Czy wdrożenie do firmy systemu ATS może być początkiem prawdziwej HR-owej rewolucji? Przykład firmy igus pokazuje, że tak. Organizacja przeszła drogę od całkowitego outsourcingu procesów rekrutacyjnych do budowy wewnętrznego zespołu, który na rekrutację patrzy kompleksowo, na każdym jej etapie dbając o doświadczenia kandydatów biorących udział w procesie.
Dobrze przypuszczacie, to kolejna odsłona cyklu #dobrebopolskie ????Dzisiaj wspólnie z Dorotą Michałowską, HR Managerem w igus Polska przedstawię Wam możliwości polskiego systemu ATS – eRecruiter.
Sprawdź: DOBRE, BO POLSKIE! NARZĘDZIA DLA HR-OWCÓW, KTÓRE MUSISZ ZNAĆ [ZESTAWIENIE]
Krótko o samej firmie, jej specyfice i potrzebach
igus to firma produkcyjno-handlowa, która prowadzi rekrutacje na stanowiska takie jak Regionalny Inżynier Sprzedaży na terenie całej Polski (obszar handlowy) czy Konfekcjoner, Montażysta czy też Magazynier (w planach na 2017 rok jest podwojenie zespołu produkcyjnego). Firma jest również w trakcie rozwoju nowopowstałego działu IT i właśnie mierzy się z wyzwaniem stworzenia własnego zespołu programistycznego. W 2016 roku firma zdecydowała się na wdrożenie systemu ATS. Skąd ten pomysł?
Wcześniej w igus nie korzystaliśmy z żadnego systemu ATS. Nie było również działu HR, więc we wszystkie procesy rekrutacyjne angażowane były firmy zewnętrzne. Brakowało nam własnej bazy kandydatów, historii poszczególnych kandydatów, rozdzielenia konkretnych projektów rekrutacyjnych, a przede wszystkim „Kart Kandydatów” i łatwej ścieżki obiegu dokumentów aplikacyjnych do osób zaangażowanych w rekrutacje, tak aby nie bazować wyłącznie na mailu- mówi Dorota Michałowska.
Wybór firmy padł na polskie narzędzie eRecruiter. Dlaczego?
Od wielu lat współpracuję z eRecruiterem i jestem bardzo zadowolona z tego systemu ATS. Narzędzie jest na bieżąco modyfikowane i odpowiada potrzebom HR-owców i Kandydatów. System pozwala m.in. na na tworzenie atrakcyjnych formularzy z grafiką firmową, łatwe pozyskanie danych i tworzenie raportów dla Zarządu- w bardzo przejrzystej formie. Dzięki systemowi też możemy komunikować się z osobami zaangażowanymi w poszczególne etapy procesu rekrutacyjnego nie używając maila. To co ja cenię w e-Recruiter to przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa danych jakie przechowujemy.
Pomiar efektywności procesów rekrutacyjnych
Kluczem do prowadzenia skutecznych rekrutacji jest dziś ciągła praca na danych i nieustający pomiar efektów swoich działań. Jak przekonuje Dorota Michałowska warto zdecydować się na więcej niż jeden miernik. W przypadku igus są to:
- Czas przebiegu rekrutacji od momentu otrzymania wniosku rekrutacyjnego i zamieszczenia ogłoszenia do momentu podpisania umowy przez wybranego Kandydata.
- Koszty działań rekrutacyjnych i zatrudnienia pracownika (koszty ogłoszeń, współpracy z Agencjami, koszty pracy działu HR, koszt systemu rekrutacyjnego itd.)
- Efektywność źródeł rekrutacji na których były publikowane ogłoszenia pod konkretne stanowiska
- Liczba Kandydatów którzy zaaplikowali na dane ogłoszenie
- Odsetek dobrych jakościowo aplikacji Kandydatów, których zaprosiliśmy do kolejnych etapów procesu
- Odsetek osób, którym po okresie próbnym (u nas 6 msc) została przedłużona umowa
- Skuteczność programu referencyjnego – ilość Kandydatów zatrudnionych z poleceń naszych pracowników
- Satysfakcja biznesu z przebiegu rekrutacji (ankieta wewnętrzna kierowana do Managerów zaangażowanych w projekt rekrutacyjny)
- Badania Candidate Experience (ankieta on-line badająca satysfakcję Kandydatów z udziału w procesie rekrutacyjnym do igus)
Dlaczego jest ich aż tyle?
Nie można założyć tylko jednego najistotniejszego miernika efektywności rekrutacji. Sam proces rekrutacyjny jest bardzo złożony i należy wszystkie czynniki wyżej wymienione uważać za istotne i ważne. Każdy z mierników informuje nas o jakości konkretnego etapu procesu rekrutacyjnego, co przy zbadaniu wszystkich czynników daje nam całościowy obraz procesu. Dzięki temu wiemy nad czym konkretnie powinniśmy pracować oraz co zmienić w funkcjonowaniu poszczególnych etapów.
Co ważne informacje na temat części mierników generowane są bezpośrednio z eRecruitera. Dotyczy to m.in. efektywności źródeł rekrutacji, ilości kandydatów na poszczególne stanowiska, czasu całego procesu rekrutacyjnego czy przepływu kandydatów pomiędzy różnymi etapami procesu rekrutacyjnego
ATS a candidate experience
Dość szybko okazało się, że wdrożenie ATS było początkiem prawdziwej rewolucji w spojrzeniu na proces rekrutacji i zarządzaniu oczekiwaniami Kandydatów.
