Welcome book – powitaj pracowników jeszcze przed rozpoczęciem pracy [wywiad]

Instytucja welcome booków jest w Polsce wciąż mało popularna. A szkoda, bo to nie tylko praktyczne narzędzie, które może pomóc kandydatom w procesie onboardingu, ale też działanie wizerunkowe, wspierające proces rekrutacji. Dowodzi tego historia eEngine Software House, o której opowiada Maciek Pawłowski. Oto jak powstawał welcome book w tej firmie.

Co to jest culture book i dlaczego warto go stworzyć?

Już na pierwszy rzut oka widać, że eEngine odrobiło pracę domową. Welcome book jest napisany z perspektywy kandydata i odpowiada na pytania, które mogą pojawić się w jego głowie jeszcze przed dołączeniem do zespołu. Nie od dziś wiadomo, że Gwiezdne Wojny to temat bliski sercu pracowników branży IT i właśnie do nich już w pierwszym zdaniu nawiązuje dokument. Zresztą o wykorzystywaniu filmów i seriali w komunikacji marki pracodawcy pisałam jakiś czas już na blogu.

Kamera i akcja! Jak filmy i seriale pomagają w employer brandingu?

Jak wyglądał proces tworzenia welcome booka w eEngine krok po kroku? Zapraszam na rozmowę z Maćkiem Pawłowskim 🙂

– Maciek, powiedz kilka słów o sobie i swojej firmie.

Reprezentuję firmę eEngine Software House. Jesteśmy 20 kilkuosobową Drużyną składającą się z programistów, projektantów UX/UI oraz project managerów. Podstawą naszej działalności jest tworzenie sklepów internetowych oraz dedykowanych aplikacji webowych, ale też optymalizacja różnego rodzaju procesów biznesowych, za pomocą programistycznych i analitycznych umiejętności naszego zespołu.

Powyższy kontekst na pewno podsuwa Ci na myśl niektóre wyzwania rekrutacyjne, z jakimi mierzymy się na co dzień. Otóż, obecnie firmy programistyczne niespecjalnie konkurują ze sobą o klienta. To, co jest prawdziwym wyzwaniem dla każdego software house’u (wydaje mi się, że też dla jakiejkolwiek innej firmy zatrudniającej specjalistów), to stworzenie kompetentnego i samoregulującego się zespołu specjalistów. Dlatego, jeśli już z kimś konkurujemy, to nie o intratny projekt, a o ludzi, którzy ten projekt mieliby zrealizować.

W kontekście tego, że w zdecydowanej większości zatrudniamy programistów, a tych na rynku ciągle brakuje, to nasze wyzwania rekrutacyjne orbitują w zdecydowanej większości wokół tego, żeby pozyskiwać właściwych ludzi. Takich, którzy wpiszą się w wartości firmy oraz będą się w jej murach czuć komfortowo. Jednocześnie strategia employer brandingowa, którą my określamy jako “pole grawitacyjne eEngine”, stawia duży nacisk na pasywne pozyskiwanie kandydatów, którzy proaktywnie i z własnego wyboru  chcieliby zaciągnąć się na nasz pokład. Jako firma nie jesteśmy szczególnie aktywni w obszarze publikowania ogłoszeń o pracę na popularnych portalach dla programistów.

Stąd w naszym “polu grawitacyjnym” znajdują się pewne elementy, które mają przyciągać do nas właściwych ludzi na właściwe stanowiska. Jednym z nich jest onboardingowy handbook “Podręcznik Dev Knighta” dedykowany dla programistów oraz “PMwork”, przeznaczony dla project managerów. W tym pierwszym opowiadamy o naszych wartościach i filozofii prowadzenia firmy. W drugim zdradzamy jak komunikujemy się z klientami i między sobą oraz w jaki sposób organizujemy swoją pracę. Oba podręczniki, niestety nadal, są ewenementem na polskim rynku, aczkolwiek wiem, że niektóre firmy już się za to zabierają i będą tego typu dokumenty wcielać do swoich strategii employer brandingowych. Nie mogę się doczekać, żeby zobaczyć efekty ich prac!

