Jestem poza biurem! Czy autoresponder może budować markę pracodawcy?

Mamy lato. A skoro lato, to i urlopy. Mało co łączy się z nimi tak silnie, jak autorespondery pracowników informujące o nieobecności. Czy automatyczne odpowiedzi mogą służyć jako narzędzie budowy marki pracodawcy?

Nasze życie składa się z momentów. Krótka chwila, a my śmiejemy się do rozpuku, albo krzyczymy z wściekłości, unikamy wzroku rozmówcy albo przyglądamy się mu uważnie.

Dokładnie w ten sam sposób budowane są doświadczenia kandydatów i pracowników. Wpływ mają na nie, nie tylko wielkie, drogie kampanie promocyjne, ale drobne momenty, które w komunikacji nazywane są punktami styku.

Lubię patrzeć na nie jak na momenty przełomowe, które często zmieniają nastawienie czy sposób myślenia o drugiej stronie. Może być nim potwierdzenie otrzymania CV, wysyłane do kandydata zaraz po zaaplikowaniu (dobre praktyki w tym obszarze opisywałam tutaj), może być to informacja zwrotna na temat rozmowy rekrutacyjnej, a może być to… autoresponder informujący o urlopie. Nie, to nie żart.

Candidate experience – 3 drobne zmiany

Autoresponder urlopowy jako punkt styku z kandydatami

W moim prywatnym rankingu, autoresponder informujący o nieobecności od lat otwiera zestawienie najgorszych, najnudniejszych, najbardziej oczywistych i najczęściej ignorowanych wiadomości biznesowych.

Co więcej, pracodawcy nie patrzą na niego jako na potencjalne narzędzie komunikacji employer brandingowej. A przecież jego zasięg może być naprawdę imponujący.

Czy wiecie, że statystyczny pracownik otrzymuje codziennie 121 maili?  W ciągu 5 dniowego urlopu uzbiera się ich więc ponad 600. W zależności od ustawień programu pocztowego każdy z nadawców otrzyma minimum jedną informację o nieobecności.

Będzie to odpowiedź, która przyjdzie niemal natychmiast po wysłaniu e-maila, więc naturalnie ma szansę wzbudzić ciekawość. Czy widzicie już drzemiący w niej potencjał komunikacyjny?

Autoresponder urlopowy to nośnik komunikacyjny

Prócz swojej głównej funkcji, autoresponder urlopowy może pomóc w niewymuszonej edukacji na temat kultury organizacji. Napisany z pomysłem, na pewno wywoła na twarzy odbiorcy uśmiech, pozytywne zaskoczenie. A te zgodnie z teorią przyczepności idei Dana i Chipa Heathów sprawiają, że łatwiej, szybciej i skuteczniej zapamiętujemy otrzymany komunikat.

Bee Talents i ich wyjątkowa autoresponderowa kultura

Tak, autoresponder uchyla drzwi do kultury organizacji. Te kilka zdań może pokazać, czy firma daje pracownikowi wolność, zostawia przestrzeń na własną inicjatywę, jaki jest język oraz styl, w którym pracownicy ze sobą rozmawiają, czy w ich firmowym DNA jest poczucie humoru i tak dalej… i tak dalej… Nagle okazuje się, że prosty autoresponder daje pogląd na kulturę organizacji i obowiązujące w niej wartości. Dobrze pokazuje to przykład Bee Talents, czyli agencji rekrutacyjnej specjalizującej się w branży IT. Cenię ich nie tylko za wiedzę, ale również za styl i poziom komunikacji, która jest bardzo miękka, bezpośrednia i… niezwykle miła. Przyznaję, że do zajęcia się tematem autoresponderów urlopowych natchnął mnie poniższy mail od Marty Kamińskiej-Królak.

To autoresponder, który nie tylko informuje o nieobecności, ale też… pokazuje kulturę Bee Talents – są bezpośredni, mają poczucie humoru, dbają też o swój czas wolny, ale to też profesjonaliści – edycja wiadomości jest bez zarzutu, nie sądzicie?

Szybko okazało się, że dobrych praktyk w Bee Talents mają więcej 🙂 Wszystkie są w pewnym sensie przedłużeniem kultury organizacji – nastawionej na otwartość, partnerstwo, przestrzeń dla własnych inicjatyw i po brzegi wypełnionej autentycznym entuzjazmem.

