Tempo rekrutacji ma znaczenie

Tempo prowadzenia procesów rekrutacyjnych budzi od lat skrajne emocje. W dużym skrócie – trwają one za długo. Czas coś z tym zrobić!

Jak czytamy w raporcie “State of staffing nation” czas zatrudnienia (ang. time-to-fill) to dziś obok kosztu zatrudnienia (ang. cost per hire) najważniejsza rekrutacyjna metryka. Eksperci zwracają uwagę, że oba mierniki świadczą o “zdrowiu” procesów rekrutacyjnych w organizacji. Lektura tego materiału (na który trafiłam dzięki świetnemu newsletterowi Basi Zych – polecam!) skłoniła mnie do rozważań, czy długość procesów rekrutacyjnych nadąża dziś za oczekiwaniami kandydatów.

Zapotrzebowanie a możliwości zespołów HR

Serwis HR.com donosi, że 69% zespołów HR mierzyło się ze zwiększonymi zapotrzebowaniami rekrutacyjnymi. Równocześnie, liczebność wspomnianych zespołów HR pozostała w większości bez zmian. Potrzeby coraz większe, a rąk do pracy tyle samo. Brzmi znajomo?

Golden Girls Rose GIF by TV Land

Ostatnio podczas spotkania duży pracodawca z branży IT zaskoczył mnie informacją, że w jego zespole na jednego rekrutera przypada około 40 procesów rekrutacyjnych! Czy możemy tu mówić o jakiejkolwiek efektywności i celowości biznesowej? Przecież przy tak dużym obłożeniu, z góry można założyć, że gdy rekruter w końcu odzywa się do kandydata, ten już jest dawno zatrudniony w innej organizacji.

Ile czasu potrzebujesz na pierwszy kontakt z kandydatem?

Z cytowanego przeze mnie wcześniej raportu wynika, że

41% pracodawców deklaruje, że rekruterzy w ich firmach pierwszy kontakt z kandydatem nawiązują w mniej niż 6 godzin.

Jak to wygląda w polskich warunkach? Lokalnych danych jest niestety jak na lekarstwo. Na szczęście z pomocą przyszła mi ekipa Traffit. Przeanalizowała długość ponad 28 000 (!!!) procesów rekrutacyjnych prowadzonych z pomocą ich ATS. Co mówią liczby? Średni czas:

  • zatrudnienia to 21,58 dni (choć mediana wynosi 14)
  • odrzucenia kandydata to 13 dni (mediana wynosi 5)
  • przesunięcia kandydata na jakikolwiek etap to 5,52 dni (mediana wynosi mniej niż 1 dzień)

Wniosek, który płynie z analizy Traffitowych wyników jest następujący – widoczna jest grupa pracodawców, którzy pracują z aplikacjami kandydatów na bieżąco. A to wyraźnie skraca całościowy czas trwania rekrutacji i jej poszczególnych etapów (wskazują na to mediany każdej z omawianych kategorii).  Niestety wciąż są na rynku pracodawcy, u których proces rekrutacyjny trwa (za) długo.

Długość procesu rekrutacyjnego a candidate experience

Czas trwania procesu rekrutacji ma przełożenie na poziom doświadczeń kandydatów – jak czytamy w raporcie “Candidate Experience w Polsce” jest on ważny dla 1/4 ankietowanych. W mojej opinii

optymalizacja czasu reakcji rekrutera na poszczególne aplikacje to fundament zorientowanych na kandydata (nie pracodawcę) procesów i budowy ponadprzeciętych doświadczeń rekrutacyjnych. Szybką reakcję na spływające CV porównać można do prawdziwej rekruterskiej supermocy.

deadpool 2 lightning GIF by 20th Century Fox Home Entertainment

Warto pamiętać też, że skracanie czasu trwania procesów rekrutacyjnych przełoży się nie tylko na korzyści biznesowe, ale zmniejszy też stres i presję, z którą mierzą się rekruterzy, a to, paradoksalnie,  przełoży się na ich większą produktywność.

Candidate experience – jak zbudować proces z efektem wow?

Dobre praktyki

W komunikacji pracodawców długość procesów rekrutacyjnych to wciąż temat tabu. Na palcach jednej ręki policzyć mogę firmy, które podchodzą do tego tematu w sposób transparentny.

