Wszystkie powody, dla których nie warto dawać feedbacku kandydatom

Kandydaci chcą znać powody niezakwalifikowania się do dalszego etapu procesu rekrutacyjnego. Niestety zdecydowana większość z nich nie wie, dlaczego odpadli z procesu rekrutacji. Rodzi to mnóstwo frustracji i (w mojej opinii) tylko wzmaga pasywną postawę kandydatów na rynku pracy. Ale może pracodawcy mają rzeczywiście powody, które usprawiedliwiają ich milczenie w procesach rekrutacyjnych? Sprawdźmy!

3 drobne zmiany, które wprowadzą wielką różnicę w doświadczeniach kandydatów

Powód nr 1: kandydatów negatywny feedback tylko… rozjusza

Osoby prowadzące rekrutację (zarówno ze strony HR jak i biznesu) często obawiają się reakcji kandydatów na negatywną informację zwrotną. I ja nawet ten strach rozumiem. Hasło “informacja zwrotna” odmieniamy dziś przez wszystkie przypadki.

Wiemy, że dla osób ubiegających się o pracę jest ona bardzo ważna, słyszmy narzekania kandydatów, że “rekruterzy w ogóle je nie udzielają, a tak bardzo jej potrzebujemy”. Jak każdy kij, ten o nazwie “informacja zwrotna” ma jedna dwa końce. Osoby prowadzące procesy rekrutacyjne mają duży problem z jej dawaniem, a kandydaci z jego przyjmowaniem.

Zawsze powtarzam, że kandydat to po prostu klient, a wiemy dobrze, że Ci bywają awanturujący się.

Ten fakt nie powinien być jednak wymówką przed dawaniem feedbacku. A raczej zachętą do ciągłej pracy na jego dawaniem. Potrzebują tego zespoły HR, potrzebują pracownicy każdego innego działu. Ale, być może warto zrobić coś jeszcze – przemodelować proces rekrutacji na taki, który ułatwi nam dawanie feedbacku konstruktywnego, w którym odnosimy się do konkretnych kompetencji i zachowań. Możemy to zrobić dzięki:

  • dodaniu do formularza rekrutacyjnego pytań selekcyjnych. Mogą one dotyczyć wykształcenia, posiadanych uprawnień czy niezbędnych certyfikatów, poziomu znajomości języka obcego, preferowanych godzin pracy (jeśli praca ma charakter zmianowy) czy preferowanego wynagrodzenia.
  • wykorzystaniu symulacji czy bardzo ciekawych (w mojej opinii) kompetencyjnych testów sytuacyjnych. To narzędzie pomiarowe opiera się na serii dylematów, zaprojektowanych tak, aby skutecznie mierzyć jakość sądów osoby badanej w sytuacjach związanych z określonym stanowiskiem pracy (jeśli chcielibyście o nich więcej przeczytać polecam gorąco książkę “Kompetencyjne testy sytuacyjne w rekrutacji, selekcji i ocenie pracowników” autorstwa Marianny Król, Piotra Prokopowicza i Grzegorza Żmudy)

Formularz aplikacyjny z efektem WOW

Z moich obserwacji wynika, że ten negatywny feedback jest w zdecydowanej większości przypadków przyjmowany pozytywnie. Ba! On jest sposobem do budowania pozytywnych wrażeń kandydatów. Wciąż daje go tak mało firm, że kandydaci przyjmują go… z pozytywnym zaskoczeniem (potwierdzają to choćby liczne przykłady, którymi na Linkedin dzieli się Adrian Obzejta z Coral Travel)

Powód nr 2: to bardzo czasochłonne

Cóż, często trudno dyskutować również z tym argumentem. Szczególnie, jeśli mamy do czynienia z rekrutacjami masowymi. Ale! Skoro działy marketingu, sprzedaży i obsługi klienta potrafią poradzić sobie  z masową komunikacją z klientami (prowadzoną mailowo, telefonicznie czy w social media), to bez wątpienia są również rozwiązania typowo HR-owe, które ułatwią masową komunikację z kandydatami. Mam tu na myśli oczywiście ATSy, które dzięki możliwości tworzenia szablonów, sprowadzają wysyłanie wiadomości do kilku kliknięć.

W kontekście informowania kandydatów szczególnie ważna może okazać się z kandydatami odrzuconymi na pierwszym etapie. To oni stanowią prawdziwą masę krytyczną, która (ze swoimi doświadczeniami z procesu rekrutacyjnego w Waszych firmach) wraca na rynek pracy. A swoimi opiniami będzie dzielić się z innymi.