– Skąd  pomysł na przygotowanie welcome booka?

Do stworzenia takiego podręcznika zainspirowała nas firma VALVE (twórca platformy do cyfrowej dystrybucji gier komputerowych), która w 2012 roku opublikowała swój HANDBOOK FOR NEW EMPLOYEES. Jak się potem dowiedziałem, w trakcie przeprowadzania researchu, w Stanach Zjednoczonych instytucja onboardingowych podręczników jest bardzo popularna i praktycznie każda większa firma posiada taki dokument. Do nas dopiero ten trend dociera.

– Czy zbadaliście jakoś potrzeby kandydatów – kwestie, które powinny się w nim znaleźć?

Pierwsza edycja “Podręcznika Dev Knighta” powstała w czerwcu 2015 roku na bazie moich doświadczeń i potrzeb, jako względnie nowego członka zespołu. Nie przeprowadzaliśmy badań. Jedyne co zrobiliśmy, to wykonaliśmy eksperyment myślowy, w którym zadaliśmy sobie jedno pytanie: czego chciałby się dowiedzieć o eEngine człowiek, który właśnie miałby przeżyć swój pierwszy dzień w pracy?

Jesteśmy właśnie w trakcie prac nad trzecią edycją “Podręcznika Dev Knighta”, która będzie się diametralnie różnić od obecnej. Ta zmiana wynika z jednego prostego faktu – dziś w eEngine pracuje się inaczej, niż 2-3 lata temu. I tę zmianę musimy uchwycić w nowym wydaniu. Teraz mamy znacznie więcej wiedzy i doświadczenia w tworzeniu welcome booków i zamierzamy je wykorzystać, żeby jeszcze lepiej wprowadzać nowych ludzi na pokład, ale też pomagać w podjęciu decyzji tym, którzy chcieliby dołączyć do naszej Drużyny i spróbować swoich sił w procesie rekrutacyjnym.

Zasady, którymi powinien kierować się Dev Knight.

– Jak wyglądały prace nad jego przygotowaniem? Kto był włączony w proces decyzyjny? Kto przygotowywał teksty fizycznie?

Podręcznik powstawał na przestrzeni 2-3 miesięcy, z czego większość prac zajęła faza koncepcyjna. W jej trakcie szukaliśmy odpowiedzi na pytanie: co powinno się w nim znaleźć? Żeby określić jego zakres angażowałem różne osoby z firmy do podzielenia się swoimi przemyśleniami, a sam wziąłem na siebie spisanie wszystkiego w jedną całość i przeredagowanie treści.

Spis treści w “Podręczniku Dev Knighta”

Bardzo ważnym było dla nas stworzenie podręcznika od A do Z w ramach firmy. Nie chcieliśmy nigdzie tego outsourcować, bo byłoby to jednoznaczne z zatrudnieniem zewnętrznej firmy do tego, żeby powiedziała nam jakimi wartościami kierujemy się w biznesie i przy tworzeniu oprogramowania dla naszych klientów.

Pracując nad trzecią edycją “Podręcznika Dev Knighta” stawiamy mocny akcent na wartości, które tworzą naszą firmę. Chcemy, żeby nowe wydanie pomagało jeszcze lepiej zrozumieć czytelnikowi nasze “Dlaczego?”, od którego staramy się zawsze zaczynać. Jednocześnie jako firma jesteśmy w procesie redesignu marki, co również wpłynie na to, jak będzie zaprojektowany od strony graficznej, ale też merytorycznej, nowy “Podręcznik Dev Knighta” i potem “PMwork”.

– Czy masz jakieś wskazówki dla zespołów, które taki welcome book też chciałyby przygotować?

Jeżeli którykolwiek z Twoich Czytelników postanowi wprowadzić do swojej organizacji, to według mnie powinien zacząć od określenia DNA firmy, w której pracuje.

Chodzi mi o to, że taki dokument powinien mieć unikatowy charakter i bez dobrego określenia wartości, czynników wyróżniających organizację oraz jej największych przewag, podręcznik będzie tylko kolejnym dokumentem, pośród innych procedur. W naszym przypadku największą wartością są ludzie tworzący eEngine, dlatego jeden z rozdziałów handbooka został poświęcony właśnie im. Każda firma na pewno ma swój czynnik “X”, którym mogłaby się pochwalić i napisać o nim w swoim welcome booku.

