Co to jest offboarding?

Offboarding to nazwa procesu rozstania pracownika z organizacją. Odgrywa on ogromną rolę w budowie doświadczeń i wspomnień związanych z pracodawcą. Jak przeprowadzić dobry offboarding? I czy warto w niego inwestować?

Zakończenia odgrywają w ludzkim życiu ogromną rolę. Pomagają nam utrwalać, oceniać i zapamiętywać całe doświadczenia (więcej przeczytacie na ten temat w książce Daniela Kahnemana “Pułapki myślenia”). Jako ludzie z natury bagatelizujemy to jak długo trwało doświadczenie (to tak zwane ignorowanie czasu trwania), a wyolbrzymiamy to, co dzieje się na jego końcu. Warto o tym pamiętać szczególnie przy okazji rozstań z pracownikami.

Jak rozstać się z pracownikiem? Mów do zobaczenia, a nie żegnaj

Co to jest offboarding?

Offboarding to nic innego jak nazwa procesu rozstania pracownika z organizacją. Zbiera w sobie wszystkie procedury i zasady związane z pożegnaniem. Niestety, jak wynika z badań Aberdeen, tylko 29% organizacji ma sformalizowany proces offboardingu!

Oznacza to, że tylko 1 na 3 organizacji pamięta o roli, jaką w ludzkim życiu mają zakończenia.

Elementy offboardingu

Offboarding to nie sama rozmowa rozstaniowa z pracownikiem. To proces składający się z 6 etapów. Doświadczenia odchodzącego pracownika zależą od właściwego zaadresowania każdego z nich.

Offboarding składa się aż z 6 etapów. By zadbać o doświadczenia odchodzącego pracownika trzeba zaadresować każdy z nich. Źródło: opracowanie własne

 

Rozmowa rozstaniowa i ustalenie warunków rozstania

Rozmowa to nic innego jak przyjęcie od pracownika lub wręczenie pracownikowi wypowiedzenia. Zawsze stanowi ono punkt wyjścia dla offboardingowej podróży. Niezależnie od tego, kto zainicjował rozstanie, rozmowa offboardingowa może być emocjonalna. Warto zadbać, by menedżerowie w firmie wiedzieli jak prowadzić takie spotkania. Dobrze, gdy jeszcze podczas rozmowy lub zaraz po niej uda się ustalić formalne warunki rozstania, między innymi:

  • przeliczenie pozostałego do końca trwania współpracy urlopu i podjęcie decyzji, czy pracownik powinien z niego skorzystać, czy raczej wolimy wypłacić za te dni ekwiwalentem,
  • rozważenie opcji zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Jeśli to firma podjęła decyzję o rozstaniu z pracownikiem, warto również omówić kwestię ewentualnych benefitów, które mają ułatwić pracownikowi proces rozstania. Z badań LHH DBM Polska wynika, że zwalniani pracownicy najbardziej cenią sobie:

  • 85% wsparcie outplacementowe,
  • 83% odprawę pieniężną,
  • 56% zwolnienie z obowiązku świadczenia obowiązku pracy,
  • 41% dodatkowe dni na poszukiwanie pracy.

Komunikacja zmiany

Mówiąc o offboardingu koncentrujemy się zazwyczaj, na osobie, która opuszcza organizację. Równie ważni są w tej sytuacji pracownicy, którzy zostają.

To przecież od nich nich firma oczekiwać będzie pełnego zaangażowania, przejęcia obowiązków po osobach, których w firmie już nie ma. Brak pełnej informacji na temat zmian personalnych może utrudnić im dalszą pracę, a w skrajnych przypadkach zniechęcić do związania się z organizacją na dłużej.

Możemy być pewni, że każda niespójność ze strony pracodawcy, wyjaśniona zostanie natychmiast przez samych pracowników… pocztą pantoflową. Zespół odchodzącego pracownika warto poinformować:

  • o powodach rozstania,
  • o kluczowych terminach (np. do kiedy dana osoba jest w pracy?),
  • jak będzie przebiegał proces przekazania obowiązków,
  • jakie kroki dotyczące zwolnionego miejsca pracy podejmie pracodawca.

W miarę możliwości warto zadbać też o ciepłe, mniej formalne pożegnanie pracownika (jeśli szukacie inspiracji, zajrzyjcie na blogu Bee Talents).

Przekazanie obowiązków

Przekazanie obowiązków odchodzącego pracownika jest kluczowe dla zachowania ciągłości biznesowej. Niestety, często każdy odchodzący pracownik ma swoje własne podejście do przekazywania obowiązków, co utrudnia płynne kontynuowanie działań. Zachęcam do tego, by uczyć pracowników przekazywania obowiązków, a przynajmniej ułatwiać im to dzięki gotowym formatkom, czy check-listom, z elementami, które w dobrym przekazaniu powinny się znaleźć. Należą do nich między innymi:

  • opis bieżących projektów, w które był zaangażowany i lista najpilniejszych zadań do realizacji,
  • kluczowe osób kontaktowych (wewnątrz i na zewnątrz organizacji) – warto, żeby pracownik osobiście przedstawił im pracowników, którzy będą pozostawali z nimi w kontakcie po rozstaniu z firmą,
  • dokumenty, systemy, zasoby, narzędzia, do których tylko odchodząca osoba ma dostęp lub uprawnienia administracyjne.

Exit interview

Exit interview to nic innego jak podsumowująca rozmowa (wywiad indywidualny), którą przeprowadza się z pracownikiem odchodzącym z firmy. Warto przeprowadzić ją niezależnie od tego, czy decyzję o rozstaniu podjął pracodawca, czy pracownik. Jeżeli zostanie poprowadzona w odpowiedni sposób, pozwala zbierać wartościową informację zwrotną od odchodzącego pracownika i wprowadzać zmiany w organizacji.

Exit interview powinno być przeprowadzone przez pracownika HR lub osobę z zewnątrz. Jak przy każdym innym wywiadzie badawczym,  dobrze, by zawarte w nim pytania miały formę otwartą, która ułatwia ich pogłębianie. Warto, by exit interview obejmował takie obszary, jak:

  • powody odejścia z organizacji,
  • poziom satysfakcji z pracy,
  • zadowolenie z warunków pracy i benefitów pozapłacowych,
  • relacje z szefem, najbliższym zespołem i dalszymi współpracownikami,
  • możliwości rozwoju wewnątrz organizacji,
  • kultura organizacji i środowisko pracy,
  • polityka i procedury firmowe,
  • skłonność pracownika do rekomendowania firmy, jako pracodawcy w przyszłości.

Nie zawsze możliwe jest przeprowadzenie exit interview w formie wywiadu. W takiej sytuacji warto zadbać o krótszą, elektroniczną wersję badania w formie ankiety online.

Kwestie administracyjne ostatniego dnia w pracy

Ostatniego dnia pracy w firmie pracownik powinien czuć się zaopiekowany tak