Jak napisać zaproszenie na zdalną rozmowę rekrutacyjną?

Co może być trudnego w przygotowaniu zaproszenia na zdalną rozmowę rekrutacyjną? Wierzę głęboko, że nawet ta wiadomość może wywołać w kandydacie efekt WOW. Co powinien zawierać szablon zaproszenia, by jeszcze przed rozmową firma zadbała o pozytywne candidate experience?

Wierzę, że doświadczenia kandydatów to szansa na zbudowanie przewagi konkurencyjnej przez pracodawców. Jednym z ważniejszych narzędzi CX, niestety często bagatelizowanym przez zespołu HR są szablony wiadomości, w tym wzory zaproszeń na spotkania rekrutacyjne. Ich rola rośnie, szczególnie w czasach rekrutacji zdalnej.

Znaleźliśmy się nagle w sytuacji, w której to właśnie zaproszenie na spotkanie rekrutacyjne może wywołać efekt WOW, którego dotychczas dostarczaliśmy kandydatom np. podczas spotkania w biurze.

Czy koronawirus to papierek lakmusowy kultury organizacyjnej?

Aby to się stało, czeka nas jednak prawdziwa rewolucja! Mówiąc o zaproszeniu na rozmowę rekrutacyjną

musimy zmienić myślenie z “Zobacz szczegóły dotyczące rozmowy rekrutacyjnej” na “Co możemy zrobić, by udział w naszym procesie rekrutacyjnym był dla Ciebie jak najmniej stresujący?”

Punkt wyjścia – oczekiwania kandydatów

Każdy kandydat ma wobec pracodawcy i prowadzonego przez niego procesu rekrutacji dwa rodzaje oczekiwań. I to ich analiza powinna stanowić punkt wyjścia do prac nad szablonami wiadomości. Oczekiwania dzielimy na:

  • istniejące, czyli te, które kandydat ma, gdy rozpoczyna interakcję z firmą (jeśli kandydat zostanie zaproszony na spotkanie rekrutacyjne online, oczekuje że osoba prowadząca proces poinformuje go o terminie rozmowy i sposobie, w jaki ma być przeprowadzona – np. przez Google Hangouts, Microsoft Teams, czy wewętrzny system do wideorozmów wbudowany w ATS – takiego rozwiązanie dostępne jest m.in. w narzędziu softgarden),
  • wyznaczonych, czyli tych powstałych na skutek dotychczasowych doświadczeń w interakcji z firmą (jeśli kandydat otrzymuje zaproszenie na rozmowę online, oczekuje, że logowanie do narzędzia nie będzie wymagało od niego wielu dodatkowych kroków).

Określając oczekiwania kandydatów, warto zastanowić się jeszcze nad poniższymi kwestiami:

  • dysonans poznawczy, czyli sytuacja, w której firma mówi jedno (dbamy o naszych ludzi i mamy bardzo bezpośrednią kulturę organizacyjną), a robi drugie (sucha, napisana korporacyjnym językiem wiadomość z zaproszeniem na rozmowę). Czy szablony wiadomości wykorzystywane w Twojej organizacji, są odzwierciedleniem wartości i kultury Twojej organizacji?
  • wnioskowanie, czyli czy oczekiwania Twoich kandydatów wobec komunikacji firmy nie są wywołane ich osobistymi doświadczeniami, ale doświadczeniami innych osób, którzy stosunkowo niedawno zmieniali pracę? Zastanów się, na ile wiadomości Twojej organizacji różnią się od tych wykorzystywanych przez konkurencję?
  • brak oczekiwań, czyli sytuacja, w której kandydat sam nie wie czego się spodziewć

Okazuje się zatem, że przygotowując szablon zaproszenia na rozmowę rekrutacyjną online, powinniśmy:

nie tylko zastanowić się na tym czego oczekuje kandydat, ale też jakie obietnice złożyła mu w swojej dotychczasowej komunikacji firma, ale też co robi konkurencja i z czego może wynika niepewność kandydata wobec zdalnej rozmowy rekrutacyjnej.

Zaproszenie na zdalną rozmowę rekrutacyjną – elementy

Dopiero z tą wiedzą możemy przystąpić do prac nad zaproszenie. Co na pewno musi się w nim znaleźć (i zależy to od oczekiwań istniejących i wyznaczonych kandydata):

  • data i godzina rozmowy rekrutacyjnej,
  • link do konkretnej wideokonferencji, w którą kandydat ma się wdzownić
  • kontakt telefoniczny do osoby prowadzącej spotkanie (w razie wyjątkowych sytuacji).

