Tempo prowadzenia procesów rekrutacyjnych budzi od lat skrajne emocje. W dużym skrócie – trwają one za długo. Czas coś z tym zrobić!
[pokaz_newsletter tekst=”Chcesz być na bieżąco z tekstami na blogu?”]
Jak czytamy w raporcie „State of staffing nation” czas zatrudnienia (ang. time-to-fill) to dziś obok kosztu zatrudnienia (ang. cost per hire) najważniejsza rekrutacyjna metryka. Eksperci zwracają uwagę, że oba mierniki świadczą o „zdrowiu” procesów rekrutacyjnych w organizacji. Lektura tego materiału (na który trafiłam dzięki świetnemu newsletterowi Basi Zych – polecam!) skłoniła mnie do rozważań, czy długość procesów rekrutacyjnych nadąża dziś za oczekiwaniami kandydatów.
Zapotrzebowanie a możliwości zespołów HR
Serwis HR.com donosi, że 69% zespołów HR mierzyło się ze zwiększonymi zapotrzebowaniami rekrutacyjnymi. Równocześnie, liczebność wspomnianych zespołów HR pozostała w większości bez zmian. Potrzeby coraz większe, a rąk do pracy tyle samo. Brzmi znajomo?
Ostatnio podczas spotkania duży pracodawca z branży IT zaskoczył mnie informacją, że w jego zespole na jednego rekrutera przypada około 40 procesów rekrutacyjnych! Czy możemy tu mówić o jakiejkolwiek efektywności i celowości biznesowej? Przecież przy tak dużym obłożeniu, z góry można założyć, że gdy rekruter w końcu odzywa się do kandydata, ten już jest dawno zatrudniony w innej organizacji.
Ile czasu potrzebujesz na pierwszy kontakt z kandydatem?
Z cytowanego przeze mnie wcześniej raportu wynika, że
41% pracodawców deklaruje, że rekruterzy w ich firmach pierwszy kontakt z kandydatem nawiązują w mniej niż 6 godzin.
Jak to wygląda w polskich warunkach? Lokalnych danych jest niestety jak na lekarstwo. Na szczęście z pomocą przyszła mi ekipa Traffit. Przeanalizowała długość ponad 28 000 (!!!) procesów rekrutacyjnych prowadzonych z pomocą ich ATS. Co mówią liczby? Średni czas:
- zatrudnienia to 21,58 dni (choć mediana wynosi 14)
- odrzucenia kandydata to 13 dni (mediana wynosi 5)
- przesunięcia kandydata na jakikolwiek etap to 5,52 dni (mediana wynosi mniej niż 1 dzień)
Wniosek, który płynie z analizy Traffitowych wyników jest następujący – widoczna jest grupa pracodawców, którzy pracują z aplikacjami kandydatów na bieżąco. A to wyraźnie skraca całościowy czas trwania rekrutacji i jej poszczególnych etapów (wskazują na to mediany każdej z omawianych kategorii). Niestety wciąż są na rynku pracodawcy, u których proces rekrutacyjny trwa (za) długo.
Długość procesu rekrutacyjnego a candidate experience
Czas trwania procesu rekrutacji ma przełożenie na poziom doświadczeń kandydatów – jak czytamy w raporcie „Candidate Experience w Polsce” jest on ważny dla 1/4 ankietowanych. W mojej opinii
optymalizacja czasu reakcji rekrutera na poszczególne aplikacje to fundament zorientowanych na kandydata (nie pracodawcę) procesów i budowy ponadprzeciętych doświadczeń rekrutacyjnych. Szybką reakcję na spływające CV porównać można do prawdziwej rekruterskiej supermocy.
Warto pamiętać też, że skracanie czasu trwania procesów rekrutacyjnych przełoży się nie tylko na korzyści biznesowe, ale zmniejszy też stres i presję, z którą mierzą się rekruterzy, a to, paradoksalnie, przełoży się na ich większą produktywność.
Dobre praktyki
W komunikacji pracodawców długość procesów rekrutacyjnych to wciąż temat tabu. Na palcach jednej ręki policzyć mogę firmy, które podchodzą do tego tematu w sposób transparentny.
