Intranet na Share Point – czy może być dobry?

Intranet idealny – wszyscy o nim marzą, niewielu widziało. Czy coś takiego w ogóle istnieje? Na pewno powinniśmy próbować go stworzyć. Tylko w jakim narzędziu? Takim, którego wdrożenie będzie nas boleć jak najmniej. Jeśli Twoja firma korzysta z ekosystemu Microsoft 365 rozważyć warto na pewno SharePoint.

Intranet powinien być centralnym kanałem komunikacyjnym każdej organizacji. Dobrze zaprojektowany zapewni pracownikom dostęp do różnego rodzaju informacji i zasobów np. wniosków, dokumentów, narzędzi, aplikacji.

Nowoczesny Intranet to krok w kierunku komunikacji dwustronnej – daje możliwość komentowania treści czy komunikacji z innymi pracownikami firmy.

4 sposoby na wykorzystanie SMS-ów w komunikacji HR

Liczby nie kłamią

Organizacje potrzebują bezpiecznej platformy, która centralizuje wszystko, czego potrzebują, łącząc pracowników w dowolnym miejscu i czasie. Dobry Intranet to bez wątpienia pierwszy krok ku lepszej komunikacji. A jest to potrzebne. Z danych Axero wynika, że:

• 83% respondentów ma problem ze znalezieniem w organizacji danych i informacji niezbędnych im do pracy,
• straty spowodowane brakiem efektywnej dystrybucji wiedzy w firmach wynoszą nawet 31 mld $,
• co tydzień pracownicy poświęcają 20% swojego czasu pracy na poszukiwanie informacji wewnątrz firmy.

Dobry Intranet to jednak nie tylko komunikacja.

• McKinsey przekonuje, że dobrze przygotowana platforma intranetowa przekłada się na wzrost produktywności o 20%.
• 63% firm deklaruje, że dobry Intranet wspiera zaangażowaie zespołów.
• Dobrze skonsturowany Intranet i właściwie ułożone w nim informacje mogą skrócić proces onboardingu nowych pracocowników o 20%.

Dobry Intranet, czyli jaki?

Jak w przypadku każdego innego narzędzia istnieje wiele modeli tworzenia Intranetu i nie ma jednego przepisu dającego gwarancję sukcesu. Bez wątpienia jednak, wewnętrzny serwis informacyjny powinien:

1. Stawiać pracownika w centrum – bo jeśli pracownik nie będzie zaglądał do wewnętrznego Intranetu, to ten nie ma w ogóle powodów do istnienia. Jeśli tylko to możliwe zaangażuj pracowników już na etapie projektowania Intranetu od podstaw lub wdrażania w nim zmian. Zadbaj, by był on maksymalnie użyteczny z perspektywy odbiorców końcowych.
2. Mieć przejrzystą stronę główną – tak jak w przypadku każdego serwisu informacyjnego, tak również w Intranecie strona główna to klucz do sukcesu. Dobrze przygotowania, będzie „wciągać” pracownika i zachęcać do wchodzenia coraz głębiej w treści.
3. Personalizować treści – nie każda informacja musi trafić do każdego. Współczesne Intranetu pozwalają na to i warto z tej opcji korzystać.

Co wyróżnia intranet SharePoint na tle innych aplikacji dla pracowników?

Jednym z rozwiązań intranetowych rozważanych w pierwszej kolejności w wielu firmach jest SharePoint. I nie powinno to dziwić.