Z dużą dozą prawdopodobieństwa możemy przypuszczać, że dzięki opisanemu wyżej wnioskowaniu, kandydat oczekuje w wiadomości też informacji nt.:

  • czasu trwania rozmowy,
  • osób w niej uczestniczących.

I pewnie tutaj moglibyśmy powiedzieć basta!

Ale przecież projektując doświadczenia kandydata, nie chcemy tylko odpowiadać na oczekiwania kandydatów, ale wręcz budować je na nowo.

Dlatego do zaproszenia na rozmowę rekrutacyjną online warto dodać również informacje o:

  • formie, jaką przyjmie spotkanie rekrutacyjne (klasyczny wywiad, a może zadania rekrutacyjne)
  • języku, w jakim zostanie przeprowadzona rozmowa (jeśli chcemy sprawdzić umiejętności językowe kandydata, dajmy mu o tym znać wcześniej)
  • obszarach tematycznych, jakie zostaną poruszone podczas spotkania, a nawet przykładowych pytaniach, których kandydat może się spodziewać (skoro robi to Google, możemy robić i my!)
  • dress codzie obowiązujących podczas spotkania. Z mojej perspektywy jest bardzo często pomijany aspekt, który dla kandydatów jest naprawdę istotny. Wiem, możecie powiedzieć “Maja, mnie nie interesuje, jak ten człowiek będzie ubrany, u nas w firmie nie mamy dress code’u”. Niestety kandydat nie ma o tym pojęcia! A informacja o tym, że dress code w firmie nie obowiązuje, odejmie mu przynajmniej jedno zmartwienie związane z procesem rekrutacyjnym.
  • materiałach dodatkowych, z którymi warto się zapoznać (można odesłać kandydata do zewnętrznego FAQ  stworzonego na potrzeby zdalnych procesów rekrutacyjnych, dołączyć do zaproszenia dedykowane wideo czy culture book).
Jeden z moich ulubionych przykładów czyli FAQ na stronie rekrutacyjnej DigitalOcean: https://www.digitalocean.com/careers/resources/#anchor-faq-remote-interviews

Myślę, że z pozytywnym zaskoczeniem kandydatów może spotkać się też otwarte przyznanie, że dzisiaj, w dobie pandemii koronawirusa zdalna rekrutacja prowadzona jest w utrudnionych warunkach – tło rozmowy może nie być takie, o jakim marzymy, a tle rozmowy mogą pojawić się biegające po domu dzieci i czy zwierzęta. Pokażmy kandydatowi, że rozumiemy tą sytuację i jest to dla nas OK. Ba! Rekruter często sam musi pracować w tych warunkach 🙂 Warto powiedzieć to kandydatowi otwarcie.

Pokaż narzędzie, z jakiego będziesz korzystać!

Pisząc zaproszenie na zdalną rozmowę rekrutacyjną, bez wątpienia warto przedstawić też narzędzie, z którego rekruter i kandydat będą korzystać. Wybór na rynku jest obecnie bardzo duży i w pewnym stopniu na pewno uzależniony też od ekosystemu i narzędzi, z których korzysta firma – mamy więc G Suite i jego Hangoutys, mamy Microsoft Teams oferowane w usłudzie Office 365, mamy też starego dobrego Skype’a oraz prawdziwą nowinkę na rynku rekrutacyjnym.

Candidate experience. Co jest dla kandydata ważne w procesie rekrutacji?

Nie wiem, czy wiecie, że w Polsce rozmowy rekrutacyjne prowadzić można też przez wirtualne sale konferencyjne zintegrowane z ATS – funkcję tą wprowadził dosłownie kilka dni temu softgarden. Plusy tego rozwiązania?

  • Integracja narzędzi – link do rozmowy można wygenerować  poziomu systemu ATS.
  • Połączenie z rozmową video jest możliwe zarówno z poziomu firmy, jak i kandydata za pomocą jednego kliknięcia.
  • Możliwość udziału w rozmowie z poziomu laptopa i urządzenia mobilnego.

Jeśli chcecie sprawdzić, jak w praktyce działa rozwiązanie, zachęcam do sprawdzenia softgarden – partnera tego wpisu, w praktyce. Możecie umówić się na bezpłatne live demo narzędzia i samodzielnie ocenić jego podziałanie podczas 2-tygodniowego, bezpłatnego dostępu – co gorąco Wam polecam. Możliwości skorzystania z tej oferty są dwie:

A jeśli macie w swoich zasobach ciekawe zaproszenia na zdalne rozmowy rekrutacyjne to… dajcie znać w komentarzach.

Wpis powstał we współpracy z softgarden.

Miłego dnia

Maja