Onboarding nowego pracownika to proces wielowątkowy, długofalowy i bardzo wymagający. Dlatego jak mało który wymaga dobrego uporządkowania i przygotowania. Dziś o tym jak to zrobić z pomocą checklisty.

Na pierwszy rzut oka przygotowywanie checklisty wydaje się marnowaniem czasu. Przecież Ty i Twój zespół wiecie jak przeprowadzić proces wdrożenia nowego pracownika. Robiliście już to setki razy. Warto jednak pamiętać, że umysł ludzki bywa zawodny. I nawet mając przed oczami nadrzędny cel – wdrożenie pracownika, tak by jak najszybciej osiągnął pełną efektwyność, łatwo zapomnieć jest o małych elementach, które na koniec dnia przekładają się na sukckes całego procesu onboardingu.

Potęga checklisty…

Termin „checklista” pochodzi od angielskiego słowa „checklist”, które oznacza listę kontrolną. Checklista jest nazywana także listą sprawdzającą. To nic innego jak katalog działań, które musimy wykonać. Jak mówi w  książce „Potęga Checlisty  Atul Gawande checklisty:

przypominają nam o drobnych, lecz ważnych krokach i jasno je precyzują. Nie tylko umożliwiają weryfikację poprawności wykonania procedur, lecz także wprowadzają do naszego postępowania dyscyplinę, co samo w sobie prowadzi do osiągania lepszych wyników w pracy.

Checklista w onboardingu

Nawet jeśli proces onboardingu w Twojej firmie działa, checklista może pomóc Ci:

  • spojrzeć na całość z poziomu helicopter view i zweryfikować jak powinien wyglądać idealny proces krok po kroku
  • zadbać o najmniejsze szczegóły, bo to one odpowiadają za efekt wow, często jednak przez to, że nie są one zapisane – zapominamy o nich.
  • zunifikować proces – brak list kontrolnych powoduje, że każda osoba biorąca udział w onboardingu robi go … po swojemu. Wprowadzając checklisty łatwiej u unifikację procesu ale też edukację głównych interesariuszy jak ten proces powinien wyglądać.

Onboarding pracowników. Aby początek nie był końcem

Od czego zacząć przygodę z checklistami?

Krok pierwszy to przygotowanie dość ogólnej, uniwersalnej checklisty, która pozwoli na uchycenie całego procesu w jednym ciągu zadań. Przygotowując ją możesz skorzystać z takich narzędzi jak: Trello, Asana, Moday, przygotować ją w Excelu, dokumentach Google.

Można też skorzystać z gotowca, który będzie świetnym punktem wyjścia dla dalszych prac nad onboardingową checklistą.

Właśnie takie rozwiązanie przygotował zespół Symmetrical. Ja przeglądałam jej zawartość i bez dwóch zdań przybijam jej swoją pieczątkę jakości.

Checklista od Symmetrical składa się z kilku działów:

  • Przestrzeń pracy i dostęp do technologii
  • Komunikacja z nowym pracownikiem przed pierwszym dniem pracy
  • Pierwszy dzień
  • Pierwszy tydzień
  • Pierwszy miesiąc

Jeśli szukasz checklisty, od której zaczniesz przygodę z listami kontrolnymi to jest to bez wątpienia dokument, do którego warto zajrzeć.

Jeden format – wielu odbiorców

Im większa organizacja, bardziej skomplikowany proces wdrożenia tym więcej checklist możesz potrzebować. Ich liczba zależeć będzie od liczby uczestników procesu. Pracodawcy przygotowując proces onboardingu najczęściej projektują checklisty dla:

  • nowego pracownika
  • przełożonego pracownika
  • buddy’ego / opiekuna nowego pracownika

Ale w zależności od specyfiki organizacji może być ich dużo więcej – dla trenerów prowadzących szkolenia dla nowych pracowników, dla zespołu IT, dla administracji.

Onboardingowa checklista przygotowana dla nowego pracownika dołączającego do Boldare. Źródło: materiały własne

Dobry onboarding. Z ilu etapów się składa?

Elementy dobrej checklisty

W swojej najprostszej wersji checklista może być po prostu listą zadań do zrealizowania. Ale im bardziej wielowątkowy jest proces onboardingu w Twojej organizacji do checklisty warto dodać:

  • deadline’y czyli informację do kiedy dane działanie ma być zrealizowane
  • osoby kontaktowe, czyli namiar na osoby, które mogą pomóc w realizacji danego działania
  • miejsce na notatki
  • link do zewnętrznych materiałów edukacyjnych, tutoriali, poradników, wideo, które odpowiedzią na ewentualne pytania na temat działania.
Checlista zespołu HR w 360Learning, która pomaga suchą nową przez przygotowanie procesu preboardingu nowego pracownika. Źródło: https://360learning.com/blog/preboarding-strategies/

I co Ty na to?

Czy w Twojej firmie korzystacie z onboardingowych checklist? A może planujecie zacząć? Jeśli tak, zachęcam aby zrobić to wspólnie z listą od Symmetrical. A jeśli podobał Ci się ten post, nie zapomnij podać go dalej!

Miłego dnia!

Maja

Ps. Partnerem tekstu jest Symmetrical

 

Porozmawiajmy!

Ułatwiam komunikację firm z kandydatami i pracownikami. Prowadzę szkolenia, warsztaty oraz działania z obszaru HR konsultingu.