Czy biura są nam jeszcze potrzebne?

Zachłyśnięcie się przez pracodawców pracą zdalną trwa. Google i Facebook informują pracowników, że mogą pracować zdalnie do 2021 r. Twitter umożliwia pracownikom pracę z domu „na zawsze”. Dzielnice biurowe na całym świecie przypominają coraz bardziej miasta duchów. Wyjątkowo aktualne zdaje się być dziś pytanie: czy biura są nam jeszcze w ogóle potrzebne?

Rozumiem powszechny dziś zachwyt nad pracą zdalną. Ma ona przecież przełożenie na wiele aspektów biznesu. Po pierwsze, to ogromne oszczędności – potencjalny najem mniejszej powierzchni, niższe koszty zapewnienia dostępu do biura i jego utrzymania. Po drugie – to nowa perspektywa dla rekrutacji – w pozyskiwaniu talentów ograniczeniem nie będzie lokalizacja biura czy skłonność do relokacji wymarzonego kandydata. Oczywiście są też doświadczenia samych pracowników – jak deklarują (praktycznie w większości dostępnych badań) praca zdalna to większy komfort ich życia, większa produktywność i elastyczność.

I to wszystko brzmi świetnie, układa się w jedną piękną, bezbiurową historię o pracy, gdyby nie jedno ale…

…biura są pracodawcom potrzebne. Co więcej, potrzebują ich też sami pracownicy (choć mogą sobie z tego jeszcze nie zdawać sprawy).

I zdalnie, i w biurze. Jak wygląda praca w modelu hybrydowym?

9 na 10 pracowników w Polsce chce mieć dostęp do biura

W “The New York Times” ukazał się niedawno tekst Jennifer Senior pod wiele mówiącym tytułem “Farewell, Office. You Were the Last Boundary Between Work and Home”. W podobnym tonie żegna się z biurem w Financial Times Lucy Kellaway. Ich stosunek do powierzchni biurowych potwierdzają Polacy. Jak pokazują badania Pracuj.pl tylko co 10 pracownik nad Wisłą chce pracować w całości zdalnie.

Pozostałe 90% respondentów deklarowało, że chce mieć dostęp do biura. Oczywiście w różnym zakresie.

40% chce mieć możliwość przychodzić do biura raz w tygodniu, a 39% pracować zdalnie kilka razy w miesiącu, a pozostałe 11% chce pracować wyłącznie w biurze.

Raport: Praca w dobie koronawirusa, Pracuj.pl Źródło: http://media.pracuj.pl/presskits/praca-w-dobie-koronawirusa-raport-pracuj-pl

Czyżby pracownicy podświadomie czuli, że praca w biurze ma wiele korzyści. Nawet jeśli o części z nich aktualnie nie pamiętają?

Co sprawia, że grupy odnoszą sukces?

Jak przekonuje w swojej książce “The Culture Code. The Secret of Highly Successful Groups” Daniel Coyle to właśnie bezpośredni kontakt fizyczny sprawia, że skuteczność i efektywność różnego rodzaju grup wchodzi na zupełnie nowy poziom. Co rozumie przez kontakt fizyczny?

To siedzenie blisko siebie podczas spotkań, często w kołach. To nieustający kontakt wzrokowy. To niezliczone uściski, piątki, żółwiki.

Oczywiście, te aktywności fizyczne skuteczne grupy uzupełniają dynamicznymi, ale krótkimi, pełnymi energii rozmowami, w których praktycznie każdy zabiera głos. Cecha charakterystyczna tych rozmów to mnóstwo pytań, umiejętność aktywnego słuchania i mnóstwo śmiechu. Ten miks interakcji sprawia, że w zespole pojawia się coś, co powszechnie nazywamy chemią.

Inteligencja zbiorowa powstaje dzięki interakcjom bezpośrednim

Jak przekonują badania MIT Human Dynamics Lab bezpośredni kontakt i sposób rozmów pomiędzy członkami poszczególnych zespołów ma bezpośredni związek z powstawaniem tzw. zbiorowej inteligencji w organizacji. Jak przekonuje Alex “Sandy” Pentland z samego stylu rozmowy, tego czy pracownicy prowadzą je bezpośrednio, czy głównie przez komunikatory, na jakiej przestrzeni można wywnioskować, które zespoły będą odnosić większe sukcesy, a które… nie. Pentland wyróżnia 5 cech skutecznych zespołów:

  1. Każdy w zespole w równej proporcji mówi i słucha. Wypowiedzi uczestników dyskusji są krótkie i zwięzłe.
  2. Uczestnicy rozmawiają podczas spotkań bezpośrednich, a ich konwersacje i gesty są energiczne.
  3. Współpracownicy kontaktują się ze sobą bezpośrednio, a nie za pośrednictwem przełożonych/liderów zespołów.
  4. Członkowie utrzymują ze sobą ciągły kontakt za pomocą oficjalnych i nieoficjalnych kanałów komunikacji.
  5.  Członkowie zespołów opuszczają je, wchodzą głębiej w organizację i wracają do współpracowników z dodatkowymi informacjami.

Talent poszczególnych członków zespołu ma dużo mniejszy niż moglibyśmy przypuszczać wpływ na ich skuteczność. Kluczem do budowy inteligencji zespołowej jest sposób komunikacji. Najbardziej wartościowa jest komunikacja bezpośrednia, najmniej – komunikacja mailowa, SMS czy ta prowadzona z pomocą komunikatorów internetowych.

