I zdalnie, i w biurze. Jak wygląda praca w modelu hybrydowym?

Model hybrydowy to rozwiązanie, po które sięga dziś coraz więcej pracodawców. A wszystko dzięki COVID-owym powrotom do nowej-starej rzeczywistości. Co tak naprawdę oznacza, z jakimi wyzwaniami i przewagami się wiąże?

Praca w modelu hybrydowym, czyli co?

Hybrydowy model pracy zakłada łączenie możliwości pracy zdalnej z pracą stacjonarną. W zależności od firmy, jej kultury, specyfiki pracy, występować może w różnych odmianach, zakładających:

  • Stały podział zespołów pracujących zdalnie i stacjonarnie – rozwiązanie to od lat działa, m.in. w NoFluffJobs, czy Netguru, w których około 40% załogi pracuje w pełni zdalnie, a pozostałe 60% łączy pracę stacjonarną z okazjonalną pracą zdalną.
  • Rotacja – zakłada ona podział zespołu na części i rotacyjną wymianę grup, które pracują w biurze lub w trybie home office. Grupy regularnie (co kilka dni lub tygodni) wymieniają się.
  • Dowolność – zakłada ona zdecydowaną przewagę pracy zdalnej, ze stałym dostępem do biura, gdzie pracownicy mogą odbywać spotkania (wewnętrzne czy zewnętrzne) – w ten sposób od 5 lat działa choćby HRnest, Talent Place, czy Team Up IT Recruitment.

Zalety i przewagi pracy hybrydowej

Myśląc o modelu hybrydowym najczęściej w pierwszej kolejności mówimy o oszczędności czasu pracowników (nie muszą dojeżdżać do biura) i przełożeniu na ich work-life balance, a co za tym idzie efektywność i satysfakcję pracowników. Zwracamy też uwagę na oszczędności kosztów związanych z eksploatacją biura przez samego pracodawcę. Plusów jest jednak zdecydowanie więcej. Model hybrydowy daje większe możliwości rekrutacyjne i ułatwia dotarcie do talentów. Jak przekonuje mnie Aleksandra Kubicka z HR Business Partners w No Fluff Jobs:

“Model hybrydowy pozwala nam na zatrudnienie najlepszych specjalistów na rynku, jednocześnie zapewniając im preferowane warunki pracy (często jest to właśnie praca zdalna).”

Praca w modelu hybrydowym przekłada się też na lepsze relacje z klientami, wspiera kreatywność. Jak zauważa Karol Kapuściński, Head of Sales w No Fluff Jobs:

“Rozproszony, pracujący w terenie zespół jest bardzo blisko klientów. Taka struktura pozwala na lepsze “czucie rynku” i tym samym bardziej precyzyjne diagnozowanie potrzeb klienta. Ta elastyczność, brak przywiązania do jednego miejsca, bycie w ruchu, wizyty u klientów bardzo wspierają kreatywność w codziennej pracy.”

Podstawa pracy w modelu hybrydowym

Model hybrydowy, choć pożądany przez pracowników, nie jest rozwiązaniem dla wszystkich organizacji.

Każda firma rozważająca model hybrydowy powinna zadać sobie pytanie: czy jest gotowa wejść w niego całkowicie? Wymaga on przecież zupełnie nowego myślenia o pracy, ale też o budowie relacji w zespole. U podstaw pracy w modelu hybrydowym nie leżą procesy czy narzędzia, ale zaufanie.

Model hybrydowy niesie za sobą zmianę myślenia na temat funkcji biura. Czy na pewno dalej służy do pracy? Przecież swoje zawodowe obowiązki równie skutecznie pracownik wykonywać może w domu lub w innym, dowolnym miejscu na świecie z dostępem do WiFi (remote, czyli praca zdalna, to stan umysłu). W modelu hybrydowym biura pełnią ważną funkcję integracyjną. Służą do formalnych i nieformalnych, większych i mniejszych spotkań zespołu. Praca w nich to tylko opcja.

Wyzwania modelu hybrydowego

Z pozoru, praca w modelu hybrydowym wydaje się być pozbawiona wad. Niestety, nie ma rozwiązań idealnych. I tak jest w tym przypadku. Przygotowując się do wdrożenia hybrydy, warto pamiętać, że stawia ona przed organizacjami sporo wyzwań. Poniżej omówiłam tylko kilka z nich.

