Prompty, które każdy HR-owiec powinien znać

Umiejętność pisania promptów, to bez wątpienia jedna z najbardziej potrzebnych kompetencji w HR. W teorii sprawa jest prosta. W praktyce wciąż mało HR-owców korzysta z Chata GPT, Claude AI czy Google Gemini. Dlatego ten post to ściąga z promptami, od których można przygodę z AI zacząć.

Czym jest prompt i dlaczego warto go znać?

Prompt to nic innego

jak precyzyjne polecenie lub pytanie, które kierujemy do systemu opartego na sztucznej inteligencji (np. ChatGPT). Jego celem jest uzyskanie konkretnej odpowiedzi, rozwiązania problemu lub wygenerowanie określonej treści.

W praktyce, dobrze sformułowany prompt działa jak instrukcja dla AI, precyzując, czego oczekujemy – czy to opisu stanowiska pracy, scenariusza onboardingowego, czy pomysłu na post w mediach społecznościowych. Dla profesjonalistów HR: rekruterów, HRBP, specjalistów czy menedżerów HR, EB oznacza to możliwość szybkiego i efektywnego tworzenia treści oraz automatyzacji czasochłonnych zadań. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie skonstruowanie promptu, który powinien być jasny, konkretny i dostosowany do potrzeb. Dzięki temu narzędziu specjaliści mogą usprawnić swoje działania, oszczędzając czas i podnosząc jakość efektów swojej pracy.

Co sprawia, że prompt jest skuteczny?

Aby sztuczna inteligencja, taka jak ChatGPT, wygenerowała treść, czy cały produkt jak najbardziej użyteczny, konieczne jest dostarczenie jej trzech kluczowych elementów: celu, kontekstu oraz formatu. Każdy z tych składników pełni istotną rolę w procesie generowania odpowiedzi przez chat. Ich brak może prowadzić do nieprecyzyjnych lub mało przydatnych rezultatów. Zrozumienie jak prawidłowo je definiować, to pierwszy krok do tworzenia efektywnych promptów, które wspierają codzienne zadania w HR.

Zacznijmy od przykłady z życia prywatnego. Poprośmy chat o przygotowanie nam listy zakupów.

Przykład prompta

Zgodnie z przedstawionym schematem prompt powinien wyglądać następując:

• Cel – Stwórz listę zakupów…
• Kontekst – … która wystarczy na dwa dni wyżywienia dla czteroosobowej rodziny mieszkającej Warszawie, w budżecie 100 zł
• Format – … w formie punktowanej listy z podaniem cen za każdy produkt.

Prompt w wersji profesjonalnej

Dokładnie ten sam schemat formułowania promptów należy zastosować w HR-owej praktyce zawodowej. Czego mogą dotyczyć prompty HR-owca? Na przykład tworzenia opisów stanowisk, ogłoszeń o pracę, tworzenia katalogu pytań do kandydata, propozycji działań pracodawcy w social media, analizy danych, tworzenia agend spotkań. Ba z pomocą dobrego prompta stworzyć można wręcz całą grafikę kampanii EB!

Oto jak można zastosować opisaną wyżej zasadę w praktyce:

• Cel – Napisz ogłoszenie o pracę…
• Kontekst – … na stanowisko specjalisty ds. marketingu w  firmie technologicznej produkującej XYZ, zatrudniającej XYZ osób podkreślając możliwość pracy zdalnej oraz elastyczne godziny…
• Format – … w formie trzech akapitów, z wyraźnym podziałem na obowiązki, wymagania i oferowane benefity.

Podobnie jak wcześniej to propozycja wyjściowa prompta. Im więcej informacji dodatkowych podasz chatowi (a może to być tekst lub gotowy dokument, który dołączysz do prompta) tym bardziej jakościową odpowiedź otrzymasz.

Jak AI zmienia świat HR?

Co sprawia, że prompty są dobre lub złe?

Nie każdy prompt jest skuteczny. Niektóre generują świetne wyniki, inne powtarzalne treści, które łatwo zidentyfikować jako te tworzone przez AI. Cos prawia, że prompt jest dobry (lub zły?)  Po pierwsze: pamiętaj o trzech kluczowych elementach promotu: cel, kontekst i format. Spójrz na poniższy przykład:

„Opracuj 10 pytań rekrutacyjnych dla kandydata na stanowisko [nazwa stanowiska] w firmie [nazwa firmy].”

