Zdalny onboarding – jak się za niego zabrać?

Onboardingu nie da się przeprowadzić zdalnie. Przecież nieodłączną częścią pierwszych dni w pracy jest… bycie w firmie i poznanie jej od środka. A co, jeśli tak jak dziś, wiele firm musi przystosować się do trybu #zostańwdomu? Jak zatem zaprojektować zdalny onboarding?

Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji to spore wyzwanie w tradycyjnych warunkach, a co dopiero w sytuacji, gdy onboarding musi zostać przeprowadzony w całości zdalnie. Jednak nie jest o zadanie niewykonalne.

Stwórz bazę wiedzy online

W sytuacji zdalnego onboardingu opracowanie firmowej bazy wiedzy i szczegółowe opisanie procesu wdrożenia pracownika wydaje się kluczowe.

Punktem wyjścia dla dobrej bazy wiedzy jest odpowiedź na wszystkie pytania, które w przed rozpoczączeniem pracy i w ciągu pierwszych dni i tygodni w organizacji mogą pojawić się w głowie nowego pracownika.

Nowy pracownik będzie bez wątpienia szukać odpowiedzi na pytania m.in. o:

  • aktywności, które musi podjąć przed rozpoczęciem pracy (wypełnienie formularzy, wniosków, uzyskanie dostępów etc.),
  • plan pierwszego dnia i tygodnia oraz główne zadania i cele na ten okres,
  • zapoznanie z szefem, zespołem i przedstawienie całej organizacji,
  • osoby, z którymi może mieć (zdalną) styczność w firmie,
  • do kogo może skierować pytania bardziej i mniej formalne.

Do porządkowania procesu onboardingu bardzo dobrze nadaje się Trello, czyli interaktywna wersja tablicy kanbanowej. Nie wiem, czy wiecie, ale jest to jedno z podstawowych narzędzi agilowych, więc stosując ją, zrobicie pierwszy krok do… wprowadzenia agile do HR (więcej o zwinnych narzędziach przeczytacie u Olgi Żółkiewicz na How2HR).

Bardzo podoba mi się proces, a przy okazji baza wiedzy, którą w Trello przygotował zespół… Trello. Co więcej, ta kanbanowa tablica jest dostępna publicznie. Myślę, że może stanowić dla Was fajny punkt wyjścia do prac nad uporządkowaniem procesu onboardingowego. Źródło: https://trello.com/b/qr3AcASr/new-hire-onboarding

Dawkuj informacje

Z jednej strony, wprowadzając nowego pracownika do organizacji, ważne jest przekazanie mu kompletu informacji.

Co 4 pracownik czuje się zostawiony sam sobie podczas pierwszych dni pracy. 

Z drugiej strony ilość informacji przekazanych pierwszego dnia, może zwyczajnie… przytłoczyć, szczególnie jeśli prowadzimy w firmie zdalny onboarding. Komunikację do świeżo zatrudnionego członka zespołu warto podzielić tematycznie. Swoimi doświadczeniami w obszarze otwarcie dzieli się Buffer (polecam ten tekst). W ich przypadku komunikacja onboardingowa podzielona jest na 3 części:

  • Pakiet pre-startowy, na który składa się:
    • dedykowana wiadomość powitalna
    • zbiorcze informacje podstawowe
    • informacje o narzędziach, z których korzysta zespół
    • przedstawienie menedżera oraz buddies
    • informacje o tym, czego można spodziewać się pierwszego dnia
Preonboardingowa wiadomość powitalna wysyłana do nowych pracowników w Help Scout. Źródło: https://www.helpscout.com/blog/employee-onboarding/ (tam też znajdziecie szczegółowy opis ich onboardingu)
  • Formularze onboardingowe, w których pracownik proszony jest o podanie swoich podstawowych danych kontaktowych, zapotrzebowania na sprzęt (w firmach pracujących w całości zdalnie komputer wysyłany jest bezpośrednio do domu pracownika), rozmiaru koszulki firmowej etc.
  • Ogólnofirmowe materiały onboardingowe, w których pracownik znajdzie szczegółowe linki oraz szczegółowe, rozpisane na kolejne dni checklisty.
Wzorowy proces zdalnego onboardingu w Buffer. Oto przykładowy mail przedstawiający nowemu pracownikowi jego trzech (!) buddies. Źródło: https://www.linkedin.com/pulse/onboarding-experiences-your-new-hires-love-matt-corker/?trackingId=6uJ%2B6W8wp07Hgo0LKBTtRw%3D%3D

Warto pamiętać, że część niektóre aktywności można podjąć na kilka dni przed pierwszym dniem w firmie. Czy wiecie, że Adeva dołącza swoich nowych pracowników do firmowego Slacka i przekazuje im konkretne informacje nt. firmy, jej kultury, ale też konkretnych projektów jeszcze podczas ich okresu wypowiedzenia.

