Czy jesteś uważnym pracodawcą?

Pracodawcy biegną. Za budżetami, celami, procesami, projektami, produktami. W biegu zdają sobie sprawę, że mają coraz mniej czasu. A może to nie problem braku czasu, ale braku uważności?

Co to jest uważność?

Uważność, to zgodnie z definicją zaproponowaną w Wielkim Słowniku Języka Polskiego cecha kogoś, kto robi coś, będąc skupionym i dokładnie obserwując przedmiot czynności bądź towarzyszącą jej sytuację. Termin ten, stosowany jest często wymiennie ze swoim angielskim odpowiednikiem mindfulness, który za Jonem Kabat-Zinnem definiować można jako:

stan świadomości będący wynikiem intencjonalnego i nieoceniającego kierowania uwagi na to, czego doświadczamy w chwili obecnej.

Uważnością, a właściwie jej treningiem zainteresowałam się dzięki mojej córce. Byłam bardzo zdeterminowana, żeby znaleźć sposób, który pomoże jej się wyciszyć i zapanować nad emocjami. Za poradą Uli Radzińskiej (ekspertki w obszarze komunikacji i tworzenia treści, która od jakiegoś czasu praktykuje medytację) sięgnęłam po książkę “Uważność i spokój Żabki“. I tak wespół w zespół z moją 6-letnią Basią zaczęłyśmy przygodę z mindfulness i medytacją.

Nasze uważnościowe wzloty i upadki, sprawiły że zaczęłam się zastanawiać nad uważnością, ale w kontekście działań pracodawców.  Do jakich doszłam wniosków?

Uważność pracodawcy

Temat mindfulness w kontekście działań pracodawców najczęściej jest elementem wewnętrznych działań wellbeingowych. I są to bez wątpienia bardzo wartościowe praktyki, które przekładają się na biznes, zaangażowanie i satysfakcję zespołu z pracy.

Ale ja zupełnie nie o tym chciałam dziś pisać. Chciałabym zachęcić Cię do myślenia o uważności pracodawców

nie tylko przez pryzmat działań jednostek, ale pewnych fundamentalnych rozwiązań, które pomogą dbać o uważność pracodawcy względem pracowników.

Brak uważności – umiejętności skupienia i obserwacji otaczającej nas rzeczywistości pogarsza jakość naszego życia, doświadczeń (również tych pracowniczych). Sprawia, że oddalamy się od siebie jako ludzie. Nasze relacje słabną, a z czasem całkowicie zanikają. Nie zwracamy uwagi na wartości obowiązujące w zespole, coraz większą trudność sprawia nam komunikacja.

Brak uważności niesie więc za sobą niezrozumienia i konflikty. Najpierw pojawiają się ledwo zauważalne cięte komentarze, które wymieniamy przy ekspresie do kawy, na Zoomie czy chacie na Slacku lub Teamsach. Później konflikt narasta, a po kilku miesiącach nie wiadomo, co go zapoczątkowało.

Co gorsza, cały czas chcemy pracować szybciej. Ale czy to przekłada się na jakość naszej pracy? Nie zawsze, bo jakość wymaga uwagi i dopracowania, bez nich łatwo o błędy i niedopatrzenia. Uważność wymaga czasu, a tego jak fantastycznie wypunktowała w jednym ze swoich ostatnich tekstów Natalia Hatalska po prostu nam brak.

Jak być uważnym pracodawcą?

Czy wiesz, że system korzeniowy drzew rosnących w naturalnym lesie (nazywany wood wide web) opiera się na ciągłej współpracy: dzieleniu zasobami i wspieraniu wzrostu słabszych lub chorych drzew. Drzewa są ze sobą w stałym kontakcie. Są uważne na swoje potrzeby. Dobrostan jednego drzewa zależy od dobrostanu całego lasu. Co ciekawe, w lasach sztucznych, sadzonych na przykład pod wyrąb proces ten praktycznie nie zachodzi. Drzewo, które potrzebuje pomocy, nie ma z kim nawiązać połączenia – rośnie samo sobie, nie ma z kim nawiązywać połączeń, bo trafia na martwe pniaki albo nie zdąży, bo między czasie zostaje ścięte. Widzę wiele zależności pomiędzy lasem, a współczesnymi organizacjami, które niebezpiecznie szybko zbliżają się do zależności charakterystycznych dla lasów sztucznych. Przyczyniła się do tego w dużej mierze pandemia, lock-down i przejście na tryb pracy zdalnej lub hybrydowej.

Pracownicy stają się coraz bardziej odcięci od zespołowych połączeń. Stają się jednostkami pracującymi w danej firmie. Działają razem? A może częściej po prostu obok siebie?

Po jakie rozwiązania może zatem sięgać pracodawca, aby pozostać uważnym na swoich pracowników i ich potrzeby?

One-to-one

Regularne, indywidualne spotkania pracowników z przełożonym, których celem nie jest omówienie statusu poszczególnych projektów, ale po prostu rozmowa, o tym co jest dla obu stron ważne i istotne uważam za jedno z najbardziej niedocenianych dziś narzędzi pozwalających pracodawcy (i menedżerowi) pozostać uważnym.

30-minutowe, indywidualne i odbywające się cyklicznie spotkania z szefem mogą naprawdę zdziałać cuda.

