Kto powinien być zaangażowany w onboarding nowego pracownika?

Wdrożenie nowego pracownika to proces, który zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu podpisania umowy, a jego skuteczność zależy od więcej niż jednej osoby czy działu. HR odgrywa ważną rolę w koordynacji początku nowego pracownika, ale realnie w onboarding zaangażowanych jest wielu interesariuszy:  przełożony, zespół, działu IT, administracja, trenerzy wewnętrzni.

Pytanie brzmi: w jaki sposób spiąć działania tych wszystkich osób tak, by wdrażając nowego pracownika funkcjonowali jak drużyna, dobrze naoliwiony mechanizm, a nie zbiór przypadkowych osób, na które wpada nowy pracownik podczas swojego onboardingu.

Buddy w onboardingu – dlaczego warto go mieć?

Największe wyzwania nowego pracownika

Z najnowszego badania „Onboarding po polsku 2025” przygotowanego przez zespół Gamfi wynika, że:

• 44% pracowników czuje się pozostawionych samym sobie w pierwszych dniach pracy,

• tylko 34% doświadcza onboardingu jako uporządkowanego procesu,

• a aż 46% ocenia wdrożenie jako zorganizowane „raczej źle” lub „bardzo źle”.

To wyraźny sygnał, że wiele firm nadal traktuje onboarding jak jednorazowe wydarzenie, zamiast jak strategiczny, rozłożony w czasie proces. I to co potwierdzają dane, widzę też z bliska kiedy pracuję z organizacjami.

Onboarding nowego pracownika robimy z głowy, na czuja.

Bardzo rzadko widać, że w firmach, czy nawet na poziomie zespołu dochodzi do rozłożenia wdrożenia na czynniki pierwsze i rozpisania go w formie listy zadań do zrobienia. Nie robią tego poszczególni interesariusze, nie dzieje się na na poziomie całej organizacji.

Kto odpowiada za onboarding?

Nie ma jednej osoby odpowiedzialnej za proces wdrożenia nowego pracownika. Onboarding to doświadczenie 360°. Dlatego każdy kontakt – niezależnie od tego, czy dotyczy konta mailowego, planu pierwszego dnia, czy integracji z zespołem – ma wpływ na jego postrzeganie firmy. Głównym interesariuszami tego doświadczenia są:

• HR: planuje, koordynuje i monitoruje przebieg onboardingu. Tworzy materiały, zadania, ścieżki wdrożeniowe.

• Lider/menedżer: odpowiada za wdrożenie merytoryczne i społeczne. Bez aktywnego zaangażowania przełożonego nowy pracownik nie wie, co jest priorytetem.

• Zespół: buduje atmosferę, przekazuje wiedzę nieformalną, wspiera emocjonalnie.

• IT/administracja: dba o przygotowanie narzędzi, dostępów, sprzętu. Braki w tym obszarze skutkują frustracją już od pierwszego dnia.

Dobry onboarding. Z ilu etapów się składa?

Ręczne zarządzanie onboardingiem? To już przeszłość

Skoro onboarding angażuje wiele osób i kroków (od podpisania umowy, przez dostęp do narzędzi, szkolenia stanowiskowe, aż po bieżący feedback), trudno liczyć na jego skuteczność, jeśli cały proces jest zarządzany ręcznie: za pomocą arkuszy Excela, maili i telefonów.

A jednak podejście do wdrażania nowych pracowników w wielu firmach ma charakter mocno chałupniczy. Tylko 18% pracowników miało dostęp do dedykowanej platformy onboardingowej, która spina wdrożeniowe doświadczenie nowego pracownika, ale też pozostałych interesariuszy w jednym miejscu.

A to generuje realne problemy. Z badania „Onboarding po polsku 2025” jasno wynika, że:

• a aż 49% odczuwało chaos informacyjny w pierwszych dniach pracy,

• do tego 44% miało wrażenie, że zostali pozostawieni sami sobie.

To nie tylko liczby – to konkretne doświadczenia nowych pracowników, które mogą prowadzić do spadku zaangażowania, błędów, a nawet szybkiej rezygnacji z pracy.

Tymczasem nowoczesne, zautomatyzowane narzędzia onboardingowe pozwalają całkowicie zmienić ten obraz. Dzięki nim można:

• tworzyć spersonalizowane ścieżki onboardingowe, dopasowane do stanowiska, działu czy lokalizacji,

• przypisywać konkretne zadania do interesariuszy (menedżerów, IT, HR, zespołu),

• monitorować postęp wdrożenia w czasie rzeczywistym,

• i automatycznie przypominać o zaległych działaniach, bez potrzeby ręcznego pilnowania terminów.

Z punktu widzenia HR to ogromna oszczędność czasu i energii – zamiast koordynować każdą czynność, mogą skupić się na analizie danych, optymalizacji procesu i realnym wsparciu pracowników. Co więcej, automatyzacja pozwala zapewnić spójne doświadczenie onboardingowe w całej organizacji – niezależnie od tego, czy zatrudniamy 5 czy 500 osób rocznie. A to właśnie przewidywalność, dostęp do informacji i poczucie opieki są tym, czego najbardziej oczekują nowi pracownicy na starcie.

Preboarding – wdrażaj pracownika przed pierwszym dniem pracy

Onboarding to gra zespołowa

Nie ma skutecznego onboardingu bez zespołu. Ale nie ma też efektywnej koordynacji bez odpowiedniego wsparcia technologicznego. Warto więc:

• zmapować wszystkie role i zadania w procesie wdrożenia,

• ustandaryzować działania, nie tylko w HR, ale w całej organizacji,

• i wdrożyć narzędzie, które to wszystko zautomatyzuje.

Dzięki temu onboarding stanie się nie tylko efektywny, ale też powtarzalny i skalowalny – a nowi pracownicy od pierwszych dni poczują, że trafili we właściwe miejsce.

Materiał powstał we współpracy z Gamfi.

Miłego dnia!

Maja