Czy język Twojej firmy jest prosty?

Czy język pracodawców jest prosty? Mam co do tego spore wątpliwości. A więc dzisiaj o tym, dlaczego  warto zająć się językiem naszej organizacji i sprawdzić nie tylko co, ale przede wszystkim jak mówimy i piszemy.

Historyczne zaszłości języka pracodawców

W czasie PRL nie mieliśmy języka komercyjnego. W efekcie, po roku 1989 rodzące się firmy przejęły styl komunikacji prowadzonej w państwie socjalistycznym: bardzo formalny, rozwlekły i generalnie nieprzyjazny czytelnikowi. Język, który miał dezorientować i pozbawiać pewności siebie. Do dziś obserwujemy go w komunikacji (zewnętrznej i wewnętrznej) zdecydowanie zbyt wielu pracodawców.

Jaki jest dziś język HR?

Język HR-u, a szerzej język, którym pracodawcy mówią do kandydatów i swoich pracowników ma w sobie wiele z języka urzędowego.  Co go charakteryzuje?

  • dyrektywność – pracodawcy chętnie korzystają z  czasowników niewłaściwych (okazjonalnie można pracować w biurze), czy formuł dyrektywnych (zalecane jest włączanie kamerek podczas spotkań online),
  • bezosobowość – często w komunikacji pracodawcy wybierają bezosobowe formy czasownika (nakazuje się opuścić budynek!), czasowniki zakończone na -no i -to (podjęto decyzje o redukcji zatrudnienia) lub uogólniają adresata tekstu (wszyscy, którzy chcą kontynuować pracę zdalną powinni...)
  • szablonowość – każdy, firmowy tekst wygląda dokładnie tak samo lub bardzo podobnie.

Pytanie, czy to jest kierunek, którym pracodawcy powinni podążać?

Prosty język pracodawcy – co to znaczy?

Zacznijmy od definicji. Dr Tomasz Piekot, kierownik Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, w świetnej rozmowie z serwisem spolecznosci.ing.pl mówi:

Prosty język to komunikowanie się samymi głównymi myślami, esencją treści, istotą rzeczy, którą chcemy przekazać

Dla mnie w dużej mierze może okazać się on elementem DNA organizacji.

Prosty język oddaje bowiem, nie tylko sposób mówienia, ale… sposób myślenia.

Jak prosty język może pomóc pracodawcom?

Jak pokazują wyniki Global Simplicity Index prostota co do zasady popłaca w każdym aspekcie biznesu:

  • 55% ludzi jest skłonnych zapłacić więcej za prostsze doświadczenia.
  • 64% ludzi jest bardziej skłonnych polecić markę, która zapewnia proste doświadczenia.
  • Portfel akcji najprostszych światowych marek od 2009 roku przewyższa średnią głównych indeksów o 679%

Badanie potwierdza rosnące zapotrzebowanie na przejrzyste, bezpośrednie i proste doświadczenia, które sprawiają, że ludziom, (pracownikom, kandydatom do pracy) żyje się łatwiej.

Oto zestawienie 10 najprostszych marek według Global Simplicity Index. Jeśli więc chcecie poszukać komunikacyjnych inspiracji – zacznijcie od przyjrzenia się ich działaniom.

Od czego zacząć przygodę z prostym językiem?

Czy zaskoczę Was bardzo, jeśli napiszę, że od… analizy? Jak przy każdym innym projekcie warto określić swój punkt startowy.

Język oficjalnej komunikacji

Po pierwsze warto zastanowić się, z pomocą jakich narzędzi firma komunikuje się ze swoimi pracownikami i kandydatami. Czy są to maile, newslettery, teksty w Intranecie? Czy są to tylko ogłoszenia o pracę? Może firmowy blog? A może zwykłe wlepki. Usłyszałam kiedyś, że:

Wszystko komunikuje!

Skoro tak, warto w pierwszym kroku zastanowić się jakie wartości, doświadczenia przekazuje język komunikacji pracodawcy. ej nacechowanie, charakter firmy, emocje i strukturę treści. Trochę jak na poniższy przykładzie komunikatu w toalecie w Google Campus Warsaw.

Język komunikacji pomiędzy pracownikami

Osobna kwestia to, to jak pracownicy komunikują się między sobą. Ich język komunikacji może być między innymi związany z narzędziami z pomocą, których kontaktują się między sobą. Inaczej brzmieć będą wiadomości wysyłane maile, inny będzie charakter komunikatów wysyłanych na w wewnętrznych serwisach społecznościowych czy komunikatorach typu Slack czy Teams. Te ostatnie pozwalają na większy liberalizm językowy – wykorzystywanie emotikon czy skrótów internetowych.

Netguru w swojej komunikacji na potęgę wykorzystuje emotikony. A te przekładają się na odbiór języka pracodawcy jako całości. Więcej pisał o tym Wiktor Schmidt w artykule “Are emojis appropriate in business communication?“. Źródło: https://www.linkedin.com/pulse/emojis-appropriate-business-communication-wiktor-schmidt/

A co o języku sądzą sami pracownicy?

O odbiór firmowego języka warto zapytać samych pracowników. Może okazać się nagle, że jest on przez nich odbierany negatywnie lub wręcz niezrozumiały. A to jest już realny problem.

Tone of voice pracodawcy

Praca nad prostym językiem pracodawcy, może przerodzić się choćby w opracowanie “tonu komunikacji firmy” (ang. tone of voice). To unikalny sposób komunikacji z odbiorcami (klientami, pracownikami, kandydatami). A przy okazji nośnik wartości, które marka ma do przekazania. Dotyczy zarówno wyboru języka, słownictwa, częstotliwości kontaktu, jak i kanałów komunikacji. Przykładem takiego dokumentu jest “Mailchimp Content Style Guide“.

Writing Style Guide stworzony przez zespół MailChimp i dostępny na ich stronie https://styleguide.mailchimp.com/.

A jak tam z językiem w Waszej organizacji?

Ciekawa jestem, jak wygląda prostota języka w Waszych firmach. Czy to w ogóle temat, o którym myślicie? Jak zwykle czekam na przykłady (na przykład prostych tekstów) i dobre praktyki. Dlatego, jeśli ten post wydał się Wam ciekawy to koniecznie polubcie go w mediach społecznościowych, skomentujcie lub udostępnijcie.

Miłego dnia!
Maja