Road mapa projektu employer brandingowego. Czy na pewno jej potrzebuję?

Mam wrażenie, że sporym wyzwaniem dla wielu organizacji jest umiejętność patrzenia na realizowane działania w długofalowej perspektywie. Lubimy działać ad hoc. Do głowy wpada pomysł, wszyscy uznają go za genialny, więc… działamy. Oczywiście takie spontaniczne aktywności prowadzone raz na jakiś czas nie zaszkodzą. Na dłuższą metę mogą jednak zaszkodzić. Sposobem na poradzenie sobie z nieuporządkowanymi działaniami jest praca w oparciu o road mapę projektu. 

Design Thinking w HR

Ilu z Was prowadząc swoje projekty czuje się mniej więcej tak…

Korzystanie z road map jest normą m.in. w zespołach IT. Dlaczego warto wprowadzać je również do zespołów HR, czy EB? Przede wszystkim pozwala ona ukierunkować cały zespół pracujący nad projektem na wspólny cel.

Road mapa to nic innego jak (rozbudowany) plan prac, w który wpisane są cele, zasoby, działania, ale też kamienie milowe danego projektu. To swoisty przewodnik po całym procesie, który pozwala trzymać go w ryzach (oczywiście zakładając, że nie będzie to dokument stworzony i następnie schowany do szuflady).

Przede wszystkim jednak road mapa to narzędzie, które:

  • pozwala spojrzeć na projekt w długofalowej perspektywie, z lotu ptaka,
  • może usprawnić komunikację wewnątrz zespołu, zbierając w jednym miejscu wszystkie informacje o projekcie nad którym pracujesz,
  • ułatwi rozwój projektu i wprowadzanie ewentualnych zmian,
  • pomoże komunikować to jak widzisz rozwój danego projektu, ale też jego aktualny status np. podczas spotkań z Zarządem.

Kiedy sięgnąć po road mapę?

Road mapa to rewelacyjne narzędzie, kiedy chcesz zaplanować konkretne działania. Bardzo ważne jest by sięgnąć po niego dopiero w drugiej kolejności. Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy sytuacji wyjściowej (pisałam o tym tutaj), określeniu grupy docelowej (sprawdzi się tu praca na personach), naszych działań oraz wypracowaniu strategii i/lub EVP organizacji (zainteresowanych tematem odsyłam tutaj). Kolejny krok to właśnie road mapa. Trzyma ona w ryzach strategię całego projektu, ale pozwala też na jego systematyczny rozwój krok po kroku.

Kto jest właścicielem road mapy?

Właścielem road mapy powinna być osoba będąca właścicielem danego projektu (w zależności od firmy i wyzwania, z którym się mierzy będzie to więc specjalista EB, HRBP, Manager HR). Dokument powinien być jednak dostępny dla wszystkich interesariuszy i osób realizujących dany projekt (również tych z poza organizacji np. agencji EB, rekrutacyjnych czy firm produkcyjnych).

Elementy dobrej road mapy

Swoje zadania road mapa spełni tylko wtedy, gdy potraktujemy ją jako coś więcej niż zwykły harmonogram działań. Jakie elementy możemy do nie dodać?

  • Wszystkie kluczowe elementy danego projekty i szczegółowe aktywności, które muszą się zadziać, by zostały  zrealizowane. W ramach całorocznego projektu komunikacji ze studentami możesz zaplanować uruchomienie dedykowanego landing page’u, specjalny event na uczelni, działania na Facebooku i Instagramie, ale pamiętaj, że zanim każda z tych rzeczy się wydarzy… Ciebie i Twój zespół czeka ciężka praca. Rozpisz to na nuty!
  • Wskaźniki efektywności działań (KPIs) – czyli mierzalne cele, którym będziemy posługiwać się przy ocenie projektu, ale też rekomendacjach jego rozwoju. Jeśli więc Twoja road mapa dotyczy wdrożenia całorocznej komunikacji EB, a jednym z jej elementów ma być odświeżona zakładka kariera, już na poziomie road mapy określ jej cele główny, ale też kamienie milowe – po 1 kwartalec czy pół roku ( np. wzrost liczby UU, wzrost aplikacji spontanicznych)
  • Osoby odpowiedzialne – przy każdej aktywności warto oznaczyć osoby odpowiedzialne za ich realizację. Usprawni to komunikację wewnątrz całego zespołu.
  • Ramy czasowe – każdy dobry plan działania musi być zamknięty w konkretnej ramie czasowej. Dlatego warto spory projekt (nawet ten 6, 12 czy 18 miesięczny) podzielić na mniejsze segmenty, które staną się waszymi kamieniami milowymi. Łatwiej będzie na nich pracować i oceniać status poszczególnych aktywności, a dzięki temu całego projektu.

Jakich trików warto używać?

Problem z planami, harmonogramami wszelkiej maści jest zawsze jeden – nikt ich nie czyta 🙂 Co zrobić, aby nie było tak w Twoją road mapą?

Po pierwsze – road mapa powinna być na bieżąco (po każdym statusie, spotkaniu roboczym zespołu) aktualizowana. Warto, aby była ona stale dostępna dla wszystkich członków zespołu.

Po drugie – kategoryzuj i korzystaj z kolorów. To prosty sposób na porządkowanie informacji oraz określanie typu aktywności, jego priorytetu czy statusu.

Po trzecie – określaj kamienie milowe i krytyczne dla projektu czy całej organizacji momenty (np. budżetowanie, wprowadzenie na rynek nowego produktu / usługi), które mogą odbić się rykoszetem na Twoim projekcie.

A jak wy planujecie swoje EB-owe, HR-owe i komunikacyjne projekty?

Komunikacja wewnętrzna 3.0

Dajcie znać 🙂

Miłego dnia!