Dobry onboarding. Z ilu etapów się składa?

Onboarding, czyli proces wdrożenia pracownika do organizacji z założenia postrzegany jest jako krótki.  51% pracodawców deklaruje, że w ich firmach trwa on 7 dni. Dla mnie to zdecydowanie za krótko.

Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego pierwsze dokonania nowych prezydentów czy premierów ocenia się po 100 dniach od objęcia urzędu? Bo wdrożenie w nowe środowisko … zajmuje czas. Niezależnie od tego czy jesteś wysokim urzędnikiem państwowym, czy po prostu pracownikiem.

Mr Bean Waiting GIF by MOODMAN

Dlatego myśląc o procesie onboardingu, czyli wdrożenia pracownika do organizacji nie możemy patrzeć na niego w perspektywie tygodnia czy nawet miesiąca. To proces zajmujący przynajmniej kwartał (choć badania wskazują, że często nawet 6-9 miesięcy) i składający się z kilku etapów.

Preonboarding

Preonboarding to działania wdrożeniowe podejmowane przez pracodawcę w okresie pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy, a pierwszym dniem pracy.

Dobrze zaprojektowany i traktowany strategicznie proces preonboardingowy przekłada się na zaangażowanie i nastawienie nowego pracownika do pracy. Preonboarding niesie za sobą wiele zalet:

  • Pomaga budować więź z nowym pracownikiem, sprawia, że czuje się on częścią zespołu, jeszcze przed oficjalnym startem pracy (szczególnie jeśli nowy pracownik jeszcze przed startem pracy zapraszany jest na firmowe szkolenia, warsztaty czy wyjścia integracyjne).
  • Sprawia, że wejście pracownika do organizacji jest płynniejsze. Pracodawca część informacji, na przykład tych związanych z kulturą organizacyjną, samym stanowiskiem i jego specyfiką Nie jest on zarzucany wszystkimi nowymi informacjami na raz, ale otrzymuje je w mniejszych, łatwiejszych do przyswojenia dawkach.
  • Pozwala zrealizować administracyjny fragment onboardingu jeszcze przed pierwszym dniem pracy
W HelpScout preonboardingowym standardem są aż 4 maile do nowego pracownika przez managera. Znajdą się w nich: powitalna wiadomość wraz zdjęciem zespołu, przypomnienie o firmowych wartościach, linki do firmowego bloga i wskazówki dotyczące pracy zdalnej. Źródło: https://www.helpscout.com/blog/employee-onboarding/

Narzędzia preonboardingowe

Ważne, aby działania preonboardingowe nie były prowadzone ad hoc, czyli wtedy, kiedy osoba z HR czy hiring manager przypomni sobie o dołączającym do zespołu pracowniku.

Aby przynosił korzyści, preonboarding powinien być realizowanym regularnie procesem poprzedzającym oficjalne przywitanie pracownika w organizacji.

Co konkretnie można zaliczyć do działań preonboardingowych? W poszukiwaniu dobrych praktyk warto przyjrzeć się inicjatywom GSK czy T-Mobile. Do najpopularniejszych aktywności należą:

  • mailowe powitanie nowego pracownika przez przełożonego i zespół
  • serię wiadomości wysyłanych do pracownika przez cały okres preonboardingu (mogą one dotyczyć kultury firmy, zespołu, zadań na stanowisku czy kwestii formalnych. Wysyłać je można z poziomu mail czy dedykowanych platform jak
  • welcome pack wysłany do pracownika jeszcze przed pierwszym dniem pracy
  • ad hoc-owe wiadomości / zaproszenia na wydarzenia, które pozwolą pracownikowi czuć się częścią zespołu
  • wszystkie działania sprzyjające budowie relacji z zespołem np. zapraszanie do znajomych na Linkedin czy tworzenie nowym pracownikom przestrzeni do przedstawienia się  wewnętrznych kanałach komunikacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy (takie rozwiązanie funkcjonuje m.in. we Future Processing)
Tak Chris z zespołu Impact przedstawia się na firmowych Slacku jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Źródło: https://www.impactplus.com/blog/pre-onboarding

Powitanie

Kolejny, bardzo ważny etap onboardingu to przyjęcie nowego pracownika do organizacji oraz jego powitanie (przez zespół, bezpośredniego przełożonego lub… jak w przypadku Netguru – Marka Talarczyka, CEO organizacji). Elementem powitania jest też przedstawienie nowozatrudnionego członka zespołu wszystkim współpracownikom – może ono przybrać formę maila, artykułu w Intranecie, na firmowym blogu czy wiadomości wysłanej do wszystkich współpracowników na Slacku.

Tak swoich pracowników wita Macopedia. Dzięki za udostępnienie Basiu!

Wisienką na torcie, która sprawi, że wejście do nowej organizacji będzie jeszcze milsze jest oczywiście prezent powitalny, czyli welcome pack (15 pomysłów na niego opisałam na blogu).

Tak wygląda welcome pack w Infosys (kot nie wchodzi w jego skład:)). Źródło: https://www.instagram.com/p/CPGUfmRruI2/

Wprowadzenie do organizacji

Dopiero po powitaniu pracownika w organizacji, możemy zaczynać go do niej wprowadzać. Etap ten najczęściej nazywany jest z języka angielskiego induction i obejmuje 1-2 dni spotkań prowadzonych przez pracowników z różnych zespołów firmy: HR, IT, PR, marketingu, bezpieczeństwa etc. Jeśli wprowadzenie pracownika do organizacji sprowadza się w Waszej firmie właśnie do takiego cyklu spotkań… przemyślcie skuteczność tego działania.

