Reboarding mamy po urlopie macierzyńskim

Reboarding, czyli ponowne wdrożenie pracownika po dłuższej przerwie, staje się kluczowym procesem, szczególnie w przypadku mam wracających do pracy po urlopach macierzyńskich czy rodzicielskich. Warto zadbać o odpowiednią adaptację, by pomóc kobietom przełamać obawy związane z powrotem do pracy. Zmiany w firmie, nowe technologie czy procesy mogą przytłaczać, dlatego reboarding ma na celu ułatwienie ponownego wejścia do organizacji. W tekście znajdziesz przykłady organizacji, które skutecznie wspierają swoje wracające po macierzyńskiej przerwie pracownice.

Było już na blogu o offboardingu mamy idącej na urlop macierzyński, czas na reboarding, czyli jej wdrożenie po dłuższej nieobecności.

Czym jest reboarding?

Reboarding (skrót od ang. re-onboarding) to w dosłownym tłumaczeniu ponowne wdrożenie pracownika. Dlaczego musimy go wdrażać drugi raz? Najczęściej z powodu powrotu po dłuższej przerwie, np.:

• chorobie
• pracy w innej firmie i powrocie (czyli możemy reboardingować pracowników boomerangów)
• urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy wychowczym.

I to właśnie ta ostatnia grupa pracownikow, a właściwie pracowniczek jest najczęściej reboardingowana.

Dlaczego warto reboardingować mamy wracające do pracy?

Bo firma w czasie kilku, czy kilkunastu miesięcy nieobecności pracującej mamy może się bardzo zmienić. I choćby przez to kobiety obawiają się powrotu do pracy. Potwierdzają to badania Fundacji Mamo Pracuj.

Wynika z nich, że ponad 80% kobiet wracających do pracy po przerwie macierzyńskiej ma obawy. Czego dotyczą? Szans na pogodzenie życia zawodowego i prywatnego, zrozumienia pracodawcy dla częstych nieobecności spowodowanych chorobami dziecka, ale też obaw związanych z tym, że przez czas urlopu młoda mama “wypadła” z branży.

Jak wyglądają programy reboardingowe dla mam?

Mądrze przeprowadzone ponowne wdrożenie zwiększa emocjonalny związek z firmą, zaangażowanie w wykonywaną pracę czy produktywność pracownika. Różnica leży w zakresie procesu, poziomie jego szczegółowości i akcentach, na które kładzie się nacisk. Przy ponownym wdrożeniu do organizacji kluczowe jest dopasowanie sytuacji nowego-starego pracownika i koncentracji na rzeczach, które w czasie nieobecności pracownika się zmieniły (zarówno w organizacji, jak i u pracownika). Dzieje się tak m.in w Ekoenergetyce. 

Zadbaj o welcome pack jak VirtusLab

Drobny upominek na powitanie to zawsze dobry pomysł. Nowym pracownikom wręcza go m.in. Virtus Lab.

Future Processing i program „Mum is back to the future”

Wracająca do pracy w FP mama otrzymuje na powitanie dokument formalno-kadrowy FAQ (najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na nie), przygotowany we współpracy z zespołem kadr, który dostarcza jej wiedzy prawnej dotyczącej nowej sytuacji zawodowej. Future Processing zadbało również o wsparcie lidera reboardującej się mamy. Przesyłany jest do niego osobny dokument pokazujący dobre praktyki, które pomogą przygotować obie strony: mamę i zespół do jej powrotu oraz prezentacja pokazująca jak dziś wygląda firma i podpowiadająca, gdzie znajdzie dziś najbardziej aktualne informacje o starej – nowej organizacji. Firma przypomina też o kontakcie z HR-em, jeśli w czasie urlopu mama odkryła nowe supermoce i ma ochotę zmienić rolę.

Miła niespodzianka to kubek na ciepłą kawę i bon do firmowego SPA. Firma zachęca też mamę do samodzielnego, ponownego przywitania się z zespołem oraz dołączenia do miejsc, które łączą grupę rodziców z Future Processing – przedszkola i grupy tematyczne w wewnętrznych kanałach komunikacyjnych.

Play i program  “Back to Skill”

Bardzo ciekawym przykładem programu reboardingowego jest podejście Play wdrożone w firmie w 2023 roku. W jego skład wchodzą m.in.:

• Spotkanie z przełożonym, którego celem jest przybliżenie aktualnych projektów, zadań i procesów,
• Udział w Welcome Day, w ramach którego pracownik może zaktualizować swoją wiedzę nt. strategii, procesach, strukturze czy benefitach
• Dostęp do platformy szkoleniowej, gdzie znaleźć można webinary i szkolenia z Teamsów, Office, zasad pracy hybrydowej itd.