Jest to tym bardziej istotne, że liczba kandydatów na rynku pracy nie będzie rosnąć. Według szacunków PWC do 2025 roku brakować będzie w Polsce 1,5 miliona kandydatów! Szansa na to, że do lejka rekrutacyjnego Waszej firmy wpadnie kandydat, z którym już na swojej HR-owej drodze mieliście do czynienia rośnie z każdym dniem. Kiedyś ten mógł to być zaczynający swoją karierę, niedoświadczony kandydat, dziś to specjalista, którego potrzebujecie.

Problem w tym, że dzisiejsze postawy kandydatów budują ich poprzednie rekrutacyjne doświadczenia. A one w zdecydowanej większości nie były dobre.

Prawda jest bowiem taka, że nie ma ważniejszego elementu rekrutacji niż informacja zwrotna do kandydatów odrzuconych z procesu (lub przynajmniej poinformowanie ich o zakończeniu procesu rekrutacji). Prócz względów wizerunkowych i budowy doświadczeń kandydatów, przemawiają za nią jeszcze względy praktyczne. Odrzuceni (niezależnie od etapu rekrutacji) kandydaci powinni być również traktowani jako punkt styku, dla przyszłych pracowników.

Przykład szablonu informacji zwrotnej wysyłanej, wykorzystywanej przez autorkę – Magdę Banks z Tobea, gdy mierzy się z dużą liczbą aplikacji w prowadzonych przez siebie procesach rekrutacyjnych.

Za negatywny feedback grozi pozew

Przyznaję uczciwie, że o ile dwoma pierwszymi wymówkami spotkałam się już już wielokrotnie (pytacie o nie regularnie na szkoleniach, konsultacjach i podczas wystąpień) to o obawie, że negatywny feedback dany kandydatom może zakończyć się pozwem usłyszałam kilka dni temu. I poczułam się jak Tom Cruise.

Zrozumiałam, że tutaj moje kompetencje się kończą. Tu potrzeba głosu prawniczego rozsądku. Odnalazłam go w Hubercie Hajduczeni, adwokacie z DLA Piper. Jak jest zatem z informowaniem kandydatów o powodach ich odrzucenia z procesów rekrutacyjnego?

Jak najbardziej możemy, a nawet powinniśmy przekazywać kandydatom informację zwrotną (korporacyjny feedback) o przyczynach “odrzucenia” ich aplikacji. Nie naraża to pracodawcy na naruszenie jakichkolwiek norm prawnych (w tym słynnego RODO), czy też na pozwy ze strony osób nieprzyjętych do pracy, także dotyczące ochrony dóbr osobistych. Pod jednym, oczywistym warunkiem, że przyczyny odmowy zatrudnienia nie są dyskryminujące.

Jak pewnie dobrze wiecie, art. 183a Kodeksu pracy stanowi, że pracownicy powinni być równo traktowani między innymi w zakresie nawiązania stosunku pracy, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, czy orientację seksualną. Jeśli któreś z powyższych kryteriów stanowiło powód odrzucenia kandydata z procesu rekrutacyjne i zostało mu to przekazane, to bez wątpienia możemy spodziewać się pozwu z jego strony. Ale tylko wtedy. Jak przekonuje Hubert Hajduczenia:

Przyczyny obiektywne, związane z charakterem pracy, czy stanowiskiem (kwalifikacje, doświadczenie itp.), które spowodowały odrzucenie kandydatury jak najbardziej powinny zostać przekazane kandydatom.

Dlaczego powinny? W opinii eksperta możemy wyróżnić dwa powody. Pierwszy, bardziej oczywisty, który był moją pierwszą, naturalną odpowiedź to wizerunek i budowa marki pracodawcy. Dużo ciekawszy i bardziej przekonujący jest jednak drugi argument, który przywołuje mecenas:

Paradoksalnie podanie obiektywnych przyczyn odrzucenia danej kandydatury wręcz zmniejsza ryzyko roszczeń w stosunku do pracodawcy. Po prostu kandydat nie zaczyna domyślać się i podnosić, że został nieprzyjęty do pracy, gdyż pracodawca zastosował np. kryteria dyskryminujące. Wiele problemów, w tym także  prawnych, bierze się z niewiedzy.

I znów wszystko sprowadza się do… komunikacji. A właściwie jej braku.

Wierzę w informację zwrotną

Naprawdę wierzę w informację zwrotną. Niestety wcale nie oznacza to, że jestem jej mistrzynią.

I za każdym razem, gdy jako klient, dostawca lub po prostu człowiek 🙂 polegnę w procesie przekazywania lub przyjmowania informacji zwrotnej (bo powiedzmy sobie to szczerze – jest to baaaardzo trudne) utwierdzam się w przekonaniu jak bardzo w procesie rekrutacji jest ona potrzebna.

Jak zwykle, jestem więcej niż ciekawa Waszego zdania, doświadczeń i obaw związanych z feedbackowaniem kandydatów. Podzielicie się nimi?

Miłego dnia!
Maja