Życzę sobie, by timeline rekrutacji na stałe dołączył do szablonów ogłoszeń – tak wygląda on w ofertach Traffit. Źródło: https://traffit.traffit.com/public/an/QXRBPQ==

Do grupy pracodawców, którzy nie boją się deklarować terminów w komunikacji z kandydatami należy też Future Processing. Firma w swoich ogłoszeniach informuje, że na aplikację odpowie w 72 godziny. Praktykuje też przesyłanie feedbacku w ciągu 24 godzin po spotkaniu technicznym. Efekt? NPS badający skłonność do rekomendacji udziału w rekrutacji w FP wynosi 75. 97% kandydatów szczególnie docenia tempo udzielania feedbacku (więcej pisze o tym w swoim poście na Linkedin Karolina Kwaśniewska).

Źródło: https://kariera.future-processing.pl/oferty-pracy/senior-devops-engineer/

Jak skracać długość procesów rekrutacyjnych?

Wiemy już, że długość trwania procesów rekrutacyjnych jest ważna i że przekłada się ona na doświadczenia kandydatów. Jak zatem pracować nad ich optymalizacją?

Mapuj kandydatów pasywnych

Żyjemy dziś w świecie kandydatów pasywnych, czyli osób chętnych do zmiany zatrudnienia, o ile… to praca znajdzie ich. Poleganie wyłącznie na ogłoszeniach o pracę i job boardach to za mało. Swoich klientów zachęcam do mapowania kandydatów pasywnych. Takie mapy warto tworzyć nie tylko w momencie, gdy mamy już otwartą rekrutację, ale też na długo przed nią. A kiedy rekrutacja znów ruszy, zamiast czekać na kandydatów, możemy sami się do nich zwrócić.

Wykorzystaj potencjał ATS

Dobry ATS to nie tylko narzędzie do przechowywania aplikacji i zarządzania nimi, ale przede wszystkim wsparcie w budowie wyjątkowych doświadczeń kandydatów. O te dużo łatwiej jeśli system “myśli” za rekrutera i przypomina o konieczności “zaopiekowania się” każdą kolejną aplikacją.

Przekazuj odpowiedzialność hiring managerom

Ten aspekt jest szczególnie ważny w organizacjach, w których rekruterzy mierzą się ze zbyt dużym obłożeniem procesami (przez zbyt duże rozumiem >10 procesów, choć jest to kwestia bardzo indywidualna i zależna od specyfiki firmy oraz prowadzonych przez nią procesów). Uważam, że w takiej sytuacji kluczowe dla skracania czasu rekrutacji może okazać się… przekazywanie odpowiedzialności za proces w ręce hiring managera.

Bingo GIF by The Last Man On Earth

To właśnie hiring manager, jako główny zainteresowany jak najszybszym zatrudnieniem nowego pracownika… jest w stanie proces przyspieszyć 🙂

Zaangażowanie hiring managerów w rekrutację – czy to możliwe?

Pamiętaj, że kandydat idealny nie istnieje

Przedłużające się procesy rekrutacji wynikają często z pokusy poszukiwania kandydata idealnego. Problem polega na tym, że… idealny kandydat nie istnieje. Przeciąganie procesu w nieskończoność (bo może znajdziemy kogoś jeszcze lepszego) oznacza:

  • stratę wystarczająco dobrych kandydatów, których spotkaliście po drodze (Mick Griffin przekonuje, że średnia “długość życia” kandydata w procesie rekrutacji to 10 dni; po tym czasie otrzymuje już konkurencyjne oferty pracy)
  • koszty braku zatrudnienia

Dlatego nie bój się zatrudniać pierwszego kandydata, który spełnia oczekiwania Twójej organizacji.

A jak Ty pracujesz nad czasem trwania rekrutacji?

Jestem bardzo ciekawa jaki jest średni czas trwania procesów rekrutacyjnych w Twojej firmie i w jaki sposób pracujesz nad jego optymalizacją. Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach. A jeśli mój dzisiejszy tekst jest dla Ciebie interesujący to… podaj go dalej! Dziękuję!

I Love You Reaction GIF by Demic

Miłego dnia!

Maja

Ps. Część zawartych we wpisie linków to linki afiliacyjne. Oznacza to, że jeśli klikając w nie dokonasz zakupu, ja otrzymam z tego tytułu drobną prowizję. W żaden sposób nie wpływa to na cenę, którą Ty zapłacisz, ale dla mnie będzie sygnałem, że cenisz moją rekomendację 🙂