[Case study] Jak Trans.eu wdrożył Workplace by Facebook?

Trans.eu, firma świadcząca usługi IT dla branży transportowej. W całej Europie zatrudnia ponad 450, z czego większość (75%) pracuje w siedzibie firmy we Wrocławiu. Jedną z pierwszych polskich firm, która w swoich strukturach wdrożyła serwis Workplace by Facebook. O doświadczeniach związanych z korzystaniem z serwisu opowiada Agnieszka Haładus, Board Office and Corporate Communication Manager w Trans.eu. Zapraszamy na pierwszy tekst z nowego cyklu #casestudy.

Sytuacja wyjściowa

Podstawowym narzędziem komunikacji wewnętrznej w Trans.eu do tej pory był blog. Jego głównym ograniczeniem okazał się jednak jednostronny charakter komunikacji. To z tego powodu firma zdecydowała się rozpocząć poszukiwania nowych rozwiązań, które pozwolą przenieść komunikację z pracownikami na nowy poziom, zgodnie z jedną z kluczowych wartości firmy – otwartością (ang. openness).

Blog pozwalał nam na dotarcie z komunikatem do pracowników, w żadnym jednak stopniu nie mogliśmy ich jednak zaangażować. Problemem był też brak możliwości dzielenia komunikatów pod kątem konkretnych grup docelowych, czy choćby języków, w których mówią pracownicy. Jest to kluczowe, bo firma ma dziś 11 oddziałów w całej Europie – Agnieszka Haładus, Board Office and Corporate Communication Manager w Trans.eu.

Wybór narzędzia

Narzędziem, które odpowiedziało na wszystkie potrzeby Trans.eu okazał się Workplace.

O tym, że Facebook rusza z platformą komunikacji do pracowników dowiedzieliśmy się przez przypadek. Zgłosiliśmy chęć przetestowania narzędzia, wypełniając niezbędny formularz na stronie Facebooka i przez dłuższych czas nie otrzymaliśmy żadnej odpowiedzi. W między czasie kontynuowaliśmy testy platform i nawet zdecydowaliśmy się na wdrożenie konkurencyjnego, szytego na miarę rozwiązania. Wtedy odezwał się Facebook – mówi Agnieszka Haładus.

Największą przewagą Workplace okazała się jego intuicyjność – funkcjonuje podobnie jak klasyczny Facebook. Dla młodego zespołu pracowników Trans.eu zapoznanie się z nim i nauczenie się jego funkcji było żadnym wyzwaniem.

Pracownik, która zna Facebooka wchodząc na Workplace od razu zna jego podstawowe funkcje i wie: jak się zalogować, jak komentować, jak publikować – dodaje Agnieszka Haładus.

Konto służbowe Workplace jest całkowicie oddzielone od konta prywatnego na Facebooku i nie ma możliwości płynnego przechodzenia między nimi. W kwestii bezpieczeństwa Trans.eu podchodzi do służbowego Facebooka tak samo, jak do wszystkich innych rozwiązań bazujących na chmurze, z których korzysta na co dzień m.in. Google Docs czy Asany. W firmie wdrożona jest procedura ISO 27001 standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji, a funkcjonowanie Workplace jest z nią spójne.

Wdrożenie

Przygotowanie i samo wdrożenie Workplace w Trans.eu były bardzo krótkie. Termin uruchomienia został z góry narzucony i mocno przyspieszył cały proces. Pierwszym rokiem był webinar (miał on miejsce w sierpniu 2016), podczas którego Facebook zaprezentował koncepcję serwisu, jego funkcjonalności oraz harmonogram prac, na który chcąc przystąpić do programu Early Adopters (należało do niego 100 firm testujących jako pierwsze Workplace by Facebook) Trans.eu musiało się zgodzić.

Byliśmy pod ogromnym wrażeniem! Narzędzie Facebooka było dokładnie tym, czego szukaliśmy. Nie znaleźliśmy w nim żadnym zbędnych funkcji. Decyzja o dołączeniu do programu została podjęta natychmiast – wspomina Agnieszka Haładus.

Później wszystko potoczyło się bardzo szybko. Po dostarczeniu listy pracowników wraz z ich danymi i innymi informacjami kluczowymi do uruchomienia serwisu firma otrzymała dostęp do platformy i mogła rozpocząć wypełnianie jej treścią. W między czasie mogła na bieżąco konsultować się z centralą Facebooka za pośrednictwem maili i kolejnego webinaru. Trans.eu miał też dostęp do międzynarodowej grupy roboczej obejmującej wszystkich Early Adopters, a problemy techniczne rozwiązywała bezpośrednio z adminami. Workplace ruszył na początku września 2016 roku, po niecałych 3 tygodniach prac.

Premiera wśród pracowników

Komunikację zmiany do pracowników rozpoczęła teaserowa kampania z wygaszaczami ekranów (jak cała kampania, nawiązywały do popularnego mema z serialu Gry o Tron), później poszerzono ją o pop-upy w Intranecie. Oba narzędzia informowały o nowym kanale, który zastąpi w komunikacji firmowego bloga. Ostatnim etapem był mailing do pracowników i umieszczenie w dniu premiery Workplace bezpośredniego odnośnika do służbowego Facebooka na blogu.

Kiedy pracownicy otworzyli po raz pierwszy Workplace serwis był już wypełniony treścią m.in. powitalnym filmem od Prezesa i konkursami dla zespołu. Do logowania w serwisie zachęcały też muffiny, które otrzymał każdy członek zespołu. Zaproszenie z danymi do logowania każdy z pracowników otrzymał mailem w dniu premiery.