Do grupy pracodawców, którzy nie boją się deklarować terminów w komunikacji z kandydatami należy też Future Processing. Firma w swoich ogłoszeniach informuje, że na aplikację odpowie w 72 godziny. Praktykuje też przesyłanie feedbacku w ciągu 24 godzin po spotkaniu technicznym. Efekt? NPS badający skłonność do rekomendacji udziału w rekrutacji w FP wynosi 75. 97% kandydatów szczególnie docenia tempo udzielania feedbacku (więcej pisze o tym w swoim poście na Linkedin Karolina Kwaśniewska).
Jak skracać długość procesów rekrutacyjnych?
Wiemy już, że długość trwania procesów rekrutacyjnych jest ważna i że przekłada się ona na doświadczenia kandydatów. Jak zatem pracować nad ich optymalizacją?
Mapuj kandydatów pasywnych
Żyjemy dziś w świecie kandydatów pasywnych, czyli osób chętnych do zmiany zatrudnienia, o ile… to praca znajdzie ich. Poleganie wyłącznie na ogłoszeniach o pracę i job boardach to za mało. Swoich klientów zachęcam do mapowania kandydatów pasywnych. Takie mapy warto tworzyć nie tylko w momencie, gdy mamy już otwartą rekrutację, ale też na długo przed nią. A kiedy rekrutacja znów ruszy, zamiast czekać na kandydatów, możemy sami się do nich zwrócić.
Wykorzystaj potencjał ATS
Dobry ATS to nie tylko narzędzie do przechowywania aplikacji i zarządzania nimi, ale przede wszystkim wsparcie w budowie wyjątkowych doświadczeń kandydatów. O te dużo łatwiej jeśli system „myśli” za rekrutera i przypomina o konieczności „zaopiekowania się” każdą kolejną aplikacją.
Przekazuj odpowiedzialność hiring managerom
Ten aspekt jest szczególnie ważny w organizacjach, w których rekruterzy mierzą się ze zbyt dużym obłożeniem procesami (przez zbyt duże rozumiem >10 procesów, choć jest to kwestia bardzo indywidualna i zależna od specyfiki firmy oraz prowadzonych przez nią procesów). Uważam, że w takiej sytuacji kluczowe dla skracania czasu rekrutacji może okazać się… przekazywanie odpowiedzialności za proces w ręce hiring managera.
To właśnie hiring manager, jako główny zainteresowany jak najszybszym zatrudnieniem nowego pracownika… jest w stanie proces przyspieszyć 🙂
Jak mierzyć candidate experience? Przegląd (darmowych) narzędzi
Pamiętaj, że kandydat idealny nie istnieje
Przedłużające się procesy rekrutacji wynikają często z pokusy poszukiwania kandydata idealnego. Problem polega na tym, że… idealny kandydat nie istnieje. Przeciąganie procesu w nieskończoność (bo może znajdziemy kogoś jeszcze lepszego) oznacza:
- stratę wystarczająco dobrych kandydatów, których spotkaliście po drodze (Mick Griffin przekonuje, że średnia „długość życia” kandydata w procesie rekrutacji to 10 dni; po tym czasie otrzymuje już konkurencyjne oferty pracy)
- koszty braku zatrudnienia
Dlatego nie bój się zatrudniać pierwszego kandydata, który spełnia oczekiwania Twójej organizacji.
A jak Ty pracujesz nad czasem trwania rekrutacji?
Jestem bardzo ciekawa jaki jest średni czas trwania procesów rekrutacyjnych w Twojej firmie i w jaki sposób pracujesz nad jego optymalizacją. Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach. A jeśli mój dzisiejszy tekst jest dla Ciebie interesujący to… podaj go dalej! Dziękuję!
Miłego dnia!
Maja
Ps. Część zawartych we wpisie linków to linki afiliacyjne. Oznacza to, że jeśli klikając w nie dokonasz zakupu, ja otrzymam z tego tytułu drobną prowizję. W żaden sposób nie wpływa to na cenę, którą Ty zapłacisz, ale dla mnie będzie sygnałem, że cenisz moją rekomendację 