Ciekawostka – na rynku dostępne są nawet boty, wspierające onboarding nowych pracowników na Slacku. Źródło: https://chiefonboarding.com/slack/

Zacznij budować relację z pracownikiem, zanim dołączy do Twojej firmy!

Przewodniki, guideline’y i checklisty

Kiedy jesteśmy wdrażani i wdrażamy nowego pracownika dzieje się równocześnie dużo rzeczy i łatwo o czymś zapomnieć. Właśnie z tego powodu wymyślono checklisty, przewodniki i guideliny.

Zachęcam, aby przygotować je zarówno dla osoby wdrażanej, jak i osób zaangażowanych w jej zdalny onboarding (np. bezpośredniego przełożonego czy buddiego).

Materiały powinny być zawsze przygotowane z perspektywy odbiorcy – odpowiadać na jego konkretne pytania i rozwiewać wątpliwością dotyczące jego udziału w procesie wdrożenia.

Przykład onboardingowego manuala dla menedżera funkcjonujący w zespole Buffer. Źródło: https://open.buffer.com/onboarding/

W opracowaniu tego typu materiałów przydać się mogą Google Docs, czy wspomniane wcześniej Trello lub Asana (tutaj znajdziecie przykład).

Tak wygląda plik Google Docs ułatwiający tradycyjny proces onboardingu w X-Coding. Jest on edytowalny w czasie rzeczywistym, a dostęp do niego ma każda osoba odpowiedzialna za przygotowanie pracy i wdrożenie nowego pracownika. Podobny dokument na pewno ułatwi też zdalny onboarding.

Zaplanuj check-iny i wideo spotkania z przełożonym i zespołem

Zaopiekowanie i profesjonalne wprowadzenie nowego pracownika to zawsze must-have, ale w przypadku zdalnego onboardingu nabiera ono jeszcze wyższej rangi. Nowi pracownicy mają zawsze mnóstwo pytań i wątpliwości – w tradycyjnej, biurowej rzeczywistości zawsze mogą zadać je komuś, kogo tam spotkają. Pracując zdalnie, są ze swoimi wątpliwościami całkiem sami. Warto, aby nowi pracownicy (i osoby, z którymi muszą się zapoznać) mieli odgórnie ustawione i wstawione do kalendarza statusy i check-iny z przełożonym i / lub całym zespołem – i to nie na pierwszy dzień, ale pierwszy tydzień, a nawet dwa tygodnie.

Warto pamiętać, aby do kalendarza nowych pracowników dodawać nie tylko same nazwy spotkań, ale też ich krótkie opisy czy agendy.

Zbieraj feedback

Za jedno z największych przestępstw zespołów HR uważam to, że nie badają one doświadczeń odbiorców swoich działań, czy to w kontekście oceny procesu rekrutacji, czy procesu wdrożenia nowego pracownika w organizacji. Zdalny onboarding nie jest w tym przypadku żadnym wyjątkiem. Pamiętać jednak musimy, że o potknięcie jest tu wyjątkowo łatwo. I choćby z tego powodu procesu zbierania feedbacku od pracownika to absolutny must have.

Jak zbierać feedback od świeżo zatrudnionych i wdrażanych zdalnie pracowników? Jak zawsze do wyboru mamy dwie drogi:

  • Indywidualne sesje feedbackowe (z przełożonym, buddy’m czy przedstawicielem zespołu HR)
  • Ankiety, czy badania NPS (narzędzia, które mogą tu się przydać to Google Forms, Webankieta, czy Cultureamp; warto też sprawdzić, czy nie możecie skorzystać z rozwiązań funkcjonujących w ramach Waszych systemów ATS – ma je m.in. HRlink, narzędzi wspierających rekrutację np. Hypercare czy platform HR-owych takich jak HCM Deck)

Warto z góry zdecydować, na jakiech etapach onboardingu chcecie zbierać feedback od nowych pracowników oraz jaka forma będzie w danym momencie najskuteczniejsza. Bez wątpienia jednak warto zaplanować więcej niż jedną aktywność zbierającą feedback.

Ciekawa jestem Waszych doświadczeń w obszarze zdalnego oboardingu: czy takie rozwiązanie funkcjonuje w Waszych organizacjach? A może planujecie je wprowadzić? Dajcie znać w komentarzach!

Miłego dnia!
Maja