Zastanów się, czy jest on wystarczający? Najpewniej nie. Dlaczego?

Pierwsza odpowiedź chata bardzo rzadko jest satysfakcjonująca!

Dlatego z chatem warto rozmawiać (tak jak z człowiekiem) – prosić o poprawki, wybierać fragmenty, które są dla Ciebie wystarczające oraz te, które wymagają dalszej pracy.

Co można by ulepszyć w tym promptcie?

Oto kilka pomysłów, które mogą sprawić, że prompt stanie się bardziej precyzyjny i efektywny:

1. Rodzaj pytań rekrutacyjnych. Można określić, o jaki typ pytań chodzi. Na przykład: „10 pytań wstępnych do preselekcji kandydatów, które zadane zostaną podczas rozmowy telefonicznej, po analizie CV”
2. Kto prowadzi rozmowę? Warto doprecyzować, kto będzie zadawał pytania: rekruter, przyszły współpracownik czy menedżer zatrudniający? Przykład: „Opracuj 10 pytań, które menedżer powinien zadać podczas rozmowy rekrutacyjnej”.
3. Opis stanowiska zamiast samej nazwy. Zamiast podawać tylko nazwę stanowiska, można dodać szczegóły dotyczące obowiązków lub wymaganych kompetencji. Dzięki temu AI wygeneruje bardziej dopasowane pytania.
4. Określenie kluczowych umiejętności. Można wskazać, jakie umiejętności mają być sprawdzane. Na przykład: „Czy oceniamy zdolności do zarządzania zespołem zdalnym, czy dopasowanie do kultury organizacyjnej?”
5. Informacje o firmie i branży. Jeśli firma jest mało znana lub działa w specyficznej branży, warto dodać te informacje. Na przykład: „Stwórz pytania rekrutacyjne dla startupu z branży IT zatrudniającego 20 osób”.

7 propozycji promptów dla Ciebie

Wiesz już jak samodzielnie stworzyć prompt! Żeby Cię jednak ośmielić przygotowałam dla Ciebie kilka propozycji promptów, które od których można zacząć pracę z chatem. Możesz je skopiować lub… rozbudować tak by bardziej odpowiadały Twoim potrzebom.

Rekrutacja i selekcja kandydatów

• „Opracuj 10 dopasowanych pytań rekrutacyjnych dla kandydata na stanowisko [nazwa stanowiska] w firmie [nazwa firmy]. Pytania powinny umożliwić ocenę jego [umiejętność 1], [umiejętność 2] i [umiejętność 3].
• „Przeanalizuj poniższe ogłoszenie o pracę pod kątem skuteczności rekrutacyjnej. Oceń, czy jest klarowne, angażujące i zgodne z najlepszymi praktykami HR. Zwróć uwagę na:
  • atrakcyjność wstępu,
  • jasność opisu stanowiska i obowiązków,
  • przejrzystość wymagań wobec kandydatów,
  • spójność z employer brandingiem,
  • inkluzywność języka i brak uprzedzeń,
  • czy zawiera elementy zachęcające do aplikacji (np. unikalne benefity, kultura organizacyjna).

  Podaj konkretne sugestie dotyczące poprawek, aby ogłoszenie było bardziej skuteczne i przyciągało odpowiednich kandydatów. Oto treść ogłoszenia:**

  (Wklej treść ogłoszenia do analizy).

• „Napisz profesjonalny i przyjazny e-mail z podziękowaniem dla kandydata, który pomyślnie przeszedł pierwszy etap rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska] w firmie [nazwa firmy].

  E-mail powinien zawierać:

  • Podziękowanie za udział w pierwszym etapie rekrutacji,
  • Pozytywną informację zwrotną na temat jego dotychczasowej aplikacji,
  • Szczegóły dotyczące kolejnego etapu – np. forma rozmowy (online/stacjonarna), osoba prowadząca, przewidywany czas trwania,
  • Zachęcenie do zadawania pytań oraz dane kontaktowe w razie wątpliwości|

Onboarding nowych pracowników

• „Stwórz szczegółowy plan onboardingowy dla nowego pracownika na stanowisku [nazwa stanowiska] w firmie [nazwa firmy]. Plan powinien obejmować pierwsze 30, 60 i 90 dni, uwzględniając kluczowe etapy wdrożenia.

