Dobra platforma komunikacji wewnętrznej nie zrobi za Ciebie całej komunikacyjnej roboty. Na pewno pomoże jednak usprawnić przepływ informacji w organizacji. Odpowiednio zarządzania przełoży się też na aktywność i komfort komunikacyjny pracowników.
Pracownicy każdej firmy to społeczność. I choćby z tego powodu jednym z kluczowych wyzwań pracodawców powinno być jej wzmacnianie. To istotne szczególnie w aspekcie komunikacyjnym.
Trudno mówić o sukcesie biznesowym bez sprawnie działającej komunikacji wewnętrznej.
Śmiało można powiedzieć, że od lat jest to jeden z najbardziej zaniedbanych przez pracodawców obszarów. Bariery z jakimi się mierzy widać choćby w najnowszym badaniu State of the Sector 2023/2024, które od lat prowadzi Gallagher. Jego autorzy wskazują przede wszystkim na:
- brak czasu (mówiło o nim 35% ankietowanych)
- niezaangażowanych pracowników (wskazuje na to 32% ankietowanych)
- brak budżetu (stawia na niego 1/4 ankietowanych)
… nieskuteczną technologię i kanały komunikacji. Skoro tak, może rozwiązaniem które wzniesie komunikację w firmie na wyższym poziom jest narzędzie: oszczędzające czas, angażujące pracowników tanie… Może o ono rozwiąże firmowe problemy?
Czy narzędzie zrobi za nas komunikację wewnętrzną?
Nie. Samo narzędzie nie zrobi nic. Jednak narzędzie wykorzystywane w sposób strategiczny, zaopiekowane i po prostu aktywnie wykorzystywane może realnie wzmocnić naszą wewnętrzną społeczność i pomóc jej rozkwitnąć. Również w aspekcie biznesowym.
Czym są platformy do komunikacji wewnętrznej?
Platformy do komunikacji wewnętrznej
to online’owa przestrzeń służąca za centrum informacji dla pracowników oraz oferująca dostęp do ważnych dokumentów, aktualności firmowych czy zasobów HR.
Coraz częściej w swoich mechnizmach i rozwiązaniach czerpią one z praktyk społeczności internetowych. Dzięki temu w jednym narzędziu możemy znajeść wszystkie najskuteczniejsze i najpopularniejsze rozwiązania takie jak:
- grupy dyskusyjne,
- komentowanie pod danym tematem znane z forów dyskusyjnych czy mediów społecznościowych,
- możliwość miksowania różnych formatów – tekstu, zdjęć, wideo również w komentarzach,
- możliwość tworzenia wydarzeń,
- łatwość imiennego oznaczania (tagowania) współpracowników.
Tak naprawdę za współczesnymi platformami do komunikacji wewnętrznej nie kryje się żadna magia. To po prostu przestrzeń online, która jest dla pracowników użyteczna. Z której korzystają, bo chcą, bo znajdują w nich odpowiedzi na codziennie zawodowe i prywatne pytania. To ich nawyk.
Czy wewnętrzna platforma komunikacji wewnętrznej to rozwiązanie dla każdej firmy?
Jeśli jednak wiesz, że jak każda komunikacja również ta wewnątrz firmy wymaga ownershipu i zaangażowania więcej niż jednej osoby, która wrzuca newsy do sieci, to bez wątpienia warto sprawdzić to rozwiązanie.
Przewagi platformy do komunikacji wewnętrznej
Największą przewagą jaką niesie za sobą platforma do komunikacji wewnętrznej jest… przeniesienie działań komunikacyjnych do innego kanału niż mail. Bo właśnie w tym upatruję jednego z głównych powodów nieefektywności komunikacji w firmach. Bo przecież każdy z nas doświadczył zmęczenia z powodu e-mailowego przeciążenia. W 2024 r. pracownicy umysłowi nadal otrzymują aż 121 e-maili dziennie, a duża część z nich ma niewielkie lub żadne znaczenie dla odbiorcy.
Wewnętrzne sieci społecznościowe – czy na pewno warto w nie inwestować?
Ostatnie badania szacują, że tylko 37% e-maili jest uznawanych za przydatne, co prawdopodobnie jest powodem, dla którego 71% pracowników twierdzi, że nawet nie czyta wielu z nich.
Taka komunikacja wewnętrzna przeciąża, przemęcza i frustruje.
Jakie rozwiązania, prócz zminimalizowania maili oferować powinna platforma do komunikacji wewnętrznej? Wyjaśnię to na przykładzie platformy partnera dzisiejszego wpisu, firmy Worksmile.
Jeden hub informacyjny wewnątrz firmy
Platforma daje szanę do zbudowania jednego, ogólnofirmowego hubu informacyjnego, w którym pracownik znajdzie wszystkie potrzebne wiadomości. Nie oznacza to, że inne kanały nie będą potrzebne! W komunikacji wewnętrznej, tak jak w każdej innej musimy budować jak najwięcej punktów styku pomiędzy nadawcą a odbiorcą.
Pamiętaj, że dobra komunikacja wewnętrzna to swoista sztuka mówienia na różne sposoby i w różnych miejscach o tym samym.
Mimo to, dobrze jest jednak mieć jedno miejsce, do którego zawsze na koniec dnia może udać się pracownik i znaleźć odpowiedzi na wszystkie swoje pytania.
Oznaczanie ważnych komunikatów
Jednym z największych wyzwań dzisiejszej komunikacji firmowej jest stały napływ nowych treści. A to powoduje, że te ważne informacje często uciekają, bo pojawiają się kolejne, mniej ważne.
Wybierając platformę do komunikacji wewnętrznej, warto sprawdzić, czy ma ona możliwość oznaczania, czy przypinania kluczowych komunikatów, tak by dotarły do jak największej grupy odbiorców.
Komentarze pod postami
Komunikacja wewnętrzna w każdej firmie powinna być prowadzona wielokierunkowo: z góry na dół, z dołu do góry i horyzontalnie. Niestety wciąż jest to rzadkość. Najprostszym sposobem na walkę z hierarchiczną, kaskadową komunikacją jest korzystanie rozwiązań, które ułatwiają prowadzenie dialogu. Choćby w formie komentarzy pod postami czy wpisami.
Zamieszczanie wideo
Wideo to dziś bez wątpienia preferowana forma przekazu treści. Z badań Wyzowl wynika, że preferuje je 78% użytkowników. Na łeb i szyję bije teksty czy nawet zdjęcia. Problem w tym, że ich zamieszczanie w wewnętrznych kanałach jest często … problematyczne.
Dobra platforma do komunikacji wewnętrznej wspiera format wideo – zachęca do wrzucania filmów jako postów/wiadomości w serwisie, ale też umożliwia ich dodawanie w komentarzach.
Tworzenie grup tematycznych
Platformy do komunikacji wewnętrznej nie powinny ograniczać się do obszarów czysto zawodowych. Dobrze, by bazowały na podobnych zainteresowaniach użytkowników, umożliwiając ich nieformalny kontakt oraz dzielenie się informacjami czy pasjami. Idealnie nadają się do tego grupy tematyczne – poświęcone wspólnym pasjom, sytuacji rodzinnej (rodzice, właściciele zwierząt) czy dzieleniu się informacjami z branży, obserwowaniem trendom.
Tworzenie wydarzeń, ankiet, załączania dokumentów
Skuteczna platforma do komunikacji wewnętrznej powinna być jak najbardziej kompleksowa. Im więcej użytecznych i potrzebnych z perspektywy użytkowników rozwiązań w niej będzie, tym lepiej.
- Wydarzenia, niczym te które znamy z Facebooka czy Linkedin – będą przypominać pracownikom o bardziej (spotkania z zarządem) i mniej formalnych (wspólny wolontariat czy bieg pracowników) wydarzeniach
- Ankiety pozwolą zweryfikować opinie pracowników na dowolny temat
- A załączanie dokumentów wesprze budowę bazy wiedzy na platformie komunikacyjnej.
Połączenie z firmową bazą wiedzy
Dobra platforma komunikacja nie powinna wymuszać tworzenia nowej bazy wiedzy, ale łączyć się z narzędziami, z których organizacja już korzysta. Na przykład Worksmile integruje się z Sharepointem, więc wszystkie dane które znajdują się tam, dostępne są też dla użytkowników platformy komunikacyjnej.
Narzędzia AI
Mówiąc o platformie komunikacyjnej nie sposób nie wspomnieć o narzędziach AI. Dobrze, jeśli są one w rozwiązaniu dostepne i na przykład:
- pomagają pisać posty czy opisy grup
- tłumaczą je na różne języki
Analityka!
Komunikacja wewnętrzna to od lat jeden z najsłabiej opomiarowanych obszarów. W rozpoczęciu przygody z analityką na pewno pomoże dedykowana platforma, w który w swoim DNA ma pomiar aktywności użytkowników. A to bardzo pomoże rozwijać treści i je modyfikować.
Oferta specjalna
Jestem bardzo ciekawa, czym dla Ciebie jest skuteczna platforma komunikacji wewnętrznej? Jeśli wciąż szukasz rozwiązania dla swojej firmy możesz wypróbować rozwiązanie Worksmile. Specjalnie dla czytelników mojego bloga firma przygotowała dwie propozycje:
- 20% zniżkę na ofertę ALL-IN-ONE (wszystkie moduły) przez pierwszy rok współpracy
- 15% zniżkę na moduł Benefity Pracownicze przez pierwszy rok współpracy.
Wystarczy, że umówisz się na spotkanie z ekipą Worksmile, klikając w ten link. W komentarzu nie zapomnijcie dopisać hasła „angażująca komunikacja” – wtedy Worksmile będzie wiedział, że przychodzisz ode mnie!
To co? Namówiłam Cię na zmiany w komunikacji wewnętrznej? Mam nadzieję, że tak!
Tekst powstał we współpracy z Worksmile, platformą komunikacji wewnętrznej
Miłego dnia!
Maja
