Jak odrzucić kandydata po analizie CV?

Przekazywanie kandydatom informacji zwrotnej zaraz po analizie CV to jeden z najbardziej kontrowersyjnych obszarów candidate experience. Kandydaci go oczekują, pracodawcy traktują po macoszemu. Jak powiedzieć kandydatowi NIE, jednocześnie dbając o jego doświadczenia z procesu rekrutacyjnego?

Jak pokazują badania eRecruiter aż 3/4 kandydatów chce znać powodu niezakwalifikowania do kolejnego etapu rekrutacji. Takiego feedbacku doświadczyło tylko … 14% z nich. Czy etap rekrutacji, do którego dotarli kandydat ma wpływ na potrzebę otrzymania informacji zwrotnej? Nie. Potwierdzają to również badania eRecruitera (tylko z 2019 roku).

Wynika z nich, że 57% kandydatów chce otrzymać feedback o powodach niezakwalifikowania zawsze, również jeśli odpadli z procesu na etapie analizy ich CV.

[pokaz_newsletter tekst=”Dołącz do grona najlepiej poinformowanych czytelników bloga :)”]

Najczęstsze problemy z informacją zwrotną po analizie CV kandydata

Patrząc z perspektywy kandydatów, ich potrzeba rekrutacyjna jest bardzo prosta. Chcą wiedzieć dlaczego, odpadli z procesu rekrutacyjnego.

Kiedy jednak na ten sam etap procesu rekrutacji patrzmy oczami rekruterów, zaczynają się piętrzyć przed nami problemy.

diane keaton help GIF by Poms

Brak czasu i / lub technicznej możliwości

Brak czasu na odpowiedź każdemu kandydatowi lub brak technicznej możliwości wysłania feedbacku do wszystkich kandydatów odrzuconych na etapie analizy CV to jedne z najczęściej przywoływanych przez pracodawców argumentów. Na taki zarzut mam zawsze jedno rozwiązanie. Brzmi ono ATS.

Tak przewagę ATSu zobrazowała jakiś czas temu Ania Sykut. Źródło: https://www.linkedin.com/in/anna-sykut/recent-activity/shares/

ATS to system do śledzenia aplikacji, który pozwala zbierać dane o aplikacjach kandydatów, analizować je i… odpowiadać na nie masowo. Oznacza to, że ATS pozwala na zaznaczenie kilku, kilkunastu, kilkudziesięciu czy kilkuset wiadomości informujących o odrzuceniu z procesu rekrutacji po analizie za pomocą kilku kliknięć. Jeśli za proces analizy CV od pierwszego etapie odpowiada hiring manager on też, z poziomu systemu może wysłać do kandydatów informację zwrotną. Jest to pierwszy krok do automatyzacji pracy (i doświadczeń kandydatów). I znaczne odciążenie zespołu rekrutacyjnego.

Zarządzanie aplikacjami na bieżąco

Kolejny problem, który widoczny jest w kontekście przekazywania kandydatom informacji zwrotnej po analizie ich CV to… tempo reakcji. Prawda jest taka, że ocena jednej aplikacji kandydata zajmuje rekruterowi nie więcej niż kilka minut. Niestety bardzo często nie idzie ona w parze z wysyłaną zaraz po jej lekturze odpowiedzią. Często feedback to kandydatów odrzuconych po analizie CV wysyłany jest wręcz na sam koniec procesu, czyli po kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu dniach od aplikacji. A to … zdecydowanie za późno. Feedback dotyczący aplikacji powinien być przekazany kandydatowi tak szybko jak to możliwe. Idealnie jeśli uda się to zrobić bezpośrednio po lekturze CV. Im dłużej pracodawca czeka z odpowiedzią, tym bardziej jej treść będzie wydawała się kandydatowi niewiarygodna.

Jakość informacji zwrotnej

Ogromnym problemem informacji zwrotnych przekazywanych kandydatom po analizie CV jest również ich jakość. Z jednej strony, wciąż duża część rekruterów uważa, że autoresponder zawierający informację „skontaktujemy się z wybranymi kandydatami” jest wystarczający. I po prostu dodatkowej informacji zwrotnej nie wysyła. Takie podejście na pewno nie buduje dobrych doświadczeń rekrutacyjnych kandydatów.