  Zawrzyj w nim:

  • Pierwszy dzień – działania powitalne, niezbędne formalności, zapoznanie z zespołem i kulturą organizacyjną.
  • Pierwszy tydzień – szkolenia wstępne, przegląd narzędzi i systemów, rozmowy z kluczowymi współpracownikami,
  • Pierwszy miesiąc – stopniowe przejmowanie obowiązków, cele krótkoterminowe, wsparcie mentora lub przełożonego,
  • Pierwsze 90 dni – ocena postępów, feedback, dalszy rozwój umiejętności i integracja z zespołem.

  Dostosuj plan do specyfiki branży, charakteru pracy oraz struktury organizacji, zapewniając nowemu pracownikowi skuteczne wdrożenie i szybkie osiągnięcie pełnej efektywności.”*

• „Napisz przyjazny e-mail powitalny dla nowego pracownika, zawierający najważniejsze informacje o pierwszym dniu pracy, w tym: [wydarzenie A], [wydarzenie B], [wydarzenie C]”

Analiza danych zastanych i badań pracowniczych

• „Przeanalizuj poniższe wyniki ankiety pracowniczej, identyfikując kluczowe wnioski i obszary wymagające poprawy. Ocen poziom satysfakcji pracowników oraz wskaż najczęściej pojawiające się trendy w odpowiedziach.

  Weź pod uwagę następujące aspekty:

  • Ogólny poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników,
  • Główne czynniki wpływające na pozytywne i negatywne opinie,
  • Różnice w odpowiedziach między różnymi działami/grupami pracowników,
  • Potencjalne problemy w komunikacji, kulturze organizacyjnej lub zarządzaniu,
  • Rekomendacje działań mających na celu poprawę zaangażowania i retencji.

  Podsumuj analizę w klarowny sposób, uwzględniając mocne strony oraz konkretne obszary do optymalizacji. Oto dane z ankiety:**

  (Wklej wyniki ankiety do analizy).

• „Przeanalizuj poniższe odpowiedzi z exit interview, aby zidentyfikować główne powody odejść pracowników oraz obszary wymagające poprawy w organizacji.

  Skup się na następujących aspektach:

  • Główne przyczyny odejścia – czy dominują kwestie związane z kulturą organizacyjną, zarządzaniem, wynagrodzeniem, rozwojem kariery czy innymi czynnikami?
  • Satysfakcja z pracy – co pracownik cenił najbardziej i co według niego wymaga poprawy?
  • Problemy w miejscu pracy – czy pojawiają się powtarzające się wzorce niezadowolenia lub wyzwania organizacyjne?
  • Rekomendacje – jakie działania można podjąć, aby zwiększyć retencję i poprawić doświadczenie pracowników?

  Podsumuj analizę, wskazując kluczowe wnioski oraz praktyczne sugestie dla zespołu HR i menedżerów. Oto transkrypcja exit interview:**

  (Wklej odpowiedzi z exit interview do analizy).”

Oczywiście ta lista nie jest skończona!

• Chat świetnie wciela się w rolę kandydata czy pracownika, dlatego możesz prosić go przygotowanie listy potencjanych pytań, które kandydat może zadać na rozmowie o pracę, czy już jako pracownik mieć w głowie w pierwszych dniach pracy.
• Chat to rewelacyjny partner w tworzeniu ankiet – oceniających proces rekrutacyjny, proces onboardingu czy szkolenie
• Da sobie również radę w tworzeniu zarysów procesu – np. przeprowadzenia audytu procesu rozwojowego czy offboardingu pracowników.

Tak naprawdę … ogranicza Cię tylko Twoja wyobraźnia.

Czas na Ciebie!

Jestem ciekawa, czy zachęciłam Cię do regularnej pracy chatem! Daj znać, a jeśli uważasz ten post za wartościowy to koniecznie podaj go dalej! Dla mnie będzie to sygnał, że uważasz go za przydatny.

Miłego dnia

Maja