• Brak dodatkowych kosztów licencji! Jeśli Twoja firma korzysta ze środowiska Microsoft 365, to SharePoint Online znajduje się w jego licencji i tym samym nie wymaga dodatkowych subskrypcji na użytkownika. Dział IT nie musi wdrażać nowych, płatnych narzędzi. Inspektorzy danych osobowych mają pewność, że dane pracowników oraz wrażliwe informacje firmowe są bezpieczne.
• Prosty, przejrzysty i spójny ekosystem narzędzi – niezależnie od tego, czy chcesz „rozkręcić” grupy dyskusyjne, stworzyć firmową bazę wiedzy, przeprowadzać badania pracowników, zarządzać benefitami i wnioskami urlopowymi, czy rozwijać wewnętrzne medium społecznościowe – to wszystko znajdziesz w ramach jednej platformy SharePoint, do której logujesz się ze swojego firmowego konta Microsft.
• Szerokie możliwości funkcjonalne – praktycznie nieskończone możliwości Intranetu Share Point sprawiają, że pracownicy są poinformowani i łatwiej im zaangażować się w życie firmy. Intranet jest dostępny w przeglądarce oraz aplikacji na telefonie, dopasowany wizualnie do brandingu, a jednocześnie bardzo intuicyjny i prosty w obsłudze – o czym przeczytasz już za chwilę.

Przykłady Intranetów stworzonych w SharePoint

Ogromną przewagą SharePointa jest szeroki wachlarz gotowych wzorów i szablonów, z których może korzystać firma wdrażając Intranet. Można sięgnąć po nie od razu lub dostosować do je firmowych wymagań i kolorystyki.

Komputronik

Sprawdzony układ treści i kolorystyka zgodna z brandbookiem – tak w pigułce można opisać witrynę intranetową w Grupie Komputronik. To przykład Intranetu, który odwzorowuje strukturę komunikacji wewnętrznej w organizacji. W pełni wpisuje się on w firmowe zasady identyfikacji wizualnej. Na stronie głównej znajdują się aktualności, komunikaty zarządu i szybkie linki – skróty do innych systemów, np. CRM-a, ale też platformy e-learningowej.

Każda osoba w firmie może szybko sprawdzić na przykład to, jakie rekrutacje prowadzi dział HR, a także dotrzeć do firmowych dokumentów i procedur. Oczywiście bez „przekopywania” stosu enigmatycznie nazwanych, a często nawet dość przypadkowo… udostępnionych plików.

Werner Kenkel

Werner Kenkel – firma z branży produkcyjnej, dobrze pokazuje, jak upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. W tym przypadku chodzi o zaznajomienie pracowników z firmowymi wartościami oraz zaangażowanie ich wszystkich w konkretnym celu – zarówno osoby z biura, jak i np. tych wykonujących obowiązki w halach czy magazynach. Przykładem takiego działania jest konkurs, który integruje zespoły wokół wyzwania. To wydarzenie w Werner Kenkel cieszyło się ogromną popularnością – strona eventu w intranecie została wyświetlona ponad 7 tysięcy razy.

Cały ekosystem Microsoft 365 wspiera komunikację wewnętrzną

Warto pamiętać, że SharePoint to tylko jedno narzędzie. W pakiecie Microsoft 365 jest ich znacznie więcej. Jeśli chcesz, żeby pracownicy prowadzili ożywione dyskusje, wymieniali się nie tylko firmowymi informacjami, ale też:

• prowadzili rozmowy o tym, co lubią
• komentowali imprezy integracyjne,
• a także świętowali swoje urodziny

postaw na firmowe, wewnętrzne media społecznościowe. Pozwoli Ci na to inne narzędzie dostępne w pakiecie Microsoft 365, czyli Viva Engage.

Porozmawiajmy o komunikacji wewnętrznej

Między innymi o roli Intranetu w nowoczesnej komunikacji wewnętrznej będziemy rozmawiać podczas

pierwszej, online-owej konferencji „Komunikacja wewnętrzna od kuchni. Konferencja dla HR & EB” przygotowanej przez zespół Supremo. Wydarzenie odbędzie się w środę, 20 listopada na platformie MS Teams. Jest całkowicie bezpłatne.

O czym będziemy rozmowiać podczas konferencji? Agenda zapowiada się obiecująco (i to nie tylko dla tego, że mam przyjemność być jego prelegentką).