Facylitacja – co to jest i dlaczego warto w nią umieć?

Facylitacja to zarządzanie pracą grupy, tak by wykorzystać potencjał jej członków. Wszystko w określonym czasie i by osiągnąć konkretne rezultaty. To również kluczowa umiejętność HR-owców XXI wieku. Dlaczego?

Gdybym miała wskazać projekt, który w ostatnim czasie szczególnie mocno zapadł w mojej pamięci, bez wątpienia byłby to proces określania EVP, który realizowałam dla pewnego pracodawcy z branży IT. Finałowy warsztat poprzedziły oczywiście liczne analizy, focusy, badania i dyskusje. Tego dnia wspólnie z grupą warsztatową spotkaliśmy się w biurze, by podsumować dotychczasowe wnioski i… znaleźć odpowiedź na zasadnicze pytanie: dlaczego kandydaci i pracownicy mają wybierać właśnie tę firmę. Miałam przed sobą dobrze dobrany, zmotywowany, zaangażowany zespół, który rozumiał cel spotkania i po prostu… działał. Co robiłam ja? Prowadziłam ich przez proces – podawałam instrukcje do kolejnych ćwiczeń, podsumowywałam wypracowane elementy, podjęłam kilka interwencji (zmieniając delikatnie agendę czy wspierając grupę w momencie kryzysowym). Po 6 godzinach z dumą patrzyliśmy na flipcharty ze zdefiniowanym EVP. W sali konferencyjnej czuć było zmęczenie, ale też satysfakcję. Kiedy zapytałam zespół jak się mają po całym dniu pracy, jedna z uczestniczek powiedziała:

Zaskoczona. Temat EVP wisiał nad nami od długiego czasu. Sami nie byliśmy w stanie tego ogarnąć. I nagle przyszłaś Ty i … sprawiłaś, że to zrobiliśmy. Sami. Po prostu to wypracowaliśmy.

To właśnie jest magia facylitacji.

Czym jest facylitacja?

Termin facylitacja pochodzi od łacińskiego słowa facilitas i oznacza łatwość. W tym tkwi właśnie kwintesencja facylitacji, jako procesu, który ułatwia grupie wypracowanie skutecznych rezultatów. Drugie znaczenie słowa facilitas to przyjacielskość, uprzejmość. I ono również oddaję charakterystykę facylitacji, która jest bardzo mocno skoncentrowana na uczestnikach procesu, ich doświadczeniach i szeroko pojętej satysfakcji z pracy.

Kim jest facylitator?

Facylitator to nie nikt inny jak osoba, która prowadzi proces facylitacji. Jego zadaniem jest przeprowadzenie uczestników przez proces, dbając o dynamikę i atmosferę współpracy. Do jego zadań należą m.in.:

  • diagnoza potrzeb zespołu i określenie celu facylitacji,
  • opracowanie scenariusza i wybór formy spotkania,
  • przeprowadzenie procesu facylitacji (który często na bieżąco jest zmieniany),
  • podsumowanie procesu i wypracowanych przez grupę rozwiązań.

Facylitatora nie należy mylić ze szkoleniowcem, trenerem czy konsultantem. Facylitator to rola skoncentrowana przede wszystkim na procesie, a nie wiedzy w obszarze, w którym toczy się proces. Jego rolą jest takie zarządzenie grupą, aby dzięki tkwiącemu w niej potencjałowi ona sama wypracowała konkretne rozwiązania.

Wspomnienie warsztatu facylitowanego dla T-Mobile Polska. Wyzwanie? Adaptacja globalnego EVP do lokalnych potrzeb.

Kiedy warto korzystać z facylitacji?

Naprawdę trudno mi wskazać proces, który nie może być wsparty procesem facylitacji (czy to w rzeczywistości HR-owej, czy każdej innej). To rozwiązanie, po które warto sięgnąć gdy:

  • chcemy poprawić efektywność istniejących w organizacji procesów,
  • znaleźć źródło problemów, określić wyzwania, przed którymi stoi zespół,
  • określić wyróżniki, wartości, zasady,
  • wygenerować pomysły, czy znaleźć konkretne rozwiązania,
  • zdefiniować plan działania.

Ja najczęściej sięgam po facylitację, kiedy tematem mojego zlecenia jest:

  • identyfikacja wartości i wyróżników pracodawcy, zdefiniowanie EVP,
  • candidate experience i poszczególne etapy rekrutacji,
  • proces preonboardingu, onboardingu i offboardingu,
  • cały proces employee experience,
  • wdrażanie w organizacji trendów i innowacji.

Dlaczego warto?

O korzyściach facylitacji można pisać bez końca. Osobiście trudno mi sobie wyobrazić prowadzenie procesu grupowego bez wykorzystania choćby jej elementów. Dlaczego?

Dzięki facylitacji pracuje się szybciej, efektywniej, z większym zaangażowaniem grupy i w bardzo dobrej atmosferze. W efekcie przekłada się to też na większą identyfikację uczestników z wypracowanymi wynikami i widoczną skłonnością do przejmowania odpowiedzialności za proces.

Zresztą, jeśli spojrzymy na najpopularniejsze dziś metody pracy kreatywnej, twórczego rozwiązywania problemów, projektowania procesów, usług (design thinking, service design, SCRUM, Kanban etc.) – w każdej z nich facylitacja pracy grupowej to po prostu standard. I nie powinno to nikogo dziwić.

