Wewnętrzne sieci społecznościowe – czy na pewno warto w nie inwestować?

Wewnętrzne sieci społecznościowe przeżywają ostatnio w wielu organizacjach drugą młodość. Nie ma co ukrywać, masowa praca zdalna im sprzyja. Jednak samo wprowadzenie firmowych społeczności wcale nie musi oznaczać ich komunikacyjnego sukcesu. O czym zatem pamiętać, pracując z wewnętrznymi sieciami społecznościowymi?

Pracownicy Twojej firmy to społeczność. Do tego by nią być, nie potrzebują żadnych wymyślnych narzędzi, platform i serwisów.

Jako społeczność, mimo woli, poszukują jednak przestrzeni do prowadzenia mniej lub bardziej formalnych rozmów. Do wspólnych żartów i poważnych dyskusji, do “odbijania myśli” i formułowania planów, do uzyskiwania informacji, które pomogą im lepiej wykonywać swoją pracę i czuć się częścią zespołu. Kiedyś robili to po prostu w biurze – na spotkaniach, korytarzach, w stołówce czy przy kawie, ale czasy się zmieniły.

Czym są wewnętrzne sieci społecznościowe?

Wewnętrzne sieci społecznościowe (z ang. enterprise social network, czyli ESN) to wewnątrz firmowe serwisy internetowe współtworzone przez społeczność użytkowników (pracowników i współpracowników firmy). Wewnętrzne społeczności nie ograniczają się do obszarów czysto zawodowych, bazują na podobnych zainteresowaniach użytkowników, umożliwiając ich nieformalny kontakt oraz dzielenie się informacjami czy pasjami.

Tak naprawdę za wewnętrznymi społecznościami nie kryje się żadna magia. To po prostu przestrzeń online, która jest dla nich użyteczna. Z której korzystają, bo chcą. To ich nawyk.

Fundament działania każdej społeczności

Jak wskazuje w swojej książce “Skuszeni” (ang. “Hooked”) Nir Eyal to właśnie nawyk jest podstawą funkcjonowania społeczności (i wielu innych popularnych dziś produktów). Definiuje on nawyk jako “automatyczne zachowania wywoływane przez impuls; coś co robimy prawie wcale lub zupełnie o tym nie myśląc”.

Wykształcanie nawyków jest czasochłonne i opiera się o tzw. hooked cycle (dość niefortunnie przetłumaczone w książce na “model wabika”). Składa się on z czterech elementów:

  • bodźca,
  • działania,
  • zmiennej nagrody
  • inwestycji emocjonalnej.

Co ciekawe, produkty budujące nawyki, a to właśnie do nich powinniśmy zaliczyć też wewnętrzne społeczności, powinny przeprowadzać użytkownika przez ten cykl nawet kilka razy dziennie. Przypomina to, że:

Wewnętrzne społeczności to narzędzia z ogromnym potencjałem, wymagające jednak ciągłej pracy na postawach jego użytkowników.

Dostępne rozwiązania

Na rynku wewnętrznych sieci społecznościowych tłok jest coraz większy. Ale to dobrze! Jest z czego wybierać. Do najpopularniejszych wewnętrznych społeczności należą:

Dlaczego warto sięgać po wewnętrzne sieci społecznościowe?

Strzelam w ciemno, że zastanawiasz się… po co Ci jeszcze wewnętrzna społeczność. Pewnie korzystasz z wielu innych narzędzi, takich jak MS Teams, Zoom, Google Meet, Jira czy Confluence. Problem w tym, że zadania stojące przed tymi narzędziami są inne: część przydaje się w bieżącej komunikacji projektowej, inne świetnie sprawdzą się do one-to-one’ów, spotkań zespołowych czy ogólnofirmowych (oficjalnych czy… po godzinach).

Wewnętrzna społeczność to zupełnie inna liga. To miejsce dialogu, wymiany opinii na tematy zawodowe, ale również prywatne. Idealnie sprawdzi się do angażowania czy doceniania pracowników.

Pracodawcą, który wzorowo korzysta ze społeczności w wewnętrznej komunikacji jest choćby Trans.eu. O ich przygodzie z wdrażaniem Workplace by Facebook przeczytacie tutaj. Bardzo polecam Wam też odsłuchanie wystąpienia Agnieszki Haładus z Trans.eu, z tegorocznej, online’owej konferencji FlySummit’20.