Wartym uwagi elementem jest warsztat “Mam super moc”. Został on stworzony specjalnie dla powracających do pracy po dłuższej przerwie młodych mam. Oparty jest on o koncepcję pracy nad mocnymi stronami według Instytutu Gallupa i daje świetną okazję do poznania siebie, swoich mocnych stron oraz budowania relacji ze sobą czy innymi. Play reboardingującym się pracownikom proponuje również coaching kariery – cykl indywidualnych spotkań z wewnętrznym konsultantem kariery. Co ważne żaden z elementów nie jest obowiązkowy – wracający do pracy pracownik może ułożyć go w zależności od swoich potrzeb i sytuacji prywatnej oraz zawodowej.

Reboardingowa checklista, czyli jak przygotować się na powrót mamy?

Czy zadania, które powinny się wydarzyć w ramach reboardingu mamy wracającej po urlopie można ubrać w checklistę? Jak najbardziej tak! Oto moja propozycja działań, które należy podzielić między zespół HR (a konkretnie osobę koordynującą wdrożenia nowych pracowników), a przełożonego i zespół wracającej mamy. Nie ma tu sztywnego podziału – będzie on zawsze zależał od potrzeb i specyfiki konkretnej organizacji.

1. Miesiąc przed powrotem

• Plan reboardingu. Krok pierwszy to opracowanie szczegółowego planu powrotu pracownika, w tym określenie kluczowych dat i kamieni milowych.
  • Nie zapomnij o zaplanowaniu spotkań one-to-one z przęłożonym! Są one szczególnie ważne w procesie wdrożenia.
  • Zastanów się, z jakimi osobami z zespołu oraz z poza niego wracająca mama powinna się spotkać. Czy do grona jej najbliższych współpracowników dołączyły nowe osoby, których nie zna?
  • Wypisz wszystkie projekty, procesy, narzędzia, o których trzeba opowiedzieć wracającej pracownicy. Im szybciej zbierzesz je w jednym miejscu, tym sprawniejsze, bardziej płynne będzie wdrożenie
• Opiekun reboardingu (buddy’ego). Jak przy każdym innym wdrożeniu, wsparcie dodatkowej osoby może wiele ułatwić. Zadbajcie o to, by
• Komunikacja z wracającą pracownicą. Zadbaj o to, żeby w czasie poprzedzającym powrót do pracy być w pracownicą w kontakcie. Potwierdź zasady powrotu, termin. Zweryfikuj wszystkie formalności, które powinny zostać wykonane przed dniem zero.
• Logistyka! Biurko, komputer, laptop, dostępy, karta wejściowa – to podstawowe rzeczy, ale w natkoku codzienności warto sprawdzić, cy na pewno nie wymagają dodatkowych działań – wniosków, akceptacji.

2. Tydzień przed powrotem

• Organizacja osobnego szkolenia lub zaproszenie na standardowe szkolenie onboardingowe. Choć teoretycznie wracająca mama wie sporo, część informacji o jej firmie, panujących w niej zasadach i praktykach na pewno mogło jej uciec z głowy. Dlatego, jeśli w firmie organizowane są ogólnofirmowe spotkania wdrożeniowe dla nowych pracowników, warto dołączyć do niej wracającą mamę, a jęśli nie to przygotować osobne, krótkie szkolenie wyrównujące wiedzę.
  • Pamiętaj, że takich wyrównań wiedzy może być kilka! Jedno, dotyczyć będzie całej firmy, inne rzeczywistości samego zespoły czy departamentu, jeszcze inne benefitów czy świadczeń socjalnych. Tak naprawdę zamiast jednego wielkiego spotkania, warto zorganizować kilka krótszych wyrównań. Dla wracającej mamy będzie to też ułatwienie!

• Określenie celów i oczekiwań. Brak świadomości celów i oczekiwań względem nowego pracownika to jeden z największych problemów onboardingu. Warto zaadresoać go również przy reboardingu.
• Komunikacja powrotu wewnątrz organizacji. Informację o powrocie warto przekazać wszystkich współpracownikom (Intranet, newsletter, mail). Zadbaj o to, by taki komunikat został przygotowany.
• Przedstawienie wracajacej mamie planu wdrożenia. Skoro wdrożenie jest już zaplanowe, nic nie stoi na przeszkodzie, by jeszcze przed pierwszym dniem mailowo czy telefonicznie opowiedzieć wracającej mami
• Przygotowanie zespołu. Dobrą praktyką jest też organizacja ogólnozespołowego spotkania, którego celem jest przypomnienie, że dana pracownica wraca, ale też omówienie jej praw czy dobrych firmowych praktyk, które są stosowane wobec mam. W każdej firmie będą wyglądać one trochę inaczej i nie zawsze zepsół musi być ich świadomy.

