Praca zdalna HR-owca. 6 narzędzi, po które warto sięgnąć

Przejście zespołu HR w tryb całkowitej pracy zdalnej nie musi być wcale aż tak bolesne, jak przypuszczamy. Dlaczego? Wszystko dzięki nowym technologiom! Oto narzędzia HR, po które w czasie pracy zdalnej (i nie tylko) warto sięgać.

Praca zdalna nie jest naturalnym środowiskiem zespołów HR (choć oczywiście mamy na naszym rodzimym rynku zespoły, które świetnie sobie z tym radzą). Myślę, że ten zdalny czas, który trwa obecnie w wielu firmach, może wyjść poszczególnym członkom zespołów HR i trwającym procesom rekrutacyjnym… na zdrowie.

Potrzebne jest tylko odpowiednie nastawienie oraz dobór właściwych narzędzi. Poniżej przygotowałam dla 6 rekomendacji.

Whiteboard w wersji online

Whiteboard, czyli biała, ścieralna tablica to element wystroju prawie każdego pokoju, open space’u czy salki konferencyjnej. Nie muszę Was chyba przekonywać o jego przydatności. Pytanie, jak radzić sobie bez niego w czasie pracy zdalnej. Z pomocą przychodzą online’owe tablice whiteboard, np. Miro. Oczyma wyobraźni już widzę, jak wspólnie z hiring menedżerem, czy cały zespołem zapisujecie na niej oczekiwania wobec kandydata, którego będziecie rekrutować w najbliższym procesie czy wyzwania, które przed nim postawicie.

Wirtualny whiteboard może też być przydany przy zbieraniu insightów, na temat pracy na danym stanowisku. Zapisane w jednym miejscu mogą stanowić dobry punkt wyjścia dla ciekawego pod względem języka ogłoszenia o pracę.

Online’owa tablica kanbanowa

Kanban to metodyka zarządzania projektami, która pomaga wizualizować poszczególne składowe projektu. Dzięki takiemu podejściu każdy członek zespołu ma wgląd w poszczególne etapy projektu i ich status. W procesach HR tablica kanbanowa ma dziesiątki zastosowań, a jedną z nich jest wizualizacja zaplanowanych, aktualnych, zawieszonych i zamkniętych pozycji. Po szkoleniu Agile for HR (polecam!) utwierdziłam się w przekonaniu, że jest to jedno z najprostszych, a równocześniej niezwykle efektywnych narzędzi. Tablicę kanban możecie stworzyć sobie w domu (wystarczy ściana i post-ity), ale ja zachęcam do wykorzystania online’owego kanbana, czyli Trello.

Przyznajecie, że potrzeby i aktualnie prowadzone rekrutacje w Trello wyglądają od razu czytelniej? Co najlepsze, powyższa tablica jest udostępniona przez zespół Trello wszystkim użytkownikom: https://trello.com/b/uGtv1gr7/recruiting-pipeline

Zdalny onboarding – jak się za niego zabrać?

Zewnętrzny dysk i dokumenty dostępne w chmurze

Pomyślicie sobie pewnie, że to oczywista oczywistość – dysk zewnętrzny zdecydowanie ułatwia pracę w zdalnym zespole np. redakcję ofert pracy czy przygotowanie postów wspierających rekrutację w social media (na profilach firmowych, ale przede wszystkim prywatnych). Pamiętajcie jednak, że na taki dysk może być również sposobem na budowę candidate experience. Możecie zapisać na nim choćby dokumenty, z którymi kandydat powinien zapoznać się przed rozmowę rekrutacyjną (i wysłać do nich link w zaproszeniu na spotkanie).

Dokumenty dostępne w chmurze to również narzędzie do przeprowadzania testów online np. ze znajomości obsługi arkusza kalkulacyjnego czy sprawdzenia, jak kandydat radzi sobie z pisanie, krótkich i dłuższych form tekstowych pod presją czasu.

Osobiście ze wszystkich dysków zewnętrznych najbardziej lubię Google Drive, ale są też przecież Dropbox czy OneDrive. Jeśli chodzi o pliki dostępne w chmurze, myślę że trudno o konkurencję dla Google Docs.

Narzędzie do planowania spotkań

Przy rosnącej liczbie spotkań, często trudno zaplanować nad kalendarze, a znalezienie terminu spotkania dogodnego dla kandydata, rekrutera, a czasem i hiring menedżera bywa nie lada wyzwaniem. W tej sytuacji, z pomocą przyjść mogą webowe narzędzia do zarządzania kalendarzem np. Calendly. Rozwiązania pozwala w łatwy sposób udostępnić swój kalendarz (w całości lub w wybranych okresach czasowych) kandydatowi i jemu pozostawić finalny wybór terminu spotkania.

Co zrobić, gdy kandydaci nie przychodzą na spotkania rekrutacyjne?

System ATS wraz z aplikacją mobilną

Przykładem rozwiązania, które świetnie wspiera prowadzenie zdalnych rekrutacji, w zgodzie z candidate experience jest eRecruiter. Nie wiem, czy wiecie, ale twórcy systemu szybko zareagowali na potrzeby rynku i od niedawna oferują możliwość organizacji spotkań z kandydatami w trybie online. Spotkania online dodają nam elastyczności wobec potrzeb kandydata i niezależne od lokalizacji upraszczają proces dla obu stron – zarówno rekrutera jak i aplikującego. Te w eRecruiter nie wymagają instalowania żadnych programów, wystarczy kliknąć w link do wirtualnego pokoju i gotowe.

Dodatkowo fajnym i przydatnym rozwiązaniem dla rekrutacji online jest oferowana przez eRecruiter aplikacja mobilna. Instalując ją na swoim smartfonie, dostajemy dostęp m.in. do:

  • powiadomień typu push o najnowszych działaniach kandydatów i biznesu, dzięki czemu mamy możliwość szybszej reakcji (a wiemy, jak to ważne dla powodzenia rekrutacji oraz z perspektywy kandydata),
  • szybkiej komunikacji e-mail i telefonicznej z kandydatem (np. połączenia telefoniczne jednym przyciskiem, bez konieczności przepisywania numeru),
  • funkcji wspierających komunikację w zespole HR oraz z hiring managerami w projekcie (komunikacja jest transparentna, dzięki czemu zaangażowani w rekrutację znają bieżący status i ustalenia).

Jeżeli macie ochotę wypróbować system w akcji, możecie przetestować go bezpłatnie. Szczegóły znajdziecie pod tym linkiem.

Ankiety online

Ostatnim etapem każdego procesu rekrutacji powinno być badanie doświadczeń (każdego) kandydata i zbieranie od niego feedbacku. Dlatego moje zestawienie zamykają narzędzia do prowadzenia ankiet online. Możecie korzystać z bezpłatnych Google Forms czy płatnych TypeFormWebankiety lub dedykowanych rozwiązań do online’owych badań NPS np. Delighted.

Gdybym szukała pracownika, każda odrzucona w procesie rekrutacyjnym osoba otrzymałaby ode mnie przynajmniej taką ankietę 🙂

A jak wyglądałabym Wasza narzędziowa szóstka, wspierająca rekrutację w czasach pracy zdalnej? Jestem bardzo ciekawa konkretnych, narzędziowych rekomendacji. Dajcie znać w komentarzach 🙂

Tekst powstał we współpracy z eRecruiter.

Miłego dnia!
Maja