Zaangażowanie hiring managerów w rekrutację – czy to możliwe?

Wielu rekruterów narzeka na zaangażowanie hiring managerów w procesy rekrutacyjne. Paradoksalnie są oni często największą blokadą w pozyskaniu nowego pracownika. Jak to zmienić? Jak uczyć biznes trudnej sztuki rekrutacji i włączać hiring managerów w trwające procesy.

Rola hiring managera, czyli osoby odpowiedzialnej za rekrutację po stronie biznesu (lub prościej mówiąc po prostu – przyszłego szefa) jest w procesie pozyskiwania talentów kluczowa. Bo choć hiring manager, nie prowadzi procesu samodzielnie, może stać się głównym argumentem, dla którego kandydat zaaplikuje do organizacji, a później przyjmie (bądź nie) ofertę pracy.

Hiring manager a efektywność rekrutacji

Kiedy analizowałam wyniki ostatniego badania “Efektywność rekrutacji” przeprowadzonego przez eRecruiter zaskoczył mnie rozdźwięk pomiędzy ogólną oceną procesów a ogólnym poziomem znajomości zasad rekrutacji przez menedżerów i ich zaangażowaniem. Wśród najpopularniejszych wskaźników efektywności znajdują się:

  • liczba aplikacji (64%),
  • czas rekrutacji (57%),
  • liczba kandydatów pozyskanych z poszczególnych źródeł (54%).

Na satysfakcję menedżera (bądź co bądź, obok kandydata, jednego z dwóch głównych interesariuszy procesu) zwraca uwagę tylko 24% ankietowanych, a czas reakcji menedżera na przesłane aplikacje bada tylko 17% firm. Co ciekawe, a pokazują to inne badania, czas jaki hiring managerowie poświęcają na analizę CV, jest najdłużej trwającym etapem całego procesu rekrutacji.

Recruitment Process Bottlenecks

A przecież:

zaangażowanie hiring managera w rekrutację ma bezpośrednie przełożenie zarówno na efektywność, jak i szybkość całego procesu.

W jaki sposób angażować menedżerów w rekrutację?

Wydłużony czas oczekiwania na ocenę kandydatów przez menedżerów to dla zespołów HR prawdziwe wyzwanie. I bez wątpienia nie jest to stan, nad którym powinny one przechodzić do porządku dziennego. Co z tym fantem zrobić?

Edukuj!

Jeśli chcesz, aby Twoi hiring menedżerowie byli zaangażowani w procesy rekrutacji, musisz więcej czasu poświęcić na ich edukację. Jakie sposoby są najskuteczniejsze?

  • Spotkania one-to-one. Np. briefingi rekrutacyjne, podczas których omawia się potrzeby i oczekiwania stron zaangażowanych w proces rekrutacyjny (o tym, jak się do nich przygotować, pisała jakiś czas temu Kasia Tang).
  • Mapowanie i układanie na nowo procesu rekrutacji wspólnie z hiring managerem. Moje doświadczenia pokazują, że z jednej strony otwierają oczy na potrzeby i oczekiwania kandydatów, a istniejące dotychczas procesy (np. przeciągający się czas analizy rekomendowanych CV) zderzają z rzeczywistością rynku (w wielu branżach kandydaci znikają z rynku po kilku/kilkunastu dniach).  O tym, jak ten proces wygląda, pisałam w tekście poświęconym mapowaniu doświadczeń.
  • Bazy wiedzy. Czyli miejsca, w których każdy hiring manager (a tak naprawdę każdy pracownik) znajdzie informacje na temat sposobu prowadzenia procesu rekrutacyjnego. Ciekawy przykład, o którym kilka dni temu opowiadał na webinarze PSZK zespół T-Mobile jest baza wiedzy stworzona na Confluence. Managerowie znajdą tam najważniejsze informacje (np. przykłady ciekawie napisanych ogłoszeń czy odpowiedź na pytanie, jak „wyklikać” zatrudnienie), pigułki wiedzy (np. przewodnik po LinkedIn), szkolenia e-learning dla menedżerów (nowych albo chcących nad czymś popracować).
Tak wygląda baza wiedzy stworzona w Confluence przez zespół T-Mobile.

 

  • Materiały wspierające – checklisty, infografiki, raporty. Właśnie po ten ostatni format sięgnął zespół Future Processing (na LinkedIn pisała o nim Karolina Kwaśniewska) Dokument dystrybuowany był wewnątrz organizacji i wśród klientów.
Strona tytułowa raportu “Behind the HR processes” autorstwa Future Processing.