3. Dzień pierwszy

• Powitaj! Szczerze i ciepło! Tu nie ma jednego przepisu. Warto zadbać o to, by wracająca mama poczuła, że na nią czekaliście. Zróbcie to po swojemu (kwiaty, kartka, drobne upominki powitalne są oczywiście dozwolone!)
• Oprowadzenie po biurze. To ważne, nie tylko jeśli biuro się zmieniło. Rok czasu jest wystarczający, by zapomnieć gdzie jest toaleta i jakie zasady panują w kuchni!
• Wspólny lunch. To kolejna dobra praktyka. Nic nie integruje tak dobrze, jak wspólny posiłek. Zadbaj o to, by pierwszego dnia wracająca mama miała z kim zjeść – może to być szef, współpracownicy czy cały zespół.
• Spotkanie z szefem. To absolutny must have! To spotkanie, na którym powinien zostać ponownie omówiony plan onboardingu.
• Szkolenia, catch upy i spotkania realizowanego zgonie z planem z punktu pierwszego 🙂

Pierwszy tydzień po powrocie.

Pierwszy tydzień to już działanie zgodnie z opracowanym wcześniej planem. We wdrożeniu nie powinno zabraknąć jednak takich punktów jak:

• Sesja feedbackowa.  To nic innego jak omówienie, jak przebiegł pierwszy tydzień pracy, rozwiązanie ewentualnych problemów i dostosowanie planu pracy.
• Wsparcie reintegracji z zespołem. Dobrze jest zweryfikować, czy nowy pracownik potrzebujemy pomocy w ponownym nawiązaniu kontaktów z zespołem i kluczowymi osobami w firmie.

O czym jeszcze pamiętać projektując reboarding mamy wracającej do pracy po przerwie?

Każda organizacja, ba każdy powrót do pracy po przerwie macierzyńskiej jest inny. O czym jeszcze warto pamiętać projektując proces reboardingu?

• Monitorowanie samopoczucia pracownicy po powrocie – powrót młodej mamy do pracy to nie bułka z masłem. Dlatego warto systemowo monitorować jej natrój i dostarczać wsparcie w razie potrzeby. Takie spotkania mogą pomóc zidentyfikować ewentualne trudności i wprowadzić korekty w planie reboardingu.

• Wsparcie mentalne i emocjonalne – w reboardingu warto uwzględnić elementy wsparcia psychologicznego, zwłaszcza w przypadku mam, które mogą czuć stres związany z powrotem do pracy, równoczesnym zarządzaniem obowiązkami domowymi i zawodowymi. Może to obejmować dostęp do coachingu kariery, warsztatów zarządzania stresem czy też dostęp do konsultacji z psychologiem.

• Dostosowanie procesów do indywidualnych potrzeb – każdy powrót z urlopu rodzicielskiego jest inny, dlatego warto rozważyć personalizację procesu reboardingu w zależności od indywidualnych potrzeb pracownicy. Może to obejmować elastyczny czas pracy, możliwość pracy hybrydowej czy też okresowe zmniejszenie liczby obowiązków na początku, aby ułatwić powrót.

• Zwiększenie integracji z innymi rodzicami – jeśli w Twojej firmie grupa mam wracających do pracy jest coraz większa, warto zastanowić się nad stworzeniem wewnętrznej sieci pracujących mam (czy rodziców). W ramach takich społeczności pracownicy mogą wymieniać się doświadczeniami, wspierać nawzajem w powrocie do pracy, a czasem też rekomendować systemowe zmiany.

• Feedback od pracownicy po zakończeniu procesu reboardingu – dodanie na końcu procesu reboardingu formalnej prośby o feedback od pracownicy, który pomoże ocenić, co się sprawdziło, a co można poprawić w przyszłości. Dzięki temu organizacja będzie mogła udoskonalić proces reboardingu w przyszłości.

Czas na Ciebie!

Jestem ciekawa, czy  Twojej firmie działa proces reboarding mam lub w ogóle rodziców wracających do pracy po urlopach rodzicielskich. Jeśli tak, daj koniecznie znać. A jeśli uważasz ten tekst za wartościwy podaj go dalej. Może zainspiruje do onboardingowych zmian kolejne osoby. Każdy komentarz i każda reakcja są dla mnie bezcenne!

Miłego dnia!

Maja