Komunikacja nieformalna

Praca w biurze bardzo sprzyja komunikacji nieformalnej. Pracownicy są tam praktycznie non stop “skazani” na wzajemne interakcje. Spotykają się w przy wejściu, w windzie, na korytarzach, w kuchni, idą razem na spotkanie lub ze spotkania razem wracają. Budując zespół hybrydowy, warto zadbać o rytuały, które umożliwią osobą pracującym w danym momencie zdalnie utrzymanie nieformalnego kontaktu ze współpracownikami. Jak z komunikacją nieformalną radzą sobie firmy? Do dobrych praktyk należą m.in.:

  • Online’owe lub łączone spotkania pracowników przy kawie i herbacie (rano), wspólne jedzenie śniadań, lunchów czy wręcz zdalne imprezy integracyjne (również przy piwie, które zawczasu do domu pracowników wysyła pracodawca)
  • Pytania dodatkowe – to praktyka stosowana przez jeden z zespołów IT w No Fluff Jobs. Jest to czas, w którym po daily, czyli codziennym porannym spotkaniu zespołu deweloperskiego, jedna osoba z zespołu wymyśla pytanie dodatkowe na dowolny temat – może to być życie, marzenia, pasje; co tylko przyjdzie jej do głowy. Następnie cały zespół w kolejności odpowiada na nie. Tylko tyle i aż tyle. To sposób na wzajemne poznanie się, ale przede wszystkim zbudowanie więzi, o którą niekiedy trudno w pracy zespołu hybrydowego. Tego typu pytania zespół stara się zadawać dwa razy w tygodniu. W środy krótkie pytanie typu “Preferujesz kawę czy herbatę?”, a w piątki dłuższe w stylu “Idealny sposób na spędzanie wolnego czasu?” lub “Czy posiadasz jakieś fobie? Opowiedz o nich!”.
  • Sesje tematyczne – przykładem takiego rozwiązania są Coffee Sessions organizowane w Talent Place. Jedno z ostatnich poświęcone było łączeniu zawodu rekruterki i bycia mamą; pracujące w Talent Place mamy spotkały się online i wymieniały doświadczeniem. Podobne rozwiązanie funkcjonuje w Netguru – nazywa się Netguru After Hours.
  • Dedykowane przestrzenie online (np. kanały na Slacku czy grupy na Teamsach). Z rozwiązania takiego korzysta choćby zespół Team Up IT Recruitment, który stworzył na swoich Teamsach pokoje,  codziennie wita i żegna się w nich jak w biurze. Ma też dedykowany chillout room, w którym pracownicy udostępniają sobie memy.
  • Aplikacje wspierające współpracę i integrację pracujących zdalnie pracowników. Jedną z nich jest testowana od jakiegoś czasu przez Netguru apka Donut (zespół wykorzystuje ją w ramach zdalnego onboardingu; aplikacja paruje nowych pracowników na krótkie spotkania przy zdalnej kawie czy lunchu i pozwala im poznać osoby z innych działów firmy)
  • Wspólne aktywności fizyczne pracowników – obejmują choć online’owo – offline’owe wspólne zajęcia jogi czy fitnessu.
W ramach online’owych spotkania Netguru After Hours pracownicy mogą dzielić się doświadczeniami związanymi z ich hobby czy doświadczeniami. Źródło: materiały Netguru.

Wykluczenie osób pracujących zdalnie

Sam fakt, że część osób jest w biurze, ale część dostępna jest tylko online rodzi przestrzeń do wykluczeń. To problem, z którym mierzył się choćby zespół LiveSpace. Jak opowiada mi Agnieszka Zawadka, zespół zauważył, że zdarzały się spotkania, na których osoby pracujące zdalnie zabierały głos rzadziej niż osoby zebrane razem w salce.

“Odkryliśmy wtedy zależności, które pozwoliły nam wprowadzić kilka usprawnień. Wyzwania, z jakimi zmagały się osoby pracujące zdalnie, polegały m.in. na trudności z zabraniem głosu, kiedy osoby zebrane razem w biurze dyskutowały”

Jak walczyć z wykluczaniem osób pracujących zdalnie? Po pierwsze warto pamiętać, że może ono wystąpić. W LiveSpace, jeśli w spotkaniu ma brać udział choć jedna osoba pracująca zdalnie, reszta nawet jeśli jest obecna w biurze, dołącza do telekonferencji za pomocą swoich laptopów. To prosty sposób na wyrównanie poziomu dyskusji. Bardzo podoba mi się praktyka No Fluff Jobs. Trójmiejski zespół ma w zwyczaju wspólnie i przy pizzy celebrować różne sukcesy biznesowe. W takich sytuacjach pizza zamawiana jest do biura oraz do domów pracowników pracujących zdalnie.

Transparentna komunikacja wewnętrzna

Komunikacja korytarzowa to w wielu firmach najskuteczniejsze narzędzie komunikacji wewnętrznej. W pracy w modelu hybrydowym część osób jest zwyczajnie od niego odcięta. W takiej sytuacji transparentna komunikacja wewnętrzna jest absolutnym must have. Z jakich rozwiązań warto korzystać?