Druga rzecz, to autentyczność. Pamiętajcie, że wszystko co napiszecie w Waszych handbookach potem zostanie zweryfikowane przez czytelników w praktyce. Dlatego warto się zastanowić nad tym, co tam zawrzemy, żeby tą obietnicę spełnić. Przed rozpoczęciem prac zróbcie research. Na Zachodzie podręczniki onboardingowe to w zasadzie norma. Niektóre z nich mogą podzielać Wasze wartości i być dobrą inspiracją do stworzenia własnego. Sam posługuję się ”twórczą kradzieżą”, ale należy z tym uważać, żeby nie skopiować czyjegoś podejścia. I wcale nie chodzi mi tu o plagiat (to też może być problem), a o to, że stworzenie podręcznika na zasadzie “kopiuj/wklej”, sprawi że nie będzie on autentyczny. Zachęcam Twoich Czytelników żeby zapoznali się z naszymi handbookami i “ukradli” z nich wszystko, co uznają za wartościowe.

Po trzecie – autor. Według mnie twórcą (lub twórcami) Waszych welcome booków powinni być ludzie, którzy na co dzień charakteryzują się następującymi cechami:

  • lubią tworzyć (teksty czytane, materiały wideo lub grafiki) – sam proces tworzenia podręcznika powinien ich przysłowiowo “jarać”. Tylko dzięki temu oddacie DNA swoich firm na papierze
  • potrafią dostrzec, to co w Waszej firmie jest unikatowe i warte odnotowania – handbook to świetny sposób żeby się wyróżnić, dlatego nie powinien to być tylko zwykły dokument wykorzystywany w procesie onboardingowym. Być może macie w swoim zespole przebadane kompetencje ludzi, żeby stwierdzić kto posiada taką zdolność, a może widać to gołym okiem. Zdecydowanie warto mieć taką osobę w zespole projektowym.

Właściciele firm, przełożeni, szefowie – wszyscy ci, którzy mają ostatnie zdanie głosu w organizacji, powinni dać odpowiednio dużo przestrzeni twórcom podręczników, żeby Ci mogli pokazać potencjał, jaki drzemie w tym dokumencie

– Jaki cel postawiliście sobie tworząc welcome book, czy postawiliście sobie jakieś KPI?

Pierwotne założenie powstania “Podręcznika Dev Knighta” było jedno – pomóc nowym pracownikom w zaaklimatyzowaniu się w firmie, poprzez względnie proste i szybkie przyswojenie tego, co najważniejsze w eEngine. Szybko jednak się okazało, że nasz handbook spełnia zupełnie inną rolę niż wsparcie procesu onboardingowego – dokument ten zaczął sam rekrutować nam ludzi! I robi to po dzień dzisiejszy.

Dev Knight idealny 🙂

Nierzadko jest tak, że ktoś aplikując do nas do pracy, niekoniecznie na stanowisko programistyczne, powołuje się na lekturę jednego z podręczników. Ta przekonuje często osoby do tego, że jesteśmy firmą, której warto dać szansę. Dla eEngine, które jest względnie niewielką firmą, nieposiadającą budżetu na rekrutacje oraz mieszczącą się na “rubieżach” biznesowego centrum Polski (Aleksandrów Łódzki pod Łodzią), posiadanie handbooków to niesamowita przewaga konkurencyjna.

– Jaki był odbiór welcome booka przez kandydatów? Czy otrzymaliście jakiś feedback?

Co jakiś czas podręczniki “rekrutują” nam ludzi. Jest to najlepsza ocena tego dokumentu wystawiona przez kandydatów, o jakiej moglibyśmy marzyć.

***

Dajcie znać co sądzicie o Welcome Booku przygotowanym przez zespół eEngine. A może w Waszych firmach również funkcjonują podobne dokumenty? Podzielcie się nimi 🙂

Miłego dnia!
Maja