Pierwsze uczucia pracowników były mieszane. Euforia mieszała się ze sceptycyzmem. Wiele osób obawiało się chaosu informacyjnego. Algorytm Facebooka szybko dopasował się do naszej komunikacji. Dziś odpowiednio dopierając komunikaty do grup odbiorców i umiejętnym doborze powiadomień nie ma większych problemów w komunikacji. Wszystko jednak potwierdzi badanie wśród pracowników, które chcemy przeprowadzić w najbliższym czasie – dodaje Agnieszka Haładus.

Bieżące funkcjonowanie i przełożenie na komunikację wewnętrzną

Workplace, tak jak klasyczny Facebook działa w oparciu o grupy. W trans.eu jest ich kilka: główna, do której należą wszyscy pracownicy oraz takie, do których dopisani są użytkownicy w zależności od miejsca pracy czy specjalizacji. Sporo grup projektowych utworzyli sami pracownicy, większość dotyczy bieżących projektów nad którymi pracują np. scenariusza Welcome Day dla nowych pracowników, czy nowej platformy e-learningowej, która będzie wdrażana w firmie. Działa też jedna, ogólna grupa off-topowa oraz grupy tematyczne np. sprzedażowa, poświęcona wspólnym dojazdom do pracy czy sportowe.

Pierwszy, realnym efektem przeniesienia komunikacji firmy do Workplace był wyraźny wzrost zaangażowania pracowników w komunikację i wzrost liczby samych komunikatów. Miesięcznie na 460 pracowników, do serwisu loguje się 400. Na blogu w skali tygodnia pojawiało się maksymalnie 15 artykułów, które generowały około 40 komentarzy, na Workplace postów we wszystkich grupach w tygodniu tworzonych jest ponad 200 postów, a w dyskusjach wokół nich bierze udział około 300 pracowników. Zmniejszyła się liczba spotkań czy maili wymienianych wewnątrz zespołu. Nie wszystkie są potrzebne, ponieważ czasem konsultacje można zastąpić procesem doradczym na Workplace.

Nie do przecenienia jest wartość dyskusji prowadzonych w czasie rzeczywistym. To bardzo usprawnia proces komunikacji. Szybsza jest też decyzyjność. Dziś projekty nad którymi wcześniej moglibyśmy dyskutować miesiącami, jesteśmy w stanie wdrożyć – od pomysłu do realizacji w kilka tygodni. Wszystko dzięki dyskusji na Workplace, w której do odpowiedzi na bieżąco wywoływane są kolejne osoby, łącznie z Prezesem. Pracownik zadający pytanie na Workplace otrzymuje kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt  odpowiedzi w ciągu zaledwie kilku godzin od kolegów, którzy po prostu chcąc mu pomóc. To wspiera budowę kultury zaangażowania w zespole – mówi Agnieszka Haładus.

Trans.eu nie zdecydowało się na stworzenie dedykowane polityki czy regulaminu korzystania z Workplace. Narzędzie ma ogromne poparcie w kierownictwie organizacji. Najbardziej zaangażowanym użytkownikiem jest Prezes firmy.

Ma to ogromną wartość edukacyjną. Prezes jest zwolennikiem otwartej komunikacji i wywołany do tablicy odpowiada na wszystkie pytania. Zespół bardzo to docenia. Wierzymy w siłę otwartej komunikacji i nigdy swojego podejścia nie żałowaliśmy  – komentuje Agnieszka Haładus.

Pierwsze wnioski

Workplace jest narzędziem cały czas rozbudowywanym. Zespół Trans.eu na bieżąco może zgłaszać rekomendacje zmian w serwisie. Jednym z elementów, których brakuje jest rozbudowany profil pracownika. Dotychczasowy zawiera tylko podstawowe informacje, nie ma w nim choćby możliwości dodania dwóch numerów telefonów (na biurko oraz komórki), czy opisu swojego zakresu obowiązków, specjalizacji, czy choćby języków w jakich pracowników mówi.

Zaskakujące jest niewielka popularność Messengera wśród pracowników.

Zdecydowanie wygrywa tu Skype, z którego również korzystamy. Może być to spowodowane brakiem osobnej aplikacji na pulpit komputera, która ułatwiłaby korzystanie z komunikatora. Dziś chcąc wysłać wiadomość na Messengerze trzeba mieć albo otwartą przeglądarkę z Facebookiem, albo ściągnięta aplikację na telefonie – mówi Agnieszka Haładus.

Stosunkowo niskie jest również zainteresowanie mobilną wersją Workplace. Na swoje urządzenia mobilne ściągnęła ją ¼ pracowników.

Myślę, że jest to dowód na to, że pracownicy chcą oddzielać życie zawodowe od prywatnego i świadomie nimi zarządzają ­­­– przekonuje Agnieszka Haładus.

Więcej wniosków przyniesie na pewno badanie wśród pracowników poświęcone Workplace. Trans.eu planowane na najbliższe tygodnie.

Nasze pierwsze doświadczenia z narzędziem Workplace są jednak pozytywne. Możemy na pewno polecić to rozwiązanie firmom, które chcą nadać swojej komunikacji wewnętrznej wielokierunkowy, otwarty charakter – podsumowuje Agnieszka Haładus.

Za pomoc w przygotowaniu artykułu , udostępnienie danych i materiałów graficznych dziękuję Agnieszce Haładus i Justynie Skorupskiej z Trans.eu.

Miłego dnia!

Maja Gojtowska