  • Regularne spotkania całego zespołu, podczas których omawiane są aktualne projekty i wydarzenia, a każdy pracownik może zadać nurtujące go pytanie i otrzymać na nie odpowiedź. W LiveSpace odbywają się one co tydzień w piątek i nazywają się “podsumowaniami firmowymi”, w No Fluff Jobs to co miesięczne spotkania “All Hands”, a w Talent Place spotkania “Townhall”.
  • Daily (czyli codzienne odprawy zespołu), planowania działań i retrospekcje, pozwalające podsumować pracę i wyciągnąć wnioski – to oczywiście inspiracje prosto ze SCRUMA (czyli frameworku do zwinnej pracy). W codziennej hybrydowej pracy korzysta z nich choćby LiveSpace. Każde z tych rozwiązań pomaga wyrównać wiedzę w zespole, zaplanować pracę, odpowiednio wcześnie wyłapać, gdzie potrzebne jest wsparcie i wyciągnąć wnioski oraz wprowadzić usprawnienia w pracy i komunikacji.

Agile HR – wszystko, co warto wiedzieć na początek

Docenianie

Docenianie pracowników jest wyzwaniem nawet, gdy cały zespół pracuje w jednym biurze. Co dopiero, gdy działa w systemie hybrydowym. Bardzo fajnym narzędziem, które ułatwi pracę z docenianie są kudosy. Pracownicy w firmach funkcjonujących hybrydowo dają je sobie na komunikatorach (np. na Slacku, czy na Teamsach) lub korzystając z dedykowanych aplikacji takich jak choćby TeamToolbox (o którym niedawno pisałam na blogu)

Przykład kudosów udzielanych sobie przez zespól iSolution przy pomocy narzędzia TeamToolbox.

Przestrzeń na spotkania offline dla całego zespołu

Choć praca w modelu hybrydowym ma mnóstwo zalet, nigdy nie zastąpi spotkań na żywo. Z perspektywy pracowników, takie offline’owe spotkania całego zespołu (bez wyjątków) są bardzo ważne. W Netguru dwa razy w roku organizowane są konferencje dla całego zespołu. Ich stałym elementem są warsztaty i prelekcje prowadzone przez pracowników, którzy zgłosili swoje prezentacje w wewnętrznym procesie “call for papers”. Istotną częścią tego typu wydarzeń jest również integracja: aktywności sportowe, takie jak joga, spływy kajakowe, gry w plenerze oraz wspólne imprezy. Konferencja składa się także z oficjalnej kolacji, gali nagród, sesji AMA (ang. Ask Me Anything – zapytaj mnie o cokolwiek) i wielu innych atrakcji.

W tym roku wyjątkowo, ze względu na pandemię COVID-19 offline’owe spotkanie całej firmy również odbędzie się online. Atrakcji dla wszystkich pracowników na pewno nie zabraknie.

O roli spotkań w świecie rzeczywistym, mimo pracy w modelu hybrydowym mówi też Kamila Krzyżanowska z HRnest.

“Dotychczas staraliśmy się regularnie spotykać offline: czy to na kręglach, czy rozwiązując zagadki w escapie roomie, czy w ramach wigilii firmowej. Ubiegłej jesieni wzięliśmy też udział w świetnej akcji “Do Nasadzenia”, podczas której odtwarzaliśmy, zniszczony przez nawałnicę, las na Kaszubach”

A co Wy sądzicie o modelu hybrydowym?

Jak zwykle ciekawa jestem Waszych doświadczeń z pracą w modelu hybrydowym. Jakie są jej plusy? A jakie minusy? Czy możecie podzielić się dobrymi praktykami funkcjonującymi w firmie? Śmiało zostawiajcie swoje komentarze poniżej! A jeśli post Wam się spodobał, to nie czekajcie ani chwili i po prostu udostępnijcie go dalej.

Na sam koniec, chciałabym bardzo podziękować za pomoc w przygotowaniu tego tekstu: Aleksandrze Kubik z Talent Place, Kamili Krzyżanowskiej z HRNest, Agnieszce Zawadce z LiveSpace, Marcie Hebdzie i Aleksandrze Niechciał z Netguru, Mateuszowi Smoczyńskiemu z Team Up IT Recruitment oraz Aleksandrze Kubickiej, Maćkowi Staniewskiemu-Łopaczowi i Karolowi Kapuścińskiemu z No Fluff Jobs. Każda z tych osób pracuje w modelu hybrydowym od lat i zgodziła się podzielić ze mną swoimi doświadczeniami. Drodzy, gdyby nie Wy, Wasze doświadcenia i fantastyczne wskazówki ten tekst pewnie by nie powstał. Dziękuję!

Miłego dnia

Maja