Co zrobić, by pracownicy wrócili do biura (i czy na pewno muszą)?

Temat powrotu do biur budzi emocje. Większość pracowników chce kontynuować pracę w formie zdalnej. Pracodawcy skłaniają się raczej ku opcji biurowej. Czy da się pogodzić te dwa skrajne punkty widzenia?

Pandemia bez wątpienia wpłynęła na popularyzację pracy zdalnej. Przed 2020 roku firmy, które w całości funkcjonowały w formie zdalnej można było policzyć na palcach jednej ręki (należał do nich m.in. Buffer). Dziś do ich grona dołączają kolejne, choćby Spotify ze swoją polityką Work From Anywhere. Przeważa jednak grupa pracodawców, którzy chcą (przynajmniej częściowego) powrotu pracowników do biur.

Working Speak Now GIF by Taylor Swift

Czy przymusowy powrót ma sens?

Zero-jedynkowo do tematu podeszły m.in. Goldman Sachs i JP Morgan, którego CEO cytowany przez Routers oświadczył, że „praca zdalna nie jest dla osób, które muszą działać szybko”. Natomiast James Gorman, CEO Morgan Stanley komentując kwestię pracy zdalnej przyznał, że byłby „bardzo rozczarowany”, gdyby pracownicy „nie znaleźli drogi do biura”. Dodał też, że skoro pracownicy mogą wyjść do restauracji to powinni dać radę pojawić się w biurze. Oficjalnie firmy te przyznają, że bezpośrednie interakcje pracowników są kluczowe dla dobrej współpracy, a praca zdalna wcale nie wpływa na wyższą efektywność pracowników. Nieoficjalnie mówi się, że firmy te nie chcą zatrudniać osób, dla których od obowiązków ważniejsza jest liczba dni, które muszą spędzić w biurze.

Historia zna już jednak organizję, która próbowała siłowo zatrzymać pracowników w biurze. W 2013 na ten krok zdecydowało się Yahoo! Efektem decyzji były masowe odejścia pracowników i prawdziwy lincz medialny, z którym firma mierzyła się w późniejszych tygodniach. A później ciche wycofanie się z decyzji.

Stanowisko pracowników

W rozmowach z klientami słyszę regularnie, że pracownicy nie chcą wracać do biura. Problem polega na tym, że bardzo mało pracodawców poświęca czas na dogłębne zbadanie perspektywy pracowników i zrozumienie, dlaczego nie chcą oni wracać?

Kiedy spojrzymy na dane globalne, okazuje się, że pracownicy nie tyle nie chcą wracać do biura, a nie chcą wracać do biura na 100% czasu pracy. A to duża różnica.

Jak pokazują badania HBR średni, oczekiwany czas pracy zdalnej o 2,5 dnia roboczego.

HBR alarmuje, że 40% ankietowanych potwierdziło chęć rozpoczęcia poszukiwań nowej pracy, jeśli aktualny pracodawca zdecyduje o powrocie pracowników do biur na full time (co ciekawe, wyniki tego badania zbiegły się z decyzją Goldman Sach o 30% podwyżce stawek dla nowych pracownik. Kto zgadnie, dlaczego?)

Co robić?

Pracodawcy (a przede wszystkim menedżerowie) muszą zrozumieć, że to se ne vrati.

Świat pracy sprzed 2020 już do nas nie wróci. Nastała nowa rzeczywistość. Kto chce przetrwać, musi się do nie dostosować.

Change Management and Automation. Building a CI/CD Pipeline | by Ian Juma | Medium
Choć oczywiście, zmiana nie jest obligatoryjna. Bo nie wszyscy muszą przetrwać 🙂

Rozwiązaniem, na które decyduje się coraz więcej firm jest wdrożenie modelu hybrydowego (choć i on nie jest idealny i jak każde rozwiązanie ma wady). Zakłada on łączenie możliwości pracy zdalnej z pracą stacjonarną. W zależności od firmy, jej kultury, specyfiki pracy, występować może w różnych odmianach (stały podział na grupy pracujące z biura i zdalne, pracę rotacyjną, konkretne dni, w których pracownicy muszą przychodzić do biura czy po prostu pełną dowolność).

I zdalnie, i w biurze. Jak wygląda praca w modelu hybrydowym?

