[CASE STUDY] Zmiana biura? Grupa Pracuj przypomina – zacznij od komunikacji wewnętrznej

Podstawą każdej przeprowadzki do nowego biura, obok dokładnie zaplanowanej logistyki powinna być dopięta na ostatni guzik komunikacja wewnętrzna. Jak przy każdej innej zmianie, może ona stać się prawdziwym punktem zwrotnym całego dialogu z pracownikami. Warto pamiętać, że działania wokół przeprowadzki nie powinny być prowadzone ad hoc, ale starannie zaplanowane i egzekwowane. W całym procesie, nie można zapomnieć też o samych pracownikach i włączeniu ich w okołoprzeprowadzkowe działania [czytaj więcej nt. intrenal crowdsourcingu].

wywiad_grupa-pracuj-pl-1O swoich doświadczeniach z komunikacji przeprowadzki do nowego biura opowiadają Katarzyna Marciniak, Starszy Specjalista ds. Employer Brandingu i Komunikacji Wewnętrznej i Katarzyna Juszkiewicz Specjalista ds. Employer Brandingu i Komunikacji Wewnętrznej z Grupy Pracuj. Zapraszam na wywiad, czyli kolejną część cyklu #casestudy.

-W grudniu 2016 Grupa Pracuj przeprowadziła się do nowego biura. Czy z perspektywy komunikacji wewnętrznej i budowy employee experience było to ważne wydarzenie?

Katarzyna Marciniak – Było to bardzo ważne wydarzenie i tym samym duże wyzwanie. Przeprowadzaliśmy się co prawda całkiem niedaleko, bo na drugą stronę Ronda Daszyńskiego, ale zmianie biura towarzyszyła zmiana przestrzeni na „open-space”. Wyzwaniem było więc dla nas podtrzymanie naszej unikalnej kultury organizacyjnej również w nowych warunkach pracy, w nowym biurze.

-Jak się do niego przygotowaliście? Ile czasu trwał cały projekt „przeprowadzka”?
– Katarzyna Juszkiewicz – Przygotowania zaczęliśmy tak naprawdę w momencie, w którym zapadła decyzja o zmianie siedziby naszego biura na nową. Pierwszym krokiem było zaplanowanie komunikacji tak, aby nie tylko wsparła ona samą przeprowadzkę, by przebiegła ona sprawnie, ale też zaangażowała pracowników.

-Czy pracownicy mieli wpływ na to, w jakim biurze będą pracować? W jaki sposób mogli wyrazić swoją opinię? Na ile była ona brana pod uwagę? Jakie są przykłady rozwiązań, które w całości zostały zaproponowane przez pracowników?

KM – Opinia pracowników jest dla nas zawsze ważna , dlatego już od samego początku byli oni zaangażowani w przeprowadzkę. Zanim zabraliśmy się za prace projektowe pytaliśmy naszych pracowników, o to, co im się podoba, w jakim biurze chcieliby pracować. Nie wszystkie prośby pracowników mogliśmy wdrożyć, jednak w wielu obszarach udało nam się odpowiedzieć na ich potrzeby. Na Pintereście utworzyliśmy specjalną grupę, w której wymienialiśmy się pomysłami i dzieliliśmy inspiracjami. Na emplo – naszym wewnętrznym systemie do komunikacji wewnętrznej powstała grupa – Nowe Biuro, w której publikowaliśmy na bieżąco wszystkie informacje związane z przeprowadzką. Stworzyliśmy również grupy projektowe, w ramach których „ambasadorzy nowego biura” wspólnie z Panią Architekt pracowali nad aranżacją biura, tak by wszystkim pracowało się efektywnie i komfortowo.

warsztaty

Pracownicy mieli wpływ na to, w jakich warunkach będą pracować.

KJ – Jedno z pomieszczeń w naszym starym biurze zaaranżowaliśmy na kształt showroomu, można było tam zobaczyć proponowane rozwiązania, obejrzeć meble, wypróbować i zagłosować na te, które najbardziej przypadły nam do gustu. Pracownicy sami wybierali krzesła, stanowiska pracy, wystrój kuchni, salek konferencyjnych, głosując na wybrane projekty w ankiecie. To oni zaproponowali też m.in. stół pingpongowy, drewniane drabinki w chillout roomach, gry komputerowe i wiszące fotele – wszystkie te rozwiązania udało się zastosować w nowym biurze. Organizowaliśmy też konkursy np. na motywy przewodnie salek konferencyjnych, najlepsze pomysły nagradzaliśmy i oczywiście wdrożyliśmy 🙂

W takich salkach pracuje dziś zespół Grupy Pracuj.