Społeczność jako wewnętrzny hub komunikacyjny

Prawda jest taka (i dobrze widać to na poniższej grafice), że mądrze wdrożona wewnętrzna społeczność zagospodaruje zdecydowaną większość elementów strategii wewnętrznej komunikacyjnej pracodawcy: od pracy projektowej, przez komunikację strategiczną, kryzysową, projektową, operacyjną, po rozmowy nieformalne.

IC Channel Matrix
Źródło: https://www.workvivo.com/blog/employee-app-infographic/

Intranet vs sieć ESN. Czy znasz 3 podstawowe różnice?

Czy wewnętrzne społeczności zadziałają w każdej organizacji?

Niestety, nie.

Wewnętrzne sieci społecznościowe to nie samograj. To, że pracownicy Twojej firmy aktywnie korzystają z zewnętrznych społeczności, wcale nie oznacza, że równie chętnie korzystać będą z wewnętrznego portalu.

Co zatem zrobić, by wewnętrzna społeczność w Twojej firmie okazała się sukcesem?

Ucz pracowników moderacji i aktywności w społecznościach

Jakiś czas temu przekonywałam na blogu, że pracodawcy powinni uczyć pracowników jak korzystać z social media. Uważam, że tyczy się to zarówno społeczności zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Prawda jest taka, że zdecydowana większość z nas nie zastanawia się nad tym:

  • co to w ogóle znaczy aktywność w społecznościach?
  • jakie rodzaje aktywności mamy w mediach społecznościowych i w jakich sytuacjach warto z każdej z nich korzystać?
  • kim są nasi odbiorcy w mediach społecznościowych i jakie treści ich interesują?
  • jak redagować post czy aktualizację w social media, by odbiorcy chętniej ją komentowali?

Dlatego właśnie tych rzeczy, związanych z moderacją i aktywnością w mediach społecznościowych warto uczyć podczas szkoleń, czy dedykowanych, cyklicznych webinarów.

Jedno z moich ulubionych ćwiczeń, które proponuję podczas zamkniętych szkoleń “Jak pisać w społecznościach?”. Uczymy się podczas niego tworzenia social mediowych aktualizacji, obok których trudno przejść obojętnie. Jeśli chcesz, abym podobne szkolenie przeprowadziła w Twoim zespole – daj mi znać.

Zadbaj o promocję narzędzia

Pierwszy krok to budowa świadomości nowego narzędzia w organizacji. Pracownicy muszą wiedzieć, że serwis społecznościowy w organizacji jest. Warto dopracować więc dzień jego premiery. Po jakie rozwiązania warto sięgnąć? Możliwości jest naprawdę wiele:

  • teasery, czyli przykuwające uwagę pracowników zajawki nadchodzącej zmiany
  • plakaty, bannery informacje, wideo promocyjne
  • mailingi
  • webinary, sesje Q&A, szkolenia z platformy
  • gadżety, niespodzianki i konkursy

Moim osobistym numerem jeden wśród kampanii promujących wewnętrzne społeczności jest brytyjski Virgin Trains i ich alpaki. Fajnie do tematu promocji wewnętrznego serwisu społecznościowe podszedł też zespół Grupy Neuca.

Virgin Trains | Microsoft Yammer Launch from Jody McAlavey on Vimeo.

Zresztą alpaki stały się twarzami wewnętrznych działań Virgin Train na długo…

Dobrze zadbać również o to, aby w organizacji funkcjonowali ambasadorowie narzędzia – również wśród kierownictwa organizacji. Ich szczere zaangażowanie i wiara w narzędzie to naprawdę połowa sukcesu.

Oddaj narzędzie w ręce pracowników

Społeczność będzie działać, jeśli uwierzą w nią sami pracownicy. To oni, nie zespół HR, czy komunikacji wewnętrznej powinien określać więc obszary tematyczne, których dotyczyć będzie społeczność, zasady i reguły, które obowiązują w społeczności. Wszystkie te rzeczy można wypracować wspólnie z pracownikami korzystając choćby z narzędzia Mural.co.

Przykłady grup dostępne w wewnętrznej społeczności Worksmile, z której korzysta zespół… Worksmile.

Czy korzystacie w firmie ze społeczności?

Jak zwykle jestem ciekawa Twojej opinii na temat społeczności – czy uważasz to narzędzie za przydatne, czy raczej jest to dla Ciebie przerost formy nad treścią? Daj znać w komentarzu, albo po prostu udostępnij post w swoich social media.

Miłego dnia!
Maja