Head & shoulders wśród szablonów wiadomości do kandydatów – dziękuje za aplikację i jednocześnie przekazuje feedback. Albo wcale nie.

Z drugiej strony, jeśli w firmie funkcjonuje osobny szablon wiadomości stworzony z zmyślą o kandydatach odrzuconych po analizie aplikacji to wygląda on tak:

Oto przykład jednego z najpopularniejszych szablonów wiadomości wysyłanych do kandydata po analizie CV.

Taka wiadomość jest w mojej opinii bezużyteczna. Owszem, informuje, że kandydat nie został zakwalifikowany do kolejnego etapu procesu. Brakuje jednak w niej odpowiedzi na kluczowe pytanie: dlaczego kandydat odpadł z procesu?

Jak zatem może wyglądać szablon wiadomości informujący kandydatów o odrzuceniu ich oferty już po analizie CV?

Jak powinny wyglądać szablony wiadomości?

Kandydatów odrzucanych zaraz po analizie CV możemy podzielić na 3 grupy:

  • tych posiadających zbyt wysokie oczekiwania finansowe,
  • tych bez kluczowych kwalifikacji / uprawnień (np. znajomości języka obcego czy uprawnień na operatora wózka widłowego),
  • tych bez wymaganego doświadczenia zawodowego.

Dobry szablon wiadomości powinien informować kandydata o każdym z tych powodów. Na polskim rynku są już firmy, które właśnie w ten sposób działają. Należą do nich:

  • Biedronka, która dla każdego z powodów odrzuceń kandydata po analizie CV ma osobny szablon wiadomości. Poniższy przykład dotyczy zbyt wysokich oczekiwań finansowych kandydata.
Za szablon wiadomości dziękuję Marcie Śliwińskiej z Biedronki 🙂
  • Future Processing, zespół znany ze swoich wysokiej jakości informacji zwrotnych, w poniższej informuje kandydata, że nie przeszedł do kolejnego etapu rekrutacji ze względu na zbyt niską znajomość języka obcego.
W tej wiadomości zespół rekrutacyjny Future Processing jasno sygnalizuje kandydatowi, że z procesu odwał ze względu na brak kluczowej kompetencji: znajomości języka niemieckiego na poziomie B2.
  • Brainly, które w swoich wiadomościach do kandydatów wykorzystuje poczucie humoru (zapewniając, że z aplikacją zapoznali się prawdziwi ludzie, a nie boty).
Ten szablon otrzymałam od czytelnika bloga 🙂
  • FARA, która w swoich feedbacku po analizie CV kandydata zachęca do bezpośredniego kontaktu z rekruterką prowadzącą proces. W ten sposób pokazuje, że jest otwarta na udzielenie bardziej pogłębionego feedbacku tym kandydatom, którzy są na niego otwarci.
Autorką tego szablonu jest Agnieszka Kotwicka. Aga, dzięki za udostępnienie 🙂

A jak wyglądają Twoje szablony wiadomości?

Gdybym miała opisać, co składa się na dobrą informację zwrotną odrzucającą kandydata po analizie CV byłyby to:

  • konkret, czyli jasno określony powód odrzucenia aplikacji,
  • tempo odpowiedzi, czyli możliwie najkrótszy czas oczekiwania.

Jestem ciekawa jak wyglądają szablony wiadomości odrzucających kandydatów, z których korzysta Twój zespół. Daj też znać, czy któryś z szablonów przedstawionych przeze mnie w tekście szczególnie z Tobą zarezonował. Będzie mi również bardzo miło jeśli po prostu podasz mój tekst dalej – być może okaże się wsparciem dla kogoś, kto właśnie pracuje nad nowymi szablonami wiadomości? Dla mnie będzie to na pewno powód do radości.

Happy Love Actually GIF

Miłego dnia!

Maja