W takich salkach pracuje dziś zespół Grupy Pracuj.

KM – Na każdym etapie komunikowaliśmy również jak zmienia się biuro, jak wygląda postęp prac. Przez cały czas można było również zadawać pytania dotyczące nowego biura.

Przeprowadzka do nowego biura wiązała się z wieloma wątpliwościami i pytaniami pracowników. Odpowiedzi były zamieszczane w wewnętrznym serwisie emplo.

Przeprowadzka do nowego biura wiązała się z wieloma wątpliwościami i pytaniami pracowników. Odpowiedzi były zamieszczane w wewnętrznym serwisie emplo.

-Z jakich narzędzi korzystaliście komunikując przeprowadzkę?
KM – Głównym narzędziem komunikacji było wcześniej wspomniane emplo – jest to z jednej strony nasz produkt, który sprzedajemy, a z drugiej – rozwiązanie, z którego sami na co dzień korzystamy. Umożliwia ono między innymi organizację wydarzeń, wymianę informacji, organizację ankiet, angażowanie pracowników poprzez chaty, artykuły, komentarze na „wallu”, udostępnianie zdjęć, filmów, newsów, organizowanie konkursów.

KJ – W komunikacji pomogły nam też tzw. time-lapse – materiały filmowe z kamerki zamieszczonej na „placu budowy”, dzięki którym pracownicy mogli „rzucić okiem” na plac budowy i obserwować postępy prac. Oprócz tego stosowaliśmy też materiały offline. Przed przeprowadzką zamieściliśmy na korytarzach starego biura specjalnie przygotowane plakaty w formie kalendarzy i wspólnie odliczaliśmy dni do przeprowadzki.

plakat_pracuj_przeprowadzka

Bieżącą komunikację wspierały działania offline.

Przygotowaliśmy również filmik z udziałem Prezesa, w którym witał on pracowników w nowej przestrzeni i dziękował za ich udział w całym przedsięwzięciu.

-Czy pierwszego dnia w nowym biurze na pracowników czekały jakieś niespodzianki – atrakcje lub dedykowane materiały informacyjne?

KJ – Pierwszego dnia pracy każdy z pracowników otrzymał zestaw powitalny, w skład którego wchodził: zestaw pralin, kubek, słoik na wodę/sok oraz książeczka zawierająca zasady pracy w nowym biurze – „Liczy się wnętrze. The office story”, które zostały wypracowane przez grupy robocze, w skład których wchodzili nasi pracownicy. Upominki osobiście rozdawał dział HR, witając pracowników w nowym biurze.

Welcome pack :)

Welcome pack 🙂

-Jaką radę dałabyś zespołom HR/Kom. wewn. które właśnie planują komunikację związaną z przeprowadzką do nowego biura?
KM – Komunikacja związana z przeprowadzką na pewno powinna być bardzo dobrze zaplanowana w konsultacji z Kadrą Zarządzającą oraz innymi działami, takimi jak np. dział Administracji czy Marketingu. Jest to duży projekt, którego sukces zależy od bardzo wielu czynników. Dobra komunikacja to niezbędny element całego procesu zarządzania zmianą, z jaką mamy do czynienia. Jej podstawą jest nie tylko słuchanie potrzeb pracowników, ale także uczciwe, otwarte komunikowanie im które ich potrzeby nie zostaną zaspokojone oraz, na jakie zmiany mogą mieć wpływ i na koniec – zaangażowanie samych pracowników w wypracowywanie konkretnych rozwiązań i realne działania związane ze zmianą. W naszym przypadku zaczęliśmy także od szkoleń dla kadry zarządzającej z obszaru właśnie zarządzania zmianą.

KJ – Należy też pamiętać o tym, że działania komunikacyjne związane z przeprowadzką nie kończą się wraz ze zmianą adresu. Warto wcześniej zaplanować sobie komunikację „po przeprowadzce” i być przygotowanym na pojawiające się pytania pracowników.

-Dziękuję za rozmowę!


Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o Grupie Pracuj koniecznie odwiedźcie ich na Facebooku – znajdziecie tam sporo zdjęć z codziennego życia firmy.

Miłego dnia!

podpis

Maja Gojtowska

facebook twitter linkedin google-plus

Reklamy

3 thoughts on “[CASE STUDY] Zmiana biura? Grupa Pracuj przypomina – zacznij od komunikacji wewnętrznej

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s