Po wdrożeniu systemu ATS naturalnym krokiem, była dla nas chęć mierzenia efektywności naszych procesów rekrutacyjnych oraz wdrożenie badania CX. System bardzo dokładnie mierzy poszczególne etapy procesów i jest łatwy w obsłudze. Mamy świadomość, jak ważne są doświadczenia Kandydatów w procesie rekrutacyjnym i jak przekładają się one na zysk firmy czy sam wizerunek igus jako pracodawcy – dodaje.
Jak przekonuje Dorota Michałowska korzystając z systemu ATS podczas rekrutacji łatwiej mierzyć większość czynników ważnych z perspektywy Kandydatów.
Można stworzyć m.in. formularz badający CX i poprzez system rekrutacyjny wysyłać wiadomości do Kandydatów z prośbą o uzupełnienie formularza. Wszystkie dane mamy wtedy w jednym systemie i możemy tworzyć różne zestawienia. Co więcej formularz możemy zaprojektować graficznie tak, aby był spójny z logo firmy czy generalnie z wytycznymi działu marketingu dot. Kolorystyki i wizerunku. eRecruiter umożliwia nam prostą i szybką komunikację z Kandydatami. Możliwość przesyłania do nich gotowych wiadomości i zaproszeń na spotkania, oszczędza czas rekruterów i wpływa pozytywnie na doświadczenia Kandydatów, którzy czują się zaopiekowani, a co najważniejsze doinformowani na każdym etapie procesu.
Badanie candidate experience w igus
igus zadowolenie swoich Kandydatów bada za pomocą ankiety.
Projekt zaczęłyśmy od rozmowy z biznesem. W związku z dynamicznym rozwojem firmy zaproponowałyśmy rozpoczęcie weryfikacji jakości prowadzonych przez nas procesów rekrutacyjnych. Zarówno Prezes Zarządu jak i Biznes uznali, że jest to bardzo dobry pomysł i nikt nie stawiał oporu. Grunt to przedstawić trafne argumenty, bo przecież wszystkim nam zależy na pozytywnych opiniach naszych Kandydatów, którzy mogą stać się w przyszłości naszymi Klientami i ciągłym ulepszaniu praktyk rekrutacyjnych.
Kwestionariusz ankiety składał się z 13 pytań zaprojektowanych metodą 0-1 (Kandydaci zaznaczają czy zgadzają się z danym stwierdzeniem, czy też nie). Przy każdym pytaniu jest również dodatkowe pole, gdzie Kandydaci mogą wpisać swoje uwagi. Ostatnie dwa pytania są opisowe i nieobowiązkowe.
Do udziału w ankiecie zapraszany jest każdy Kandydat na koniec procesu rekrutacyjnego.
W momencie, kiedy kończymy proces rekrutacyjny wysyłamy (osoba odpowiedzialna z Działu HR) do Kandydatów, za pośrednictwem programu e-recruiter, podziękowanie za udział w procesie oraz prośbę o uzupełnienie kwestionariusza. Niezwykle istotne jest, aby zaproszenie do wypełnienia kwestionariusza była wystosowane po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, tak, aby opinie były niezależne. Nie dopuszczamy sytuacji, aby kwestionariusz był wysłany do Kandydatów, którzy nadal uczestniczą w procesach, ponieważ mogłoby to wpłynąć na otrzymane wyniki.
Tak wyglądają przykładowe pytania z kwestionariusza:
Do tej pory do udziału w ankiecie zostało zaproszonych 97 osób, które miały bezpośredni kontakt z rekruterami igus. Wzięło w niej udział 26 osób, czyli 27% kandydatów zaproszonych do badania.
Jakie informacje zwrotne przekazali nt. rekrutacji Kandydaci?
W opinii kandydatów poprawy wymagał np.; czas trwania procesów. Respondenci zwrócili uwagę, że zdarzały się nie merytoryczne pytania od Managerów. Z analizy wynika również, że salka w której prowadzimy spotkania jest miejscem nieprzyjaznym (z czego nie zdawaliśmy sobie sprawy). Kandydaci skarżyli się, że jest ona przeszklona, co rozprasza ich uwagę. Nie zawsze przekazywaliśmy informację zwrotną w zadeklarowanym terminie. Otrzymaliśmy też dużo pozytywnych komentarzy, które doceniały przyjazną atmosferę, transparentność oraz fakt, że „nie trzymamy Kandydatów w niepewności”. To co zrobiliśmy to przede wszystkim stworzyliśmy nowe procedury rekrutacyjne ściśle określające terminy oraz odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych w rekrutacje na każdym jej etapie. Co więcej zamontowaliśmy rolety w przeszklonej salce tak aby Kandydaci podczas rozmów czy wykonywania testów rekrutacyjnych czuli się komfortowo.
Case igus i eRecruitera to dowód na możliwości jakie przed HR-owcami otwierają dziś systemy HR. To również przykład, że do badania efektywności samej rekrutacji i candidate experience nie potrzebne są bardzo skomplikowane narzędzia. Wszystko zależy w dużej mierze od chęci. Mam nadzieję, że ta dobra praktyka stanie się dla Was inspiracją do zmian ????
Przypominam, że wszystkie teksty z cyklu #dobrebopolskie, w których pokazuję polskie narzędzia dla branży HR znajdziecie TUTAJ.
Miłego dnia!
Maja Gojtowska