Ewelina Sobocińska z Bee Talents tworzy urlopowe autorespondery rymowane. Nie można się nie uśmiechnąć 🙂

Daimler i ich autoresponderowy efekt WOW

Tematem urlopowych autoresponderów swoich pracowników kilka lat tematu zajął się niemiecki Daimler. Producent samochodów w 2017 roku wdrożył politykę e-mailową „Mail on Holiday”, która gwarantuje, że pełne wykorzystanie urlopowego czasu przez jej pracowników, bez obawy o przepełnienie skrzynki odbiorczej po powrocie. Jak to możliwe?

Pracownicy mogą ustawić automatyczne usuwanie wiadomości e-mail, które otrzymają podczas nieobecności.

Autoresponder informujący o nieobecności pracownika Daimlera brzmi mniej więcej tak:

Rozwiązanie zastosowane w Daimlerze jest wyjątkowe z kilku powodów.

  • Po pierwsze, buduje ono pozytywne doświadczenia pracowników (Sabrina Schrimpf, rzecznik prasowy Daimlera w rozmowie z CNBC przyznała, że testy rozwiązania rozpoczęto na wniosek samych pracowników, którzy czuli się przeciążeni samą świadomością nadmiaru maili czekających na nich po urlopie). Rozwiązanie chwali w swoim wystąpieniu TED Adam Alter, który przekonuje, że taka polityka wspiera wyznaczanie ram pomiędzy pracą a życiem prywatnym i dodatkowo motywuje pracowników do odcięcia się do ekranów.

  • Po drugie, autoresponder “przy okazji” przekazuje informację o kulturze firmy i panujących w niej zasadach na zewnątrz. Budowanie świadomości marki pracodawcy dzieje się właściwie bezkosztowo. Autoresponder sprawia, że jego odbiorca często nie zdając sobie nawet sprawy zatrzymuje się, myśli “wow, to ciekawe” i zastanawia się jak wygląda praca w firmie, która ma takie praktyki. Być może nie zdecyduje się on zmienić pracy od ręki, nie weźmie udziału w pierwszej lepszej rekrutacji. Nie zmienia to faktu, że haczyk został złapany.

Czy powinna to wprowadzić każda firma?

Czy powyższy styl komunikacji to rozwiązanie dla każdej firmy? Oczywiście, że nie! Każdy przykład czy rekomendację warto przesiać przez Wasze własne organizacyjne sito. Nie oznacza to, że powinniście zakładać, że to się nie uda. Od czego warto zacząć?

  1. Pierwszy krok (jak w każdym działaniu) to analiza sytuacji wyjściowej. Warto zastanowić się jak z zasady wyglądają autorespondery w firmie? Być może macie wśród pracowników niepokorne dusze, które przecierają już szlak autoresponderowej kreatywności?
  2. Po drugie warto zastanowić się… czego tak naprawdę chcecie? Czy zależy Wam na zmiękczeniu języka, popracowania nad stylem treści autoresponderów? A może zależy Wam na tym, by pracownicy dodawali tam konkretne informacje? Zespół HR z automatu może dodawać do autorespondera link do nowej, firmowej zakładki kariera, a hiring managerowie linki do trwających w ich zespołach procesów rekrutacyjnych
  3. Po trzecie, warto pomysł prac nad autoresponderami zderzyć z grupą docelową, czyli… pracownikami. Cóż z tego, że dla Was ten pomysł brzmi świetnie, jeśli oni go nie poczują. Pamiętajcie, że nie ma nic na siłę!
  4. Dopiero teraz czas na działanie: może wewnętrzny konkurs na najfajniejszy autoresponder? Może warsztaty z luźniejszego, niekorporacyjnego pisania dla pracowników (przyda się również przy okazji maili), a może… coś jeszcze innego?

Mała rzecz, a cieszy

Projekt pracy nad autoresponderami z pozoru może wydawać się błahy. Pewnie macie dziś na głowie wiele ważniejszych spraw. Z drugiej jednak strony, takie małe rzeczy, często potrafią zrobić naprawdę dużą różnicę. I pozytywnie zaskoczyć 🙂

Ciekawa jestem Waszego podejścia do autoresponderów informujących o nieobecności.

  • Czy w ogóle traktujecie je jako punkt styku w komunikacji employer brandingowej?
  • Czy widzicie w nich potencjał?
  • A może mamy w Polsce firmy, które wdrożyły już podejście Daimlera i zachęcają do automatycznego usuwania maili w czasie urlopu pracowników?

W razie pytań – wiecie gdzie mnie znaleźć. A jeśli spodobał się Wam ten post, zostawcie po sobie ślad: skomentujcie lub udostępnijcie. Będzie mi bardzo miło 🙂

Miłego dnia!

Maja