Agile HR – wszystko, co warto wiedzieć na początek

Jak uczyć się facylitacji?

Swoją przygodę z facylitacją zaczęłam kilka lat temu podczas Kursu Moderatora Design Thinking, zaraz po nim dołączyłam do grona facylitatorów projektu „Projektanci Innowacji” przez 3 lata prowadzonego przez PFR i Google. Od tego czasu facylitację starałam się praktykować każdego dnia podczas pracy z klientami 🙂 I robię tak do dziś 🙂 Cały czas szukam też dodatkowych źródeł wiedzy i inspiracji. Tak trafiłam na Szkołę Facylitatorów Wszechnicy UJ.

Moja historia ze Szkołą Facylitatorów Wszechnicy UJ

O udziale w  Szkole Facylitatorów Wszechnicy UJ myślałam już od kilku lat. Im dłużej oglądałam kanał Stacja Facylitacja, tym bardziej czułam, że to miejsce dla mnie. Najpierw jednak nie pasowały mi terminy zjazdów, a później moje plany szkoleniowe pokrzyżował wybuch pandemii. Na szczęście wiosną 2021 roku dostałam potwierdzenie, że szkoła rusza od października i to w formule hybrydowej. Zapisałam się właściwie od razu, ale na pierwsze zajęcia szłam jednak bez większych oczekiwań. Za to z jednym celem – uporządkowaniem i obudowaniem teoretycznym wiedzy praktycznej, którą mam.

Doświadczenia i wrażenia

Szkoła (na którą złożyły się cztery moduły i trening zadaniowy) skończyła się w mgnieniu oka. Cztery miesiące spędzone z fenomenalnymi trenerami, którzy są równocześnie praktykującymi facylitatorami z Wszechnicy UJ – Iwoną Sołtysińską, Arturem Krupą i Tomaszem Cichockim uważam za jedną z lepszych inwestycji zawodowych. Duży wpływ na to mieli również uczestnicy, z którymi spotkałam się podczas 19. edycji Szkoły Facylitatorów – pozdrawiam Was gorąco!!!

Wspólnie przeszliśmy przez wszystkie kluczowe etapy związane z facylitacją:

  • omówienie definicji facylitacji i obszarów jej zastosowania
  • roli i zadań facylitatora
  • przygotowania grupy do pracy online i offline
  • dynamiki pracy grupy online i offline (to bez wątpienia temat, w którym chciałabym się jeszcze bardziej zanurzyć w 2022 roku)
  • pracy kreatywnej (ten moduł był dla mnie dużym zaskoczeniem, bo jako praktyk design thinking, myślałam, że wiem na jego temat całkiem sporo)
  • metod pracy z problemem
  • sposobów na radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi
  • podejmowania decyzji w zespole
  • projektowania sesji facylitacyjnych.

Co konkretnie dały mi zajęcia?

Miałam pewne obawy, czy jako praktyk, który na sali szkoleniowej spędza od kilku do kilkudziesięciu godzin tygodniowo znajdę w Szkole Facylitatorów coś dla siebie. Nie mogłam się bardziej mylić. Szkoła okazała się idealnym balansem teorii, praktyki i… ciągłej informacji zwrotnej na temat naszych umiejętności facylitacyjnych – było to niezwykle ciekawe, bo każdy z nas prezentował inny styl pracy z grupą. Mogliśmy się więc inspirować i uczyć od siebie.

Z perspektywy czasu to właśnie superwizyjny charakter zajęć uważam za najcenniejszy. Rzadko bowiem mam szansę dowiedzieć się jak inni widzą mnie podczas facylitacji – które z moich zachowań niosą ich, podbijając kreatywność, pomagając w pracy, a które… po prostu gaszą zapał do działania.

Bardzo cieszę się, że podczas kursu mieliśmy przestrzeń na rozkładanie prowadzonych przez nas mini-facylitacji na czynniki pierwsze. Wspólnie z grupą oraz trenerami dyskutowaliśmy zarówno o  wypracowanych efektach, ale też stosowanych przez nas technikach (ich plusach oraz minusach), doborze narzędzi czy ćwiczeń.

Szkoła Facylitatorów dała mi też przestrzeń do przedyskutowania tematów trudnych: zarządzania konfliktami pomiędzy uczestnikami, niskiego zaangażowania grupy (ba, czasem nawet jawnego sabotowania prac) nieoczekiwanego impasu czy… przedłużającej się ciszy na sali szkoleniowej (to akurat jeden z moich największych demonów).

Dlatego

z całego serca polecam Ci udział w kolejnej edycji Szkoły Facylitatorów! Możesz wybierać z edycji warszawskiej, krakowskiej i wrocławskiej. Naprawdę warto. Więcej informacji na ich temat znajdziesz tutaj.

Czas na Ciebie

Myślę sobie, że przyszłość HR to właśnie facylitacja. Wierzę, że to dla naszej branży kompetencja przyszłości. Jestem bardzo ciekawa, czy w Twojej firmie pracujecie korzystając z facylitacji i czy interesuje Cię więcej na ten temat. A jeśli przypadł Ci do gustu ten tekst koniecznie podaj go dalej. Być może kogoś zainspiruje do działania, a dla mnie będzie sygnałem, że treści, które tworzę są wartościowe. Każdy komentarz (tu czy w social media) lub udostępnienie sprawia, że… tańczę!

Miłego dnia!

Maja

Wpis powstał we współpracy ze Szkołą Facylitatorów Wszechnicy UJ.