Coraz więcej firm zmaga się z niepokojącym zjawiskiem – nowi pracownicy nie pojawiają się pierwszego dnia pracy. Zaskoczenie? Frustracja? Zmarnowane zasoby? Zamiast gasić pożary, warto postawić na działania wyprzedzające – takie jak preboarding.
Co to jest preonboarding?
Preboarding (czasem nazywany też pre-onboardingiem) to zestaw działań podejmowanych przez pracodawcę po zaakceptowaniu oferty przez kandydata, a przed jego pierwszym dniem pracy. Jego celem jest utrzymanie zaangażowania, zbudowanie relacji i przygotowanie gruntu pod efektywny onboarding.
Dobrze zaprojektowany preboarding:
-
zmniejsza ryzyko „no show” – czyli nie pojawiania się kandydata pierwszego dnia pracy (według danych Indeed przyznaje się do tego 22% kandydatów)
-
skraca czas adaptacji nowego pracownika,
-
potwierdza spójność doświadczeń rekrutacyjnych i pracowniczych,
-
zwiększa zaangażowanie już od pierwszego kontaktu z firmą.
Warto pamiętać, że doświadczenia kandydata i doświadczenia pracownika to dwa rozdziały tej samej historii – preboarding jest pomostem między nimi.
Dlaczego warto inwestować w preboarding?
Badania firmy Aberdeen pokazują, że ponad 69% topowych pracodawców zaczyna działania onboardingowe jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Co więcej, firmy, które wdrażają skuteczne programy preboardingowe, ponoszą niższe koszty zatrudnienia i rzadziej zmagają się z rotacją tuż po zatrudnieniu.
Korzyści preboardingu jest tak naprawdę dużo więcej:
- Buduje więź z nowym pracownikiem – ten czuje się częścią zespołu jeszcze przed oficjalnym startem.
- Umożliwia płynniejsze wejście do organizacji – informacje podawane są w przystępnych dawkach.
- Rozbija administracyjną część onboardingu – formularze, dostęp itp. można załatwić wcześniej.
- Realizuje obietnicę marki pracodawcy – spójność komunikacji zwiększa zaufanie.
Co składa się na preboarding?
Checklisty
Dlaczego warto w nie inwestować? Bo to prawdziwy fundament dla dobrego wdrożenia. Co więcej w czasie preboardingu wiele działań dzieje się w tle i łatwo o nich zapomnieć. Co warto dodać to takiej checklisty? Choćby:
-
-
zamówienie sprzętu (laptop, telefon),
-
utworzenie konta mailowego,
-
dostęp do systemów,
-
przygotowanie biurka lub środowiska pracy zdalnej.
-
Wiadomości przypominające dla przełożonych
Checklista może być w przypadku wielu preboardingów niewystarczająca. Dlatego warto dodać do niej (zautomatyzowane) wiadomości do nowego pracownika czy menedżera, przypominające o konkretnych aktywnościach. Wysyła je m.in. T-Mobile Polska.
Materiały, które można wysłać pracownikowi przed pierwszym dniem pracy
Pracownik przed pierwszym dniem pracy ma w sobie dużo ciekawości, ale też pytań związanych z tym:
-
- jak pracuje się w nowym miejscu pracy?
- jak będzie wyglądać jego wdrożenie?
- kto będzie w nim uczestniczyć?
- jak powinien się do niego przygotować?
Warto zaadresować je wcześniej – nawet na kilka tygodni przed pierwszym dniem pracy. W jaki sposób? Form jest naprawdę dużo – mogą to być mailingi …
….czy stworzona na tę okazję preboardingowa strona www.
Jako materiał preboardingowy świetnie sprawdzi się też culture book, który można wysłać pracownikowi przed pierwszym dniem pracy i w ten sposób przybliżyć mu samą organizację. Funkcję preonboardingową spełnia m.in. „Podręcznik Dev Knighta” stworzony przez zespół eEngine Software House. Z podobnych rozwiązań korzyst m.in. Disqus czy Valve (pisałam o nich tutaj).
Kontakt telefoniczny
Nie zapomnijmy też o podstawowym, zresztą bardzo skutecznym działaniu jakim jest telefon od przełożonego do nowego pracownika. Ta kilkuminutowa rozmowa bez wątpienia pokaże mu, że zespół na niego czeka.
Jak mierzyć skuteczność preboardingu?
Jeśli coś ma działać, musi być mierzalne. Oto przykładowe mierniki preboardingu, które możesz wdrożyć:
- Wskaźnik „no show” – ilu kandydatów nie pojawiło się pierwszego dnia?
- Poziom zaangażowania nowego pracownika – np. ocena w ankiecie po pierwszym tygodniu.
- Liczba interakcji przed pierwszym dniem – ile razy kandydat miał kontakt z firmą po podpisaniu umowy?
A jak to wygląda u Was?
Ciekawa jestem, jak w Waszych organizacjach wygląda preboarding. Jakie działania się sprawdziły? A może testujecie coś zupełnie nowego? Podzielcie się swoimi doświadczeniami!
Dajcie znać w komentarzach!
Miłego dnia
Maja
