Kim jest buddy? Czy warto w niego zainwestować? Jaką wartość dodaną może wnieść do procesu onboardingu nowych pracowników w Twojej fimie?
Buddy to rola, która coraz częściej jest nierozłącznie zerwana z procesem onboardingu. Z danych Gamfi wynika, że 59% pracodawców w Polsce nie ma wdrożonej funkcji buddy’ego w procesie onboardingu. Kolejne 32% korzysta z niej, ale w sposób nieformalny.
Tylko co 10 pracodawca ma w swoim procesie wdrożenia wyraźnie zdefiniowaną i monitorowaną rolę buddy’ego.
Dlaczego warto rozbudować proces onboardingu o buddy’ego?
Jest to wyniki zaskakująco niski. Tym bardziej, że jak pokazują doświadczenia i badania Microsoft rola buddy’ego ma bezpośrednie przełożenie na to, jak nowi pracownicy oceniają produktywność, ale też satysfakcję z wdrożenia.
56% nowo zatrudnionych technologicznego giganta, którzy spotkali się ze swoim buddym przynajmniej raz w ciągu pierwszych 90 dni, wskazało, że ich partner pomógł im szybko stać się produktywnymi w swojej roli. Odsetek ten wzrósł do 73% w przypadku dwóch do trzech spotkań, 86% w przypadku od czterech do ośmiu razy i 97% w przypadku więcej niż osiem spotkań w ciągu pierwszych 90 dni.
Wspomniane badanie Microsoftu pokazało, że po pierwszym tygodniu pracy nowi pracownicy zaopiekowani przez buddych byli o 23% bardziej zadowoleni z ogólnego doświadczenia związanego z wdrażaniem w porównaniu z osobami bez buddych. Tendencja ta utrzymywała się przez 90 dni, przy 36% wzroście zadowolenia.
Kim jest buddy?
Termin “buddy” pochodzi z języka angielskiego i oznacza kumpla, kolegę.
W procesie onboardingu buddy to osoba, która wspiera nowego pracownika w podróży po organizacji, opiekuje się nim, pomaga odnaleźć się w nowym środowisku.
W Polsce rola ta wciąż nie jest aż tak popularna i często ma różne nazwy – mentor (funkcjonuje w Netguru), opiekun, a nawet shepherd (czyli po angielsku pasterz, tą nazwą roli posługuje się zespół u2i).
Jak wdrożyć rolę do organizacji?
Aby rola buddy’ego spełniała swoje zadania powinna być ona sformalizowana. Warto zadbać też oto, aby wizja roli nie była narzucona przez zespół HR. Przy jej dookreślaniu wziąć udział powinny osoby z HR (odpowiedzialne za proces onboardingy), employer brandingu, ale też managerowie czy pracownicy, którzy w sposób oddolny włączają się często we wdrażanie nowych osób.
Zakres obowiązków buddy’ego
Kluczowe pytanie, na które warto sobie odpowiedzieć chcąc wprowadzić do organizację funkcję buddy’ego brzmi:
W czym konkretnie ma nowym pracownikom buddy pomóc?
Potencjalnych zadanń, które może wziąć na siebie w procesie onboardingu buddy jest mnóstwo. Do tych najczęstszych należą:
- powitanie nowego pracownika pierwszego dnia (lub jeszcze przed nim)
- oprowadzenie po biurze i wskazanie wszystkich ważnych z perspektywy nowego pracownika miejsc oraz zasad korzystania z nich (jak obsługiwać ekspres do kawy? czy i kiedy opróżniane są lodówki? o której do firmy przychodzi Pan Kanapka? które kubki są ogólnodostępna, a które prywatne?)
- zaproszenie pracownika na wspólny lunch
- pomoc w zdobyciu dostępów do firmowych systemów
- skompletowanie materiałów biurowych – notatnika, długopisu, karteczek post-it
- bycie pierwszym punktem kontaktu dla nowego pracownika, dostępnym w miarę możliwości jak najczęściej w porównaniu z pozostałymi członkami zespołu,
- przedstawienie pozostałych współpracowników/osób po stronie klienta, jeżeli podczas pierwszych spotkań przełożony nie mógł tego zrealizować, wyjaśnienie, kim są poszczególne osoby w firmie (bez opierania się jedynie na oficjalnych profilach w intranecie),
- wprowadzanie w zadania merytoryczne,
- pokazanie narzędzi pracy, np. wewnętrznych systemów stricte wykorzystywanych w zespole,
- pomoc w uzyskaniu dostępów do narzędzi projektowych,
- wprowadzenie w kwestie logistyczne w firmie, np. wskazanie drogi do kuchni, zaprowadzenie do firmowej stołówki (jeżeli zespół pracuje hybrydowo lub stacjonarnie w biurze).
Ilu buddych potrzebuje jeden pracownik?
Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista – jeden buddy to wystarczające wsparcie dla nowej osoby w firmie. W praktyce jednak nie jest to aż tak oczywiste. Wszystko zależy od tego jak w firmie zdefiniujemy zakres obowiązków buddy’ego. Może być on:
- osobą odpowiedzialną wyłącznie za wdrożenie do kultury organizacji – dzieje się tak np. w Yameo.
- osobą, która wdraża do roli oraz do kultury organizacji. Są pracodawcy, który tak szeroki zakres obowiązków oddają w ręce jednej osoby (np. Asseco). Jest jednak grupa firm (np. Buffer czy CRIDO), która decyduje się na rozdzielenie tych zadań pomiędzy dwie osoby:
- wprowadzającą do kultury organizacji (ang. culture buddy). Jej zadaniem jest wsparcie nowego pracownika w zrozumieniu kultury organizacji, zapewnienie dodatkowego kontekstu związanego z organizacją.
- wprowadzającą do roli (ang. role Buddy), współpracownik nowego pracownika z zespołu lub jego odpowiednik w innym zespole, który odpowiada za bezpośrednie wdrożenie do obowiązków
Czy każdy może być buddym?
Warto mieć świadomość, że nie każda osoba nadaje się do pełnienia funkcji buddy’ego. A zatem, kim powinien być idealny buddy. Zacznijmy od tego, kim nie powinien być.
Na pewno funkcji tej nie powinien pełnić bezpośredni przełożony – on w onboardingu ma do odegrania zupełnie inną rolę, a z nowym pracownikiem łączy go inna relacja oparta na swoistej zależności.
Idealny buddy to osoba na podobnym stanowisku co nowo zatrudniony pracownik.
Oznacza to, że buddym specjalisty powinien być inny specjalista, a menedżera czy dyrektora… inny menadżer lub dyrektor. Dlaczego? Relacje z kolegami, osobami takimi jak my, są mniej zobowiązujące, nie obarczone podległością, a to przekłada się na większą gotowość nowego pracownika to zadawania pytań, nawet tych najbardziej banalnych.
Inwestuj w społeczność buddych w organizacji
Bardzo ważne jest poświęcenie czasu na edukację osób, które mają pełnić rolę buddych w organizacji i budowę ich społeczność.
Zespół buddych musi rozumieć, jaka jest cel ich działania, rola, główne zadania, ale też mieć świadomość oczekiwań, które względem nich będzie mieć nowy pracownik.
Krok pierwszy to sformalizowanie roli. Pracodawcy podchodzą do tego tematu różnie:
- tworzą regulaminy roli (zdecydował się na to m.in. zespół Borg Warner),
- organiczają się do stworzenia opisu roli (w tym kierunku poszedł zespół Codelab).
Krok drugi to edukacja. Mam na myśli nie tylko omówienie zakresu roli buddy’ego (podczas webinaru czy spotkania na żywo), dyskusji nt. konkrentych aktywności, które powinni podejmować, ale też rozmowy o tym … jak uczyć.
W BorgWarner jednej z niewielu firm produkcyjnych, które wdrożyły rolę buddych w procesie onboardingu, podczas szkolenia wprowadzającego buddy ćwiczyli swoje umiejętności podczas scenek, mieli też przestrzeń na wypowiedzenie i zaadresowanie wszystkich swoich wątpliwości dotyczących roli. A było ich zaskakująco dużo. Przyli buddy martwili się o brak czasu, o to co zrobią z nowym pracownikiem, gdy na linii będzie awaria.
To czego często brakuje w firmach to system komunikacji z buddymi, w tym stworzenie kanału komunikacji tylko dla nich, tak by między sobą mogli wymieniać swoje doświadczenia związane z wdrażaniem nowym osób – to ważne szczególnie na początku funkcjonowania roli w organizacji.
Monitoruj efekty
Jak każde inne rozwiązanie, również skuteczność buddych warto monitorować. Można to robić w formie badań jakościowych (robi to zarówno CRIDO, jak i BorgWarner) czy rozmów pogłębionych z nowymi pracownikami. To właśnie oni najlepiej odpowiedzą nam na pytanie „czy buddy ułatwił im wdrożenie do organizacji?”. To co warto roważyć to również ewaluacja doświadczeń samych buddych i stworzenie przestrzenie, w której również oni będą mogli ocenić swoje zaangażowanie w rolę.
Czas na Ciebie!
Czy w Twojej firmie funkcjonuje rola buddy’ego? Jakie widzisz jej plusy? Jakie minusy? Daj koniecznie znać w komentarzu! A jeśli uważasz ten tekst za wartościwy podaj go dalej. Może zainspiruje do onboardingowych zmian kolejne osoby. Każdy komentarz i każda reakcja są dla mnie bezcenne!
Miłego dnia!
Maja