Zrozum perspektywę zespołu

Tak jak nie ma dwóch takich samych organizacji, trudno o dwa takie same modele hybrydowe. Rozwiązanie, które będzie działać w Twojej firmie powinno być szyte na miarę. Żeby tak się stało, jego wprowadzenie powinny poprzeć zakrojone na szeroką skalę badania potrzeb pracowników

  • focusy lub rozmowy 1:1 z pracownikami (ankiety są dużo łatwiejsze w analizie, ale mają jedną poważną wadę – nie są tak dobre w pozyskiwaniu insightów, o których pisałam już na blogu)
  • focusy lub rozmowy 1:1 z menedżerami (ich perspektywa również się liczy!)
  • badania ilościowe całej populacji organizacji (ankieta pozwoli w skali makro zweryfikować spostrzeżenia zdobyte podczas rozmów)

Celem badań jest nie tyle zapytanie pracowników, czego chcą, ale zrozumienie ich perspektywy, problemów, obaw, potrzeb (związanych zarówno z pracą zdalną, jak i pracą w biurze).

I wtedy wchodzę ja, cały na biało! Insight w employer brandingu i komunikacji wewnętrznej

Na tym etapie kluczowe jest zrozumienie perspektywy każdej ze stron i określenie punktów wspólnych np. wszystkim brakuje przestrzeni na większe spotkania, które służyły jako burze mózgów.

Pozwól zrozumieć innym

W projekcie wdrażania pracy hybrydowej kluczową rolę odgrywa komunikacja wyników badań. I nie mam tu na myśli artykułu podsumowującego wyniki badań opublikowanego w Intranecie, ale wielopoziomową (i wielokierunkową!) kampanię informacją, w którą włączone zostaną wszystkie kluczowe osoby w organizacji – zarówno kierownictwo, menedżerowie, ambasadorzy, ale też tzw. łącznicy (pisze o niej w swojej książce „Punkt przełomowy” Malcolm Gladwell), czyli osoby, które dzięki swoim naturalnym kompetencjom mają rozbudowaną sieć kontaktów w organizacji (czyli wszystkich znają).

Rozmawiając z pracownikami o wynikach badań warto stworzyć im przestrzeń na dyskusję, a przynajmniej zadawanie pytań – czy to podczas spotkań z kierownictwem i menedżerami, czy (wideo)czatów czy zwykłych pytań publikowanych pod postami w Intranecie.

Zweryfikuj nowe funkcje biura

Wraz z nową rzeczywistością wyraźnie zmieniły się funkcje biura (pisałam o nich tutaj). Również w Twojej organizacji. Warto (wspólnie z zespołem) zastanowić się nad nimi i zweryfikować, czy Wasza dotychczasowa przestrzeń zwyczajnie im odpowiada. Dziś zamiast biurek do pracy, dużo bardziej mogą się przydać:

  • miejsca do pracy cichej
  • miejsca do spotkań
  • przestrzenie społecznościowe
  • miejsca do pracy kreatywnej
  • przestrzenie do pracy projektowej większych zespołów
Miejsce do spania… w warszawskim biurze Nordea. Spalibyście? Źródło: https://www.instagram.com/p/CStOLzDIBJ8/

Daj ramy i zostaw przestrzeń do działania

Trudno o rozwiązania, które sprawdzą się w każdym zakątku organizacji. Dlatego tak bardzo podoba mi się sposób, w jaki do powrotu do biura podszedł zespół Bluerank. Firma zdecydowała się na zbiór zasad wspólnych dla wszystkich (raz w tygodniu cała ekipa przychodzi do biura), ale zostawił też przestrzeń na wewnętrzne regulacje dla poszczególnych zespołów. W swoim tekście No Fluff Jobs nazywa te ustalenia deal-breakerami i myślę, że nazwa dobrze oddaje ich rolę.

Ostatnie kilkanaście miesięcy to wielu organizacjach był czas pełnej improwizacji. Ale to, że do tej pory trwaliśmy w tym stanie nie znaczy, że może tak być już zawsze. Każdy pracodawca, każdy zespół potrzebuje jasno określonych zasad. Nie musi być ich wiele. Ile punkty ramowe są nam potrzebne do działania.

Daj zespołowi czas na wdrożenie i monitoruj aktywność pracowników

Jak przy każdej zmianie, również w przypadku częściowego powrotu do biura potrzebny jest czas i praca u podstaw. Po pierwszym entuzjazmie może pojawić się w zespole zwątpienie. To normalne. Dlatego bardzo ważne jest stałe monitorowanie aktywności pracowników (tego czy i jak korzystają z biura), ale również ich na strojów.

Jak to wygląda u Ciebie?

Jestem ciekawa jak tam powroty do biura w Twojej firmie? Podziel się koniecznie swoimi przemyśleniami i doświadczeniami w tym obszarze.

A jeśli ten tekst jest dla Ciebie ciekawy to… przekaż go dalej 🙂 Być może komuś ulży w trudach planowania nowej rzeczywistości. Dla mnie będzie to sygnał, że moja praca jest dla kogoś pomocna.

Thank U Reaction GIF by The Office

Miłego dnia!

Maja