Co zrobić, gdy na jedno stanowisko spływają setki, a nawet tysiące aplikacji? Jak zadbać o candidate experience, przekazać kandydatom informację zwrotną i jednocześnie nie utopić zespołu rekrutacji w ręcznym odpisywaniu na wiadomości? Pokazuję, jak połączyć feedback dla kandydatów, automatyzację i możliwości ATS-a tak, by duża liczba aplikacji nie oznaczała złego doświadczenia rekrutacyjnego.
W swojej pracy z klientami dużo rozmawiam o tym, jak dbać o doświadczenia kandydatów, gdy jest ich stosunkowo mało na rynku. Ostatni post Tomasz Domino przypomniał mi jednak, że czasem firma znajduje się we wprost przeciwnej sytuacji – mierzy się z prawdziwą klęską urodzaju i dosłownie tysiącami aplikacji. BliskoMed na prowadzoną przez siebie rekrutację w ciągu 10 dni dostała ponad 3300 zgłoszeń, z czego 3290.
Napisałam, więc pod postem komentarz:
„Pozostaje mi tylko mieć nadzieję, że przy takiej skali daliście radę z dowiezieniem doświadczeń kandydatów dla wszystkich ponad 3000 odrzuconych”.
Bo ponad 3000 aplikacji przestaje być wyłącznie problemem selekcji. Staje się problemem candidate experience.
-
Czy rekruter powinien przeczytać 3000 CV?
-
Czy każdej z tych osób należy się feedback?
-
Czy automatyczna wiadomość jest wystarczająca?
-
Czy możemy napisać kandydatowi, że „wybraliśmy osoby lepiej dopasowane”, jeśli jego CV być może nigdy nie zostało przeczytane?
I wreszcie: czy przy takiej skali naprawdę powinniśmy projektować proces w taki sposób, żeby 3000 osób wysyłało nam CV?
Każdy kandydat zasługuje na domknięcie procesu
Zacznijmy od podstaw. Jeśli człowiek wysłał do nas aplikację, powinien dowiedzieć się, co się z nią stało.
W teorii, pracodawcy zdają sobie z tego sprawę. Na blogu dzieliłam się już wynikami badania Pracuj.pl, z których wynika 96% pracodawców wie, że kandydat woli dostać odpowiedź o odrzuceniu CV niż pozostać bez żadnej informacji zwrotnej. Sama świadomość to jednak za mało. Nie stoją za nią konkretne czyny.
Mniej niż 1/3 badanych organizacji przekazuje informację zwrotną (w choćby informację statusie aplikacji) wszystkim kandydatom po zakończeniu rekrutacji.
Dlaczego tak się dzieje? Przecież w domknięcie procesu nie oznacza, że rekruter powinien osobiście napisać 3000 maili. Nie oznacza również, że każda osoba aplikująca zasługuje na pół strony indywidualnego feedbacku.
Nikt jednak nie powinien wisieć w rekrutacyjnym zawieszeniu.
Feedback – klucz do najlepszych doświadczeń kandydatów w rekrutacji
I tutaj warto rozdzielić dwie rzeczy, które wciąż bardzo często wrzucamy do jednego worka.
-
Pierwsza to informacja o statusie: „Nie przechodzisz do kolejnego etapu”.
-
Druga to feedback:„Nie przechodzisz dalej z konkretnego powodu”.
To nie jest to samo. Po wysłaniu CV absolutnym minimum jest dla mnie pierwsza z tych rzeczy. Kandydat powinien wiedzieć, że proces z jego udziałem się zakończył. I tak: ta wiadomość może być automatyczna. Oczekiwania kandydat idą jednak dalej:
57% white collarsów i 60% pracowników fizycznych chce znać powody odrzucenia zawsze! Nawet jeśli nie brali udziału w spotkaniu rekrutacyjny
Pamiętaj! Każdy kandydat woli uczciwą automatyczną wiadomość wysłaną po trzech dniach niż „spersonalizowane” milczenie przez trzy miesiące.
Im więcej kandydat zainwestował, tym więcej firma powinna oddać
Bez wątpienia nie jestem zwolenniczką zasady: „Każdy kandydat powinien dostać taki sam feedback”. Bo kandydat, który w 30 sekund przesłał CV, jest w zupełnie innym miejscu niż osoba, która odbyła trzy spotkania, przygotowała case, poznała przyszłego szefa i poświęciła procesowi kilka godzin.
Dlatego stosuję prostą zasadę:
im więcej czasu, pracy i zaangażowania kandydat wniósł do procesu, tym więcej organizacja powinna włożyć w jego domknięcie.
W praktyce może wyglądać to tak:
-
Aplikacja / CV → jasna informacja o decyzji
-
Screening / rozmowa telefoniczna → decyzja + krótka informacja o przyczynie
-
Rozmowa rekrutacyjna → konkretny feedback odnoszący się do rozmowy, jak poniższy od Merixstudio.
-
Zadanie rekrutacyjne → feedback dotyczący wykonanego zadania, który może wyglądać tak, jak ten przykład od Netguru.
-
Finał procesu → osobisty kontakt + pogłębiony feedback
Nie każdy kandydat potrzebuje więc indywidualnego feedbacku. Ale każdy powinien dostać informację adekwatną do tego, ile zainwestował w proces.
Automatyzacja candidate experience nie jest problemem
Kiedy mówimy o 3000 aplikacji, bardzo szybko pojawia się argument: „Przecież nie da się odpowiedzieć wszystkim”. Da się. I dokładnie do tego mamy technologię.
Już kilka lat temu, pisząc o odrzucaniu kandydatów po analizie CV, zwracałam uwagę na bardzo prostą funkcję ATS-ów: możliwość masowego wysyłania wiadomości kandydatom znajdującym się na konkretnym etapie procesu.
Możemy mieć osobne szablony dla różnych powodów odrzucenia. Możemy komunikować brak wymaganych uprawnień, niewystarczające doświadczenie czy niedopasowanie oczekiwań finansowych. W przywoływanym przeze mnie wcześniej materiale pokazywałam m.in. następujące przykłady od
Dobrze zaprojektowana automatyzacja jest przyjacielem candidate experience, a nie jego wrogiem. Ale jest jeden haczyk.
Autoresponder to NIE jest informacja o statusie aplikacji
Wysyłam CV -> Po 30 sekundach dostaję wiadomość:
I koniec.
To nie jest domknięcie procesu. To jest potwierdzenie otrzymania wiadomości.
Kandydat nadal nie wie, czy ktoś otworzył jego CV, czy jest jeszcze w procesie, czy rekrutacja trwa, czy została zakończona, czy został odrzucony. Kandydat potrzebuje w gruncie rzeczy trzech prostych informacji:
-
co dzieje się z moją aplikacją?
-
kiedy mogę spodziewać się kolejnej informacji?
-
jaka jest decyzja?
Nie potrzebuje ręcznie napisanego maila od rekrutera, żeby poczuć się potraktowany fair. Potrzebuje nie być trzymany w niepewności.
„Wybraliśmy lepszego kandydata”. Tylko skąd właściwie to wiemy?
Jest jeszcze jedna rzecz, która wraca do mnie często w rozmowach z klientami. To klasyczny rejection mail:
„Dziękujemy za udział w rekrutacji. Zdecydowaliśmy się kontynuować proces z kandydatami, których doświadczenie lepiej odpowiada naszym wymaganiom”.
Brzmi profesjonalnie. Tylko co, jeśli wpłynęło 3290 CV?
Rekruter przeczytał pierwsze 500. Znalazł wśród nich wystarczającą liczbę osób spełniających kryteria. Proces ruszył dalej. Pozostałych 2790 CV nikt nawet nie otworzył. Czy naprawdę możemy tym osobom powiedzieć, że wybraliśmy kogoś „lepiej dopasowanego”?
Nie możemy. Bo tego nie wiemy.
I dlatego przy dużej skali aplikacji mamy jeszcze jedno zadanie: sprawdź czy na pewno wykorzystujesz w pełni możliwości swojego ATS-a.
-
Czy potrafisz rozróżnić kandydatów, których aplikacje zostały ocenione, od tych, których nie zdążyłeś przeanalizować?
-
Czy masz różne statusy odrzucenia?
-
Czy rekruter jednym kliknięciem może przypisać powód decyzji?
-
Czy do różnych powodów odrzucenia możesz przypisać różne szablony?
-
Czy hiring manager może wykonać część tych działań bez wysyłania maila do rekrutera z informacją: „tych pięciu nie”?
-
Czy wiadomość wychodzi automatycznie po zmianie statusu, czy kandydat czeka do końca procesu?
To nie są drobiazgi techniczne. To właśnie konfiguracja ATS-a w dużej mierze decyduje, czy candidate experience da się dowieźć w skali.
Jeśli aplikacja została przeanalizowana i wiemy, dlaczego kandydat odpada, możemy to powiedzieć.
-
„Na tym etapie wymagamy znajomości języka niemieckiego na poziomie B2”.
-
„W tej roli niezbędne są uprawnienia X”.
-
„Budżet przewidziany na stanowisko jest niższy od wskazanych przez Ciebie oczekiwań”.
Ale jeśli CV nie zostało przeczytane? Powiedzmy prawdę.
Nie jest to może najpiękniejszy rejection mail świata. Ale przynajmniej nie opowiada kandydatowi historii o procesie, który się nie wydarzył.
A może największym problemem wcale nie jest feedback?
Cały czas próbujemy rozwiązać problem: jak zapewnić dobre candidate experience 3000 osob?
A może warto zadać inne pytanie: Dlaczego w ogóle potrzebujemy 3000 CV, żeby zatrudnić jedną osobę?
Oczywiście nie zawsze mamy wpływ na liczbę aplikacji. Ale jeśli wiemy, że publikujemy podstawową rolę na dużym jobboardzie i spodziewamy się ogromnego zainteresowania, to może candidate experience powinniśmy zacząć projektować przed formularzem aplikacyjnym. Nie każdy musi wysłać CV!
-
Może pierwszym etapem powinno być kilka dobrze zaprojektowanych pytań kwalifikacyjnych, które już są bazą do automatycznego odrzucania i feedbackowania kandydatów na bieżąco?
-
Może kandydat może wykonać krótki test pokazujący, czy posiada kompetencje rzeczywiście potrzebne na stanowisku – takich rozwiązać dziś naprawdę jest sporo, ofertują je choćby Staffly czy Heroify
-
Może w części rekrutacji sprawdzi się grywalizacja – w głowie do dziś mam tę od 313C | Psychometric Games zrobioną dla sieci salonów dealerskich BMW.
W każdym z tych rozwiązań kluczowe jest
przesunięcie selekcji z pytania „jak wygląda Twoje CV?” w stronę „co potrafisz?”.
Niezaprzeczalną zaletą korzystania z zewnętrznych narzędzi testowych czy gier jest to, że z założenia każdy ich uczestnik otrzymuje pogłębiony feedback, którego człowiek nigdy nie byłby w stanie stworzyć na podstawie analizy CV.
Candidate experience przy 3000 aplikacji nie może być rękodziełem
Myślę, że przez lata trochę pomyliliśmy personalizację z dobrym doświadczeniem.
Wyobrażaliśmy sobie, że świetne candidate experience oznacza osobisty kontakt, ręcznie napisane wiadomości i indywidualne podejście do każdego. Przy 30 aplikacjach może się udać. Przy 3000 – to zwyczajnie nie możliwe. I nie musi.
Dobre candidate experience w skali nie polega na tym, że każdą czynność wykonuje człowiek. Polega na tym, że proces został zaprojektowany z myślą o człowieku.
-
Technologia może potwierdzić aplikację.
-
Może wysłać wiadomość.
-
Może przypomnieć rekruterowi, że kandydat od pięciu dni czeka na decyzję.
-
Może uruchomić właściwy szablon po wskazaniu powodu odrzucenia.
Może pomóc zrobić bardzo dużo. Ale najpierw ktoś musi zdecydować:
co kandydat powinien wiedzieć, w którym momencie i dlaczego.
I tego za nas ATS nie zaprojektuje.
Jasne. Zostawiłabym Q&A konkretne, odpowiadające wprost na pytania, bez powtarzania całego artykułu. Twoją obecną sekcję rozszerzyłabym szczególnie o pytania dotyczące feedbacku po rozmowie. screencapture-linkedin-article-…
Q&A: feedback i candidate experience przy dużej liczbie aplikacji
Czy każdy kandydat powinien dostać odpowiedź?
Tak. Każda aplikacja powinna zostać domknięta informacją o jej statusie. Nie oznacza to jednak, że każdemu kandydatowi należy się indywidualny, pogłębiony feedback. Kandydat, który wysłał CV i nie przeszedł preselekcji, może dostać automatyczną wiadomość. Kandydat, który poświęcił kilka godzin na rozmowy i zadanie rekrutacyjne, powinien dostać znacznie więcej.
Czy każdemu odrzuconemu kandydatowi należy się feedback?
Nie taki sam. Przyjmuję prostą zasadę: im więcej kandydat zainwestował w proces, tym więcej firma powinna mu oddać. Jeśli kandydat wysyła samo CV może wystarczyć informacja o decyzji. Po rozmowie warto wskazać jej przyczynę. Tak samo w przypadku zadania rekrutacyjnego – tu kandydat powinien dostać informację odnoszącą się również do wykonanej pracy. Po finale procesu rekomenduję indywidualny kontakt i pogłębione domknięcie procesu.
Jak udzielić feedbacku kandydatowi po rozmowie rekrutacyjnej?
Feedback powinien odnosić się do kryteriów ważnych na danym stanowisku, a nie być ogólną oceną człowieka. Zamiast pisać: „wybraliśmy osobę, która lepiej pasuje do zespołu”, lepiej powiedzieć, czego konkretnie zabrakło: doświadczenia w określonym obszarze, znajomości narzędzia, samodzielności w prowadzeniu projektów czy kompetencji, które były sprawdzane podczas rozmowy.
Co napisać kandydatowi, którego nie wybraliśmy?
Najlepiej powiedzieć prawdę – oczywiście w sposób, który kandydat może wykorzystać. Na przykład: „Na tym stanowisku kluczowe było dla nas doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu projektów X. Zdecydowaliśmy się na osobę, która ma większe doświadczenie właśnie w tym obszarze”. To znacznie więcej niż „wybraliśmy kandydata lepiej dopasowanego do stanowiska”.
Czy automatyczna wiadomość pogarsza candidate experience?
Nie. Automatyczna, konkretna i wysłana na czas wiadomość może zapewnić znacznie lepsze doświadczenie niż osobista odpowiedź, na którą kandydat czeka trzy tygodnie. Problemem nie jest automatyzacja. Problemem jest źle zaprojektowana komunikacja.
Czy autoresponder „otrzymaliśmy Twoją aplikację” wystarczy?
Nie. To tylko potwierdzenie otrzymania wiadomości, a nie informacja o statusie aplikacji. Kandydat nadal nie wie, czy ktoś otworzył jego CV, czy rekrutacja trwa, kiedy może spodziewać się kolejnej informacji ani czy proces został już zakończony.
Jak zautomatyzować feedback przy dużej liczbie aplikacji?
Nie trzeba tworzyć 3000 indywidualnych wiadomości. Warto zdefiniować najczęstsze powody odrzucenia kandydatów i przypisać do nich odpowiednie szablony komunikacji w ATS-ie. Brak wymaganych uprawnień, poziomu języka, konkretnego doświadczenia czy oczekiwania finansowe poza budżetem mogą prowadzić do różnych, automatycznie wysyłanych wiadomości. Automatyzacja nie musi oznaczać, że wszyscy dostają ten sam komunikat.
Co napisać, jeśli nie wiemy, dlaczego kandydat został odrzucony?
Nie udawajmy, że wiemy. Jeśli przy 3000 aplikacji firma przeanalizowała tylko część zgłoszeń, uczciwiej powiedzieć: „Otrzymaliśmy ponad 3000 aplikacji. Proces został zamknięty, zanim udało nam się przeanalizować wszystkie zgłoszenia”. To nie jest idealne candidate experience, ale jest uczciwsze niż sugerowanie kandydatowi, że jego kompetencje zostały ocenione, jeśli jego CV nawet nie zostało przeczytane.
Jak poprawić candidate experience przy tysiącach aplikacji?
Nie zaczynałabym od pisania lepszych maili. Najpierw sprawdziłabym sam proces: kryteria preselekcji, pytania kwalifikacyjne, możliwości ATS-a, automatyzację komunikacji oraz to, czy CV rzeczywiście musi być pierwszym narzędziem selekcji. Czasem najlepszym sposobem na obsłużenie 3000 aplikacji jest zaprojektowanie procesu tak, żeby 3000 osób nie musiało aplikować.