Przestrzeń wspiera kompetencje komunikacyjne pracowników

W swoich badaniach Pentland podkreśla, że

menedżerowie nie doceniają przełożenia bezpośrednich interakcji pracowników w biurach na osiągane przez nich wyniki biznesowe.

Jako przykład przywołuje doświadczenia jednego z amerykańskich software house’ów, który chciał promować komunikację wśród pracowników inwestując w spotkania poza biurowe, takie jak wspólne wyjścia na piwo. Niestety nie przynosiły one oczekiwanych efektów. Dużo większe przełożenie na rozwój komunikacji pracowników miała przebudowa firmowej kuchni oraz dobór nowych mebli, wymuszających rozmowy pomiędzy pracownikami – małe kilkuosobowe stoliki, zastąpiły w niej długie, kilkunasto-, a nawet kilkudziesięcioosobowe stoły, które po prostu zmuszały do nieformalnych interakcji.

Dlaczego biura są nam jeszcze potrzebne?

Podwaliny dla kultury

Jeśli zastanowić się głębiej na sposobem funkcjonowania inteligencji zbiorowej w firmach na całym świecie, okazuje się, że nasze zachowania jako pracowników nie różnią się zbytnio od zachowań małp w dżungli. Kiedy jedna małpa jest podekscytowana, potrzebuje pomocy, czy jest zagrożona, swoje charakterystyczne dla danego gatunku zachowanie, podbija komunikatami dźwiękowymi. Ten miks przyciąga do niej inne małpy ze stada. Od tego momentu zwierzęta współpracują. Tak działa właśnie inteligencja zbiorowa. Również u ludzi. Samo usłyszenie czegoś, rzadko powoduje zmianę zachowania. Co innego, gdy jesteśmy obok ludzi, którzy do nas mówią. Widząc ich mimikę, sposób gestykulacji, nasze zachowanie może zmienić się od razu. To fenomen bezpośredniego kontaktu między ludźmi. Dzięki niemu kształtuje inteligencja grupowa. A ona daje podwaliny kulturze organizacji.

Funkcje biur przyszłości

W świecie (post) COVID-19 biura będą jednak odgrywać dużo więcej ról:

  • hub społecznościowy – jedna z uczestniczek moich szkoleń opowiadała mi kiedyś o znajomej, która jako jedyna z zespołu pracowała zdalnie, mimo to regularnie, raz w tygodniu wpadała do biura. Dlaczego? Żeby napić się ze wszystkimi kawy i po prostu pogadać. I nie możemy tej funkcji bagatelizować. Żadne online’owe pogaduszki, nie zastąpią dyskusji w kolejce do firmowego ekspresu czy wymiany zdań podczas lunchu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że biura przyszłości odegrają jeszcze większą niż dotychczas rolę w integracji pracowników.
  • miejsce do pracy cichej – nastawienie do ciągłej pracy zdalnej w dużej mierze zależy od warunków, jakie pracownicy mają w domach (czy mają gabinet, a może za ich biurko robi deska do prasowania, czy są w domu sami, a może dzielą go z partnerem, rodzicami lub co gorsza dziećmi)
  • przestrzeń do pracy grupowe – wraz z rosnącą rolą zwinnej metodyki pracy (nie tylko w zespołach IT), pracami warsztatowymi, grupowymi, w biurach potrzebne będą miejsca właśnie do prac grupowych, a konkretnie wspólnego finalizowania projektów, procesów. Miejsce, gdzie (nawet kilkunastoosobowy zespół) będzie mógł wspólnie spędzić czas dzieląc się wnioskami, wątpliwościami i konkluzjami.
  • miejsca do spotkań – oczywiście część spotkań już na stałe przeniesie się do świata online, potrzeba salek konferencyjnych będzie jednak cały czas rosła. Zarówno tych małych 1-, 2- osobowych, w których można odbyć telekonferencję, jak i tych większych, w których odbywać się będą całkowicie offline’owe lub hybrydowe spotkania.
  • miejsca do nauki i wymiany wiedzy – choć jako trener i szkoleniowiec wiem, że można uczyć się online, wiem też, że warto uczyć i wymieniać się wiedzą offline. Za tą formą tęsknią również pracownicy. Biura przyszłości spełniać będą więc też rolę hubów edukacyjnych, w których pracownicy będą spotykać się i wymieniać się wiedzą.

A co Wy sądzicie o przyszłości biur?

Wiem, że rewolucji pracy zdalnej nie da się zatrzymać. Ale nie powinna ona oznaczać końca biur. Inaczej jesteśmy na prostej drodze, by nasze kilkudziesięcio-, kilkuset czy kilkutysięczne zespoły zmienić w regularnie współpracujących ze sobą freelancerów. To perspektywa, która rysuje się na horyzoncie zbytniego zachłyśnięci się pracą zdalną.

Jak zwykle ciekawa jestem Waszych refleksji nad przyszłością biur, a może doświadczeń z powrotami do biur? Jakie są ich plusy? A jakie minusy? Śmiało zostawiajcie swoje komentarze poniżej! A jeśli post Wam się spodobał, to nie czekajcie ani chwili i po prostu udostępnijcie go dalej.

Miłego dnia!
Maja