Szkolenia i warsztaty

Nie zrozumcie mnie źle, to oczywiste, że nowemu pracownikowi muszą zostać przedstawione kluczowe informacje związane zasadami funkcjonowania organizacji. Z moich obserwacji wynika jednak, że:

w czasie trwania induction świeżo zatrudnieni pracownicy zasypywani są wręcz kolejnymi informacji, których zwyczajnie nie są w stanie przetworzyć, a co dopiero zapamiętać.

Dlatego bardzo doceniam firmy, które świadomie proces wprowadzenia do organizacji dzielą na mniejsze części i rozciągają w czasie. Tak właśnie swój onboarding skonstruowało Netguru. Na trwający 2 miesiące program „Netguru Way” składa się cała seria warsztatów prowadzonych przez wewnętrznych trenerów, którzy przybliżają nowym pracownikom kluczowe obszaru kultury organizacji. Dzięki takiemu harmonogramowi wdrożenia nowi członkowie zespołu mogą podczas warsztatów odnosić się do swoich pierwszych doświadczeń w firmie, a nie traktować je czysto teoretycznie.

A preview of the onboarding process at Monterail
Tak wygląda plan wdrożenia do stanowiska i organizacji rozpisany w kalendarzu nowego pracownika Monterail. Robi wrażenie, co? Więcej przeczytacie o nim tu: https://www.monterail.com/blog/onboarding-process-first-week-monterail.

Buddy

Bardzo przydatną przy wdrażaniu nowych pracowników do organizacji funkcją jest buddy (więcej poczytacie o nim u Olgi, na How2hr.pl).

Buddy to po prostu przewodnik nowego członka zespołu po organizacji, jej kulturze, zwyczajach i zasadach pracy.

Buddy nie powinien być osobą z przypadku. Dobrze, jeśli tę funkcję pełni pracownik lubiący dzielić się wiedzą oraz doskonale odnajdujący się w meandrach organizacji. Ważne, aby zarówno nowy pracownik, jak i buddy nie czuł się pozostawiony sam sobie – dlatego warto poświęcić czas na komunikację bezpośrednio z opiekunem nowego pracownika, by przypomnieć mu o tym wdrożeniu, określić wzajemne oczekiwania i kamienie milowe procesu.

To komunikacja, która wspiera buddych w Assecco. Źródło: https://hypercare.io/pl/casebook

Wdrożenie stanowiskowe

Z mojej perspektywy (i perspektywy nowych pracowników) kluczowym elementem procesu rekrutacji jest jednak dopiero wprowadzenie do roli. Bo jeśli tego elementu zabraknie, wszystkie wcześniejsze działania są na nic. Niestety moje doświadczenia pokazują, że

wdrożenie stanowiskowe to etap najbardziej ze wszystkich części onboardingu niezaopiekowany. Bo przecież „to rola hiring managera” i „hiring manager na pewno wie jak to zrobić”.

Wdrożenie stanowiskowe to nie freestyle, a ubrany w konkretne ramy proces, który manager wraz z zespołem po prostu wypełnia treścią. Dlatego ważnym elementem tego etapu onboardingu jest zapewnienie hiring managerom:

  • wskazówek,
  • szablonów,
  • check list, które pomogą im uszyć najlepszy możliwy proces wdrożenia nowego pracownika.

Nie do przecenienia jest też ich… egzekucja

Wdrożenie do roli potrzebuje przestrzeni na wzajemy feedbacku (na linii nowy pracownik – przełożony – zespół), ale też regularne ocenianie pełnej gotowości pracownika do pracy.

Tak wygląda wzór checklisty dla hiring managera, którą z łatwością stworzyć można w Asanie. Źródło: https://asana.com/pl/templates/for/other/new-hire-checklist

Mentor / Role buddy

Aby zapewnić płynność wdrożenia stanowiskowego, coraz więcej pracodawców decyduje się na powoływanie dodatkowej funkcji: mentora lub role buddy’ego. Funkcja ta istnieje m.in. w zespole Buffera. To osoba, która towarzyszy nowemu pracownikowi w procesie poznania specyfiki stanowiska czy wykorzystywanych narzędzi. Nowozatrudniony może zwrócić się do niego z każdym zadaniem czy pytaniem związanym z rolą.

Przewodnik dla Role Buddiego stworzony przez zespół Buffer: https://buffer.com/resources/onboarding/

Z ilu etapów składa się onboarding w Twojej firmie?

Zdaję sobie sprawę, że nawet w części nie udało mi się wyczerpać tematu onboardingu. Ale to celowa zagrywka 🙂 Ciekawa jestem bowiem, jak wygląda ten proces w Twojej firmie? Czy składa się z opisanych przeze mnie czterech etapów? A może patrzysz na niego zupełnie inaczej? Czekam na Twoje komentarze! A przy okazji zachęcam do podania tekstu dalej. Być może zainspiruje również inne osoby do refleksji nad trudnym procesem wdrożenia pracowników do organizacji.

Thank U Reaction GIF by chuber channel

Miłego dnia!

Maja