Patrzę na one-to-one jak na przycisk STOP, który włączają razem menedżer i pracownik. To bardzo potrzebna obu stronom przerwa. To czas, w którym mogą się zatrzymać i podyskutować o tym, jak jest.  Mark Horstman, autor książki “Effective Manager” proponuje, aby każdy one-to-one miał podobną agendę:

  • Pierwsze 10 minut spotkania to czas pracownika – może rozmawiać z szefem o czymkolwiek chce: aktualnych sukcesach lub problemach projektowych, ślubie córki, chorobie psa lub nowym sposobie relaksu. To jego czas, szansa na lepsze poznanie się i zbudowanie więzi.
  • Kolejne 10 minut to czas przełożonego – Horstman rekomenduje, aby wykorzystać go na omówienie kluczowych spraw projektowych, przekazanie ważnych z perspektywy pracownika informacji, ale też wyjaśnienie, nad czym obecnie pracuje sam przełożony (co jest dla niego ważne, co jest dla niego problemem, wyzwaniem)
  • Ostatnie 10 minut to czas na rozmowę o przyszłości pracownika – szkoleniach, szansach, możliwościach, jakie na niego czekają.

Horstman zwraca uwagę, że w zależności od potrzeb – czas spotkania i agenda mogą się zmieniać. To, co powinno zostać niezmienne to samo spotkanie – właśnie na nie i menadżer, i pracownik powinni zawsze mieć czas. Po prostu.

Wzajemne poznanie

Uważny pracodawca zna swój zespół i stwarza warunki, by poszczególni pracownicy również znali się doskonale. Płatnych i bezpłatnych narzędzi, które pozwolą pracownikom lepiej zrozumieć swoje poszczególne zachowania i decyzje jest mnóstwo: popularne badanie talentów Gallupa, czy opisywane przeze mnie Moving Motivators.  W ćwiczeniu firmowej uważności świetnie sprawdzi się badanie stylów myślenia: FRIS. Moje własne badanie, które wiosną tego robi przeprowadził dla mnie Maciek Pawłowski, przyczyniło się do mojej większej samoświadomości, ale też uważności na pewne zachowania. Jestem Partnerem-Entuzjastą – energiczna, spontaniczna i nie tracę energii na planowanie i komplikowanie. Naturalne dla mnie jest skupianie się na relacjach z ludźmi i dążenie do ich zrozumienia. Improwizacja to mój stan naturalny, a nowe jest dla mnie zawsze ciekawsze, niż stare i znane. Ale jestem bardzo świadoma wyzwań, jakie taki styl myślenia niesie – na przykład unikanie formalności, dokumentowania czy organizowania warunków pracy. Wie o tym każdy, kto choć raz chciał podpisać ze mną umowę.

Pomyśl tylko, jak wiedza dotycząca stylów myślenia i zachowań poszczególnych pracowników może wpłynąć na funkcjonowanie całej organizacji. Ile konfliktów i nieporozumień zamienić można na bliskość i akceptację różnorodności. Świetnie opowiada o tym Maciej Gałecki, CEO Bluerank, która od kilku lat pracuje właśnie w oparciu o style myślenia FRIS – wiedza o stylach myślenia dawno wyszła poza indywidualne raporty i po prostu żyje w organizacji.

Badania pulse-check

Kolejne narzędzie, które pozwala utrzymać uważność organizacji wobec pracowników do regularny pomiar jej pulsu, czyli prowadzenie badań pulse-check. Co je wyróżnia? Regularność i krótka forma. Na rynku jest przynajmniej kilka narzędzi, które mogą w nim pomóc: OfficeVibe (więcej o nim znajdziesz na blogu ZnanegoLekarza), czy polskie Enpulse, czy polecany przeze mnie na blogu TeamToolbox. Każde z nich pozwala na bieżąco badać samopoczucie czy doświadczenia pracowników we wskazanych obszarach.

Sesje feedbackowe

Aby przekazywać dobrą informację zwrotną, trzeba być z założenia uważnym. Przypomnę więc świetny projekt realizowany wiosną tego roku przez zespół Project:People. To sesja feedbackowa dotycząca kompetencji leadershipowych wszystkich pracowników. Została ona przeprowadzona online z pomocą narzędzia Discord. Jej mechanizm był prosty:

  • do sesji mógł dołączyć każdy chętny z zespołu,
  • feedback był przekazywany w ramach sesji 1:1 i na zasadzie “każdy-każdemu”,
  • zespół skupiał się pozytywnym feedbacku,
  • sesja odbywała się w określonych time boxach, by nie tracić na dynamice.
Doświadczeniami na grupie I love HR podzieliła się Beata Mosór-Szyszka z Project:People. Jej post znajdziecie tutaj: https://www.facebook.com/beata.mosor/posts/3712035785489605

Teraz czas na Ciebie

Czy Twoją organizację określiłbyś jako uważną na pracownika? Co takiego robicie, by być ze swoim zespołem tu i teraz – nie w ciągłym, projektowym biegu? Jestem bardzo ciekawa Twoich komentarzy. A jeśli powyższy tekst przypadł Ci do gustu będzie mi bardzo miło, jeśli podasz go dalej w świat.

Miłego dnia!

Maja