Bądź w stałym kontakcie

Edukacja będzie najbardziej skuteczna, jeśli hiring manager zostanie po prostu na stałe włączony w proces rekrutacji. W Future Processing stały kontakt utrzymywany jest na kilku poziomach. Raz w tygodniu rekruter spotyka się z hiring managerem, by omówić każdy obszar rekrutacji, obecny lejek rekrutacyjny i priorytety. Oprócz tego zespół na bieżąco (raz dziennie) aktualizuje wizualizację lejka, która dostępna jest w wewnętrznym systemie Power BI. Informacje są wyselekcjonowane, więc hiring manager nie musi wyszukiwać ich w ATS, w którym często nie czuje się komfortowo.

Hiring managerowie w Future Processing mają na bieżąco dostęp do wizualizacji lejka rekrutacyjnego.

Przekazuj odpowiedzialność

Jak przekonuje w książce “Agile People” Pia-Maria Thoren rekrutacja to wspólna odpowiedzialność wszystkich pracowników. Czy zgodnie z duchem Agile możliwe jest przekazywanie odpowiedzialności za procesy rekrutacyjne na poszczególnych hiring managerów? Jak pokazuje przykład T-Mobile, który zwinną metodologię wdraża w zespole HR od kilku miesięcy – jak najbardziej tak. Managerowie są zachęcani do tego, by samodzielnie prowadzić spotkania, składać ofertę czy odpowiadać rekruterom na przesłaną shortlistę kandydatów tego samego dnia. Ostatecznym weryfikatorem takiego podejścia są badania doświadczeń kandydatów. A ten od momentu sukcesywnego przekazywania odpowiedzialności na ręce managerów poszybował naprawdę wysoko. NPS wśród kandydatów zatrudnionych to 80, a wśród osób niezatrudnionych to 70.

Bardzo inspirującą praktykę w tym obszarze stosuje zespół Netguru. To “Cooperation Matrix”, na który składa się czternaście obszarów współpracy. Zgodnie z zasadami opisanymi w obszarze “Sourcing & Network”, hiring manager w Netguru:

  • samodzielnie zaprasza wyselekcjonowanych wcześniej kandydatów do udziału procesie rekrutacji (wysyłając im na przykład bezpośrednią wiadomość na LinkedIn)
Przykład wiadomości-zaproszenia, którą Mateusz Czajka z Netguru wysyłał do kandydatów. Pamiętajcie, że takie podejście ma widoczne przełożenie na response-rate ze strony kandydatów. Kto bowiem zignoruje zaproszenie do rekrutacji wysłane przez potencjalnego, przyszłego szefa?

 

  • aktywnie wykorzystuje swoją sieć kontaktów na LInkedIn i zachęca do składania aplikacji. Hiring managerowie w Netguru tworzą, m.in. rozmaite posty przekierowujące do strony z ogłoszeniem. W nomenklaturze firmy funkcjonują one jako “haikus” – urocza nazwa, prawda? Co ciekawe, publikują je zarówno menedżerowie niższego, jak i najwyższego szczebla.
Przykłady haiku tworzonych na Linkedin przez hiring managerów w Netguru

 

Wiedza hiring managera i zespołu, do którego Netguru prowadzi rekrutację wykorzystywana jest również w tworzeniu treści promujących ogłoszenie, ustalaniu najmocniejszych punktów oferty czy publikowania tzw. testimonials lub success stories

Badaj doświadczenia

Pracodawcy poświęcają mało uwagi badaniom doświadczeń interesariuszy procesów rekrutacji – tak kandydatów, jak i hiring managerów.  A przecież punkt widzenia zależy zawsze od punktu siedzenia. Dlatego do tworzenia naprawdę efektywnych procesów rekrutacji potrzebujemy perspektywy 3 stron: rekrutera, kandydata i hiring managera.

Dlatego do badania doświadczeń kandydatów dodać należy weryfikację doświadczeń hiring managerów. Z jakich narzędzi badawczych skorzystać? Zespół T-Mobile analizuje je za pomocą ankiety NPS (ich wynik to 90!). Narzędzie to jednak sprawa drugorzędna. Dużo ważniejsza jest sama chęć wysłuchania feedbacku. Pamiętaj, że takie badanie to nie tylko mierzalny sposób oceny pracy zespołu rekrutacyjnego, to również:

  • źródło pozyskania wiedzy nt. rekrutacyjnych/procesowych preferencji hiring managerów, czy sposób na zebranie rynkowych dobrych praktyk;
  • swoisty wyraz szacunku wobec osób z biznesu zaangażowanych w proces i dowód na ciągłą pracę nad procesem.

Badanie candidate experience: 3 sposoby na zbieranie feedbacku od kandydatów

A jak wygląda współpraca z hiring managerem w Twojej firmie? Może chcesz podzielić się ze mną swoimi dobrymi praktykami? Śmiało zostaw swój komentarze poniżej lub wyślij do mnie wiadomość prywatną. A jeśli post po prostu Ci się spodobał, nie czekaj ani chwili i po prostu udostępnij go dalej.

Miłego dnia!
Maja