Offboarding – ostatnie wrażenie, które zostaje na długo

To, jak żegnamy pracowników, mówi o kulturze organizacyjnej więcej niż jakikolwiek onboarding. Offboarding często traktowany jest jako formalność: oddanie sprzętu, podpisanie dokumentów, zamknięcie kont. Tymczasem to etap, który potrafi budować – lub niszczyć – reputację pracodawcy, wpływać na zaangażowanie tych, którzy zostają, i decydować o tym, czy byli pracownicy będą ambasadorami marki, czy jej krytykami.

W moich wcześniejszych tekstach „Co to jest offboarding?” i „Rozstanie z pracownikiem” pisałam, że rozstania są testem kultury organizacyjnej. Na szczęście, dzięki współpracy z Top Employers Institute, które prócz programu certyfikacyjnego dla firm, oferuje też wsparcie benchmarkingowe i analityczne mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że:

 

coraz więcej firm zaczyna traktować offboarding, czyli proces rozstania pracownika z organizacją jako element strategii employee experience.

Ale między świadomością a realnym działaniem wciąż istnieje spora luka.

Offboarding po polsku: między formalnością a relacją

Z danych Top Employers Institute wynika, że:

• 69% firm w Polsce deklaruje, że ma formalny proces offboardingu

• jedynie 26% firm w Polsce korzysta z cyfrowych narzędzi wspierających offboarding – np. automatycznych checklist, portali dla odchodzących pracowników.

• 53% dba o kulturę docenienia – czyli takie pożegnanie, które nie kończy się w momencie podpisania wypowiedzenia.

• 73% przeprowadza exit interview, ale 18% firm analizuje feedback pracowników nt. całego procesu offboardingu.

• Zaledwie 14% utrzymuje kontakt z byłymi pracownikami.

Jak polski onboarding wygląda na tle Europy?

Analizując dane od Top Employers Institute można szybko zobaczyć, że polskie praktyki od certyfikowanych przez instytucję firm nie odbiegają znacząco od średniej europejskiej. W wielu obszarach wypadamy więc lepiej niż przedsiębiorstwa z innych krajów naszego kontynentu. W rodzimych przedsiębiorstwa wciąż dominuje jednak podejście procesowe, a nie relacyjne.

Największa luka dotyczy utrzymania relacji po odejściu: tworzeniu programów dla alumnów, prowadzeniu rozmów follow-up czy wręcz zachęcania pracowników do powrotów. Największy postęp widać w analizie feedbacku z exit interviews – 91% firm wykorzystuje dane do doskonalenia procesów.

 

Obszar praktyki offboardingu	Polska	Europa	Źródło / komentarz
Firmy z formalnym programem offboardingu	69%	77%	Większość firm deklaruje posiadanie formalnych procesów.
Cyfrowe wsparcie offboardingu	26%	22%	Narzędzia cyfrowe (np. platformy offboardingowe) wciąż w fazie wdrożeń; duży potencjał rozwoju.
Kultura docenienia odchodzącego pracownika	53%	48%	Rośnie rola empatycznego pożegnania, szczególnie w firmach z rozwiniętą kulturą people-first.
Exit interview – standaryzacja i szkolenia	73%	67%	Coraz więcej organizacji szkoli menedżerów i standaryzuje proces rozmów końcowych.
Zbieranie feedbacku o procesie offboardingu (ankiety, wywiady)	18%	22%	Praktyka rośnie, ale wciąż niska; w 2024 roku wynosiła odpowiednio 15% i 15%.
Analiza feedbacku z exit interview	91%	84%	Firmy coraz częściej przetwarzają dane jakościowe z rozmów odejściowych, by identyfikować trendy.
Nieformalne rozmowy follow-up z byłymi pracownikami (po kilku miesiącach)	14%	16%	Nadal rzadkość – potencjał w budowaniu długofalowych relacji i reputacji marki.
Kluby / sieci alumnów (utrzymywanie kontaktu z byłymi pracownikami)	17%	16%	Niewielka, ale rosnąca liczba organizacji formalizuje kontakty z byłymi pracownikami.

Tabela: Dane udostępnione przez Top Employers Institute

Psychologia behawioralna w służbie offboardingu

Myśląc o procesie offboardingu warto sięgnąć po psychologię behawioralną. . To właśnie ona pozwala zrozumieć, dlaczego ostatni dzień pracy potrafi przykryć lata dobrych doświadczeń albo – przeciwnie – sprawić, że odchodzący pracownik zostaje ambasadorem marki.

Efekt końca (Peak–End Rule): jak zapamiętujemy doświadczenia

To, co pamiętamy z jakiegoś procesu – np. wakacji, szkolenia, czy współpracy z firmą – nie jest sumą wszystkich chwil. Nasze wspomnienie budują dwa momenty:

1. kulminacja emocji (moment szczytowy – pozytywny lub negatywny),
2. sposób zakończenia (ostatnie wrażenie).

Zasada została po raz pierwszy opisana przez Daniela Kahnemana i Barbarę Fredrickson w klasycznym eksperymencie z 1993 roku. Uczestnicy trzymali rękę w lodowatej wodzie przez dwie próby:

• w jednej próbie – 60 sekund w temperaturze 14°C,

• w drugiej – 90 sekund, ale w ostatnich 30 sekundach temperatura rosła o 1 stopień.

Choć druga próba trwała dłużej i obiektywnie była „bardziej bolesna”, większość uczestników wolała ją powtórzyć. Dlaczego? Bo kończyła się mniej nieprzyjemnie. Ich pamięć o doświadczeniu była więc lepsza, mimo że łączny dyskomfort był większy.

Kahneman nazwał to „błędem pamięci doświadczeniowej” – mózg nie ocenia całego procesu, tylko jego emocjonalny szczyt i koniec.

Jak wykorzystać efekt końca w offboardingu

Offboarding to właśnie ten „koniec doświadczenia”, który w pamięci pracownika może stać się definicją całej współpracy. Dlatego:

• ostatni dzień nie powinien być administracyjnym obowiązkiem, lecz celowo zaprojektowanym doświadczeniem,

• warto zadbać o emocjonalny akcent końcowy – podziękowanie, rozmowę zamykającą, certyfikat, wspólny lunch, list wdzięczności, czy upominek

• warto wdrażać też rytuały pożegnalne, np. „thank you stories” – krótkie, publiczne podsumowania sukcesów odchodzących pracowników, które kończą współpracę w tonie wdzięczności, nie utraty.

Ten sam mechanizm można przenieść do każdego etapu cyklu życia pracownika, ale w offboardingu jego siła jest największa. To właśnie ostatni dzień będzie tym, co zapamięta z całego doświadczenia pracy.

Inne mechanizmy, które warto znać i stosować

Efekt końca to nie jedyny mechanizm, o którym warto w kontekście projektowania offboardingu pamiętać. Do pozostałych należą:

• Reguła wzajemności Cialdiniego – dobre pożegnanie zwiększa skłonność do odwzajemnienia gestu: pozytywna opinia, polecenie firmy, powrót po latach.

• Efekt ramowania (opracowany przez Tversky’ego & Kahnemana) – sposób, w jaki komunikujemy odejście („kończymy wspólny etap” zamiast „żegnamy się”), wpływa na emocje i narrację.

• Efekt autorski (IKEA Effect) – pozwól odchodzącemu współtworzyć proces – np. przygotować notatkę przekazującą wiedzę czy mini-podsumowanie „czego się nauczyłem”.

Jak wygląda proces?

Kluczem do usprawniania offboardingu jest zmapowanie procesu (dokładnie w ten sam sposób jak mapujemy np. proces rekrutacji) i jego transparente opisanie. Ciekawy przykładem jest „Offboarding handbook” Gitlabu, który jest elementem ogólnodostępnego, firmowego handbooka firmowego.

To o czym wciąż mówi się bardzo mało to automatyzacja i digitalizacja procesu rozstania z pracownikiem.

Sprawia ona, że menedżerowie oraz odchodzący pracownicy z większym prawdopodobieństwem wykonają wszystkie niezbędne działania w terminie.

AI w służbie pożegnania

Bardzo ciekawym przykładem pracy na processem offboardingu są działania irlandzkiego Saint Gobain, firmy z certyfikatem Top Employer. Firma miała świadomość jak ważne w budowie doświadczeń odchodzących pracowników są rozmowy feedbackowe. Saint Gobain miał świadomość, że exit interviews są nieocenionym źródłem wiedzy o kulturze i przyczynach rotacji. Jednocześnie zespół odkrył, że wielu menedżerów czuło się w tej roli niepewnie: brakowało im narzędzi i pewności, jak rozmawiać o emocjonalnych tematach w sposób empatyczny, a zarazem konstruktywny.

Zespół HR Saint Gobain postanowił więc wykorzystać sztuczną inteligencję jako „trenera empatii”. W ramach wewnętrznego projektu powstały trzy AI playgrounds – interaktywne środowiska, które łączą element edukacji, symulacji i analizy danych:

• Pierwszy chatbot personalizował pytania w zależności od roli, przyczyny odejścia i poziomu emocji pracownika. Dzięki temu rozmowy były bardziej adekwatne i pełne kontekstu.

• Drugi służył menedżerom do ćwiczenia rozmów z wirtualnym „pracownikiem” – umożliwiał testowanie reakcji, rozwijanie uważności i empatii.

• Trzeci analizował zebrane dane jakościowe z exit interviews, wskazując trendy i obszary do poprawy w skali całej organizacji.

W efekcie firma zyskała nowy standard rozmowy o odejściu – bardziej ludzki, a jednocześnie bardziej oparty na danych. Menedżerowie czuli się lepiej przygotowani, a HR zyskał szybki dostęp do spójnych insightów o kulturze organizacyjnej. To bardzo ciekawy kierunek: pokazuje, że AI w offboardingu nie musi odczłowieczać procesu – może wręcz wzmacniać jego empatyczny wymiar, jeśli jest dobrze zaprojektowana.

Alumni – relacja trwa po odejściu

Najbardziej niedocenianym obszarem offboardingu pozostaje utrzymywanie kontaktu z byłymi pracownikami. Tymczasem to właśnie alumni mogą być najlepszymi ambasadorami marki.

Alumni – najbardziej wiarygodne źródło informacji o Twojej firmie

Jedną z największych siedzi Alumnów na świecie prowadzi gigant konsultingowy EY. Obecnie, na świecie należy do niego ponad 1 300 000 osób! Jak przekonuje Trent Henry, EY Global Vice Chair of Talent:

15% globalnych zatrudnień pochodzi właśnie z poleceń z sieci alumnów.

Podobne programy prowadzą PWC, Accenture czy Google. W Polsce program alumnów działa m.in. w 7N (więcej przeczytacie o nim u Olgi Żółkiewicz) czy w Allegro.

Jak zaprojektować dobry proces offboardingu

Z mojego doświadczenia wynika, że skuteczny offboarding to połączenie trzech perspektyw: formalnej, emocjonalnej i strategicznej. Oto kilka kluczowych kroków, które warto wziąć pod uwagę:

1. Rozdziel formalności od relacji. Sprzęt, dostęp i dokumenty to jedno. Docenienie, rozmowa i wdzięczność – drugie.

2. Przygotuj liderów. Nie każdy menedżer potrafi dobrze prowadzić rozmowę rozstaniową. Pomóż im w tym – przez szkolenia (zarówno te dot. zwalniania jak i te dot. przyjmowania informacji o odejściu), scenariusze, wsparcie HR.

3. Zbieraj feedback i reaguj. Exit interview to dopiero początek. Analizuj dane, szukaj trendów, wprowadzaj zmiany. AI może okazać się w tym bezcenny.

4. Utrzymuj kontakt. Newsletter, grupa alumni, zaproszenie na wydarzenia – to proste, ale skuteczne narzędzia podtrzymywania relacji.

5. Traktuj odejścia jak okazję do uczenia się. Każde rozstanie to informacja o tym, co w kulturze i strukturze organizacji wymaga uwagi.

Offboarding to nie koniec, tylko inny etap relacji

Offboarding bywa trudny, ale właśnie dlatego ma znaczenie. To moment, w którym widać, czy organizacja potrafi być spójna ze swoimi wartościami także wtedy, gdy współpraca się kończy.

Jak pokazują dane, polskie firmy coraz częściej widzą w tym potencjał – ale wciąż uczą się traktować odejścia nie jak porażkę, lecz jak element cyklu życia pracownika.

Jeśli miałabym zostawić jedno pytanie po tym tekście, brzmiałoby ono tak:
Czy w Twojej firmie ostatni dzień pracy jest równie dobrze zaprojektowany, jak pierwszy?

A jeśli chcesz sprawdzić jaką wartość dodaną może Twojej firmie dać Top Employers Institute – skorzystaj z bezpłatnego audytu HR, dostępnego >>TUTAJ<<.

Tekst napisany we współpracy z Top Employers Institute.