Reboarding – jak powitać pracownika, który wraca?

Reboarding to stosunkowo nowy termin w HR-owym słowniku.  A szkoda! Wdrożenie osób, które wracają do firmy po przerwie, różni się przecież od wdrożenia nowych pracowników. Jak się za nie zabrać?

Nasza rzeczywistość zmienia się dzisiaj bardzo szybko. Powrót do pracy po kilkunastodniowym urlopie, to niekiedy konieczność odnalezienia się w zupełnie nowej rzeczywistości. Co zatem ma powiedzieć pracownik, który wraca do firmy po dłuższej przerwie – półrocznym zwolnieniu lekarskim, rocznym urlopie macierzyńskim, czy kilkuletnim zatrudnieniu w innej firmie? Wraca do tej samej firmy i teoretycznie nie potrzebuje wdrożenia, przez które przechodzą nowi pracownicy. Co nie oznacza, że nie potrzebuje wdrożenia w ogóle. Potrzebny mu reboarding.

Reboarding – co to jest?

Reboarding (skrót od terminu re-onboarding) to w dosłownym tłumaczeniu ponowne wdrożenie pracownika. To proces ponownego wprowadzenia do firmy pracownika, który wraca do niej po dłuższej przerwie spowodowanej najczęściej:

Pamiętaj jednak, że reboarding dotyczy de facto dużo większej grupy osób (na co w swoim tekście zwraca uwagę Ula Zając-Pałdyna): choćby pracowników, których obowiązki wewnątrz organizacji się zmieniają ze względu na awans wewnętrzny czy relokację.

Onboarding nowego pracownika. O czym nie możesz zapomnieć?

Czym reboarding różni się od onboardingu?

Zarówno reboarding, jak i onboarding, mają przyspieszyć osiągnięcie przez pracownika pełnej zdolności do wykonywania swoich obowiązków. Mądrze przeprowadzone zwiększają emocjonalny związek z firmą, zaangażowanie w wykonywaną pracę czy produktywność pracownika. Różnica leży w zakresie procesu, poziomie jego szczegółowości i akcentach, na które kładzie się nacisk.

Przy ponownym wdrożeniu do organizacji kluczowe jest dopasowanie sytuacji nowego-starego pracownika i koncentracji na rzeczach, które w czasie nieobecności pracownika się zmieniły.

„Mum’s back to the Future” to przykład programu reboardingowego stworzonego z myślą o mamach, wracających do Future Procesing po urlopie macierzyńskim. Źródło: Facebook Future Processing

Jak planować proces reboardingu?

Przygotowanie procesu ponownego wdrożenia pracownika, które wywoła efekt „WOW”, należy podzielić na kilka etapów (bardzo podobnych do tych, przez które przechodzimy, projektując proces onboardingu).

Zweryfikuj potrzeby pracowników

Świadomość potrzeb Twojej grupy docelowej to punkt wyjścia do każdego projektu HR-owego. Nie inaczej jest w przypadku reboardingu. Korzystając z danych ilościowych (np. historii zatrudnień byłych pracowników), jak i jakościowych (np. one-to-one’ów przeprowadzonych z pracownikami, którzy wrócili do pracy po dłuższej przerwie) zastanów się nad:

  • emocjami, które towarzyszą wracającym pracownikom,
  • momentami AHA, które odkrywają po powrocie,
  • wyzwaniami, z którymi się mierzą,
  • potrzebami, które trzeba zaspokoić.

Pamiętaj, że proces reboardingu, jeszcze bardziej niż tradycyjny onboarding wymaga personalizacji. Inne będą potrzeby i pytania, które kiełkują w głowie mamy wracającej do pracy po rocznym urlopie macierzyńskim, a inne pracownika, który wraca do firmy po kilku latach pracy w innym miejscu.

Określ zakres reboardingu

Dr Talya Bauer przekonuje, że na wdrożenie pracownika do organizacji patrzeć należy przez pryzmat 4 perspektyw, nazywanych przez autorkę „Zasadą 4C”. Ten sam model, swoje zastosowanie znajdzie w reboardingu. Jego zakres powinien obejmować więc:

  • CULTURE – przypomnienie pracownikowi o kulturowych fundamentach organizacji (jej DNA, wartościach i kluczowych zasadach);
  • CONNECTIONS – odbudowa lub budowa od postaw relacji z kluczowymi osobami w organizacji – menedżerem pracownika, jego zespołem, głównymi interesariuszami wewnętrznymi czy buddy’m;
  • CLARIFICATION – zrozumienie nowej-starej roli pracownika w organizacji, przypomnienie codziennych obowiązków, celów etc.;
  • COMPLIANCE – przeprowadzenie pracownika przez wszystkie kwestie formalno-prawne.

Stwórz mapę podróży wracającego pracownika

Bardzo przydatnym narzędziem jest zmapowanie całego procesu w formie ścieżki użytkownika i określenie czynności, jakie w tym momencie musi podjąć pracownik. To również moment na wypracowanie zmian i usprawnień w procesie. Pamiętaj, że projektując reboarding w Twojej firmie możesz korzystać z rozwiązań znanych z procesów onboardingu takich jak:

Baza wiedzy stworzona w Trello. Źródło: https://trello.com/b/qr3AcASr/new-hire-onboarding
  • Buddy – czyli pracownik towarzyszący wdrażanej osobie i służący jej odpowiedzią na każde, nawet to najbardziej nietypowe pytanie (fajnie o tej roli pisała Olga Żółkiewicz).
  • Grywalizacja procesu – wdrożenie (również ponowne) pracownika, jak mało który proces nadaje się do zgrywalizowania. Format gry ułatwia zaszycie w platformie zadań dla pracownika, ale też jego… managera. Takie zgrywalizowane wdrożenie nowych pracowników wprowadził u siebie m.in. Inpost czy T-Mobile (opowiadał o nim na spotkaniu PSZK Adrian Witkowski z Gamfi). Podobny mechanizm zastosować można przy reboardingu.

Mierz doświadczenia

Tak jak praktycznie w każdym innym procesie, tak i w kontekście reboardingu zachęcam do mierzenia doświadczeń powracających pracowników. Badanie „domknie” cały proces, ale też pomoże ocenić jego skuteczność.

Reboarding, a COVID-19

Do konieczności przyjrzenia się procesowi reboardingu pracowników przyczyni się również pandemia COVID-19. Jak szacuje GUS, co czwarty polski pracodawca zdecydował się w czasie pandemii na pracę zdalną. Istnieje spora grupa firm, które od ponad roku pracują wyłącznie w trybie zdalnym (rok pracy zdalnej niedawno świętowało ze swoimi pracownikami OLX). Powrót do biura (który w jakimś zakresie na pewno w końcu nastąpi) wiązać się będzie de facto z koniecznością ponownego wdrożenia pracowników do biurowej rzeczywistości, czyli… reboardingiem. Czy Twój zespół już o tym powrocie myśli?

Czas na Ciebie!

Jestem ciekawa, czy w Twojej firmie działa proces reboardingu? Jeśli tak, zachęcam Cię do podzielenia się dobrymi praktykami z powitań powracających pracowników. Jeśli nie, to… może przekonałam Cię do pochylenia się nad nim?

Jeśli uważasz ten post za wartościowymi to… podziel się nim z innymi 🙂 Za każde podanie dalej i udostępnienie jestem z całego serca wdzięczna!

Miłego dnia!