen działania preonboardingowe przekładają się na niższe koszty zatrudnienia pracownika. Źródło: https://www.teksystems.com/

Badania tej samej firmy pokazują, że ponad 69% topowych pracodawców na całym świecie rozpoczyna działania onboardingowe przed pierwszym dniem pracy w organizacji. Jakie zalety niosą za sobą działania preonboardingowe?

  • Budują więź z nowym pracownikiem i sprawiają, że czuje się on częścią zespołu, jeszcze przed oficjalnym startem pracy.
  • Umożliwiają nowemu pracownikowi płynniejsze i bardziej naturalne wejście w organizację. Nie jest on zarzucany wszystkimi nowymi informacjami na raz, ale otrzymuje je w mniejszych, łatwiejszych do przyswojenia dawkach.
  • Dzielą administracyjną cześć procesu na części dzięki czemu jest on łatwiej jest go przebrnąć. Często pierwszy dzień w pracy nowy członek zespołu spędza na wypełnianiu formularzy, formularzyków, świstków papieru i innych bardzo ważnych dokumentów. Dając mu szansę wypełnić je wcześniej firma ułatwia życie i jemu, i sobie.
  • Są potwierdzeniem obietnicy składanej przez pracodawcę w procesie rekrutacji i swoistą kontynuacją tych działań, które po pierwszym dniu pracy przejdą w doświadczenia pracownika.
Doświadczenia kandydata i pracownika są ze sobą ściśle połączone. Źródło: opracowanie własne.

Jakie działania warto prowadzić w ramach preonboardingu?

  • Tworzenie welcome lub culture booków. To fantastyczne dokumenty, które pokazują kulturę organizacyjną i najważniejsze zasady obowiązujące w firmie potencjalnym pracownikom. Warto taki culture book wysłać każdej nowo zatrudnionej osobie, zaraz po przyjęciu przez nią ofertę pracy. Funkcję preonboardingową spełnia m.in. “Podręcznik Dev Knighta” stworzony przez zespół eEngine Software House, o którym niedawno rozmawiałam z Maćkiem Pawłowskim. Z podobnych rozwiązań korzyst m.in. Disqus czy Valve (pisałam o nich tutaj)
  • Upominki, które pracownicy otrzymują przed pierwszym dniem. Przykładowo nowi pracownicy amerykańskiej agencji Firstborn jeszcze przed przyjściem do pracy otrzymują od swojego przyszłego zespołu pocztówkę (!) wraz z mapą okolicy biura, na której zaznaczone są najbliższe restauracje, bary, sklepy i punkty usługowe. Z punktu widzenia nowego pracownika to bardzo ważne i przydatne informacje, które sprawiają, że pierwsze dni w pracy są dla niego po prostu łatwiejsze
Pocztówka dla nowych pracowników to pomysł zespołu Fistborn 🙂 Źródło: https://digiday.com/
  • Udział w wydarzeniach specjalnych – spotkaniach integracyjnych czy spotkaniach branżowych. Zaproszenie nowego członka zespołu to okazała do zapoznania się z przyszłymi współpracownikami w mniej formalnej sytuacji, ale też wyraz zaufania i potwierdzenie przynależności do organizacji.

Wykorzystaj czas preonboardingu

Nie ma nic gorszego niż brak gotowości firmy na przyjęcie nowego pracownika – brak biurka, telefonu, czy nawet… przełożonego potrafią zdemotywować do pracy największy talent. Dlatego czas oczekiwania na pracownika warto dobrze rozplanować. Zachęcam do tego, by aktywności, które należy podjąć zanim nowa osoba dołączy do zespołu rozpisać na nuty i to nie tylko w gronie zespołu HR, ale wspólnie z innymi osobami zaangażowanym w oboarding, choćby zespołem administracji i IT. Wspólnie możecie odpowiedzieć m.in. na pytania o optymalny termin składania wniosków na:

  • nowe konto mailowe
  • nowe biuro
  • nowy laptop i telefon
  • dostępy dla nowej osoby
  • kartę dostępu

Podczas takiego spotkania możecie również określić inne elementy ważne z punktu widzenia onboardingu:

  • elementy zestawów powitalnych
  • plan pierwszego dnia/tygodnia nowej osoby

Jeśli byłeś odpowiedzialny za rekrutację nie zapomnij również spotkać się ze swoim nowym współpracownikiem i dopytać o wrażenia z pierwszych dni w pracy. Pamiętaj, że dla nowej osoby jesteś często jedną z niewielu osób w firmie, które zna. W pierwszych dniach, takie spotkanie ze znajomą twarzą może być bezcenne 🙂

Ciekawa jestem Waszych doświadczeń z preonboardingiem i onboardingiem. Jakie działania sprawdzają się w Waszym zespole?

Dajcie znać w komentarzach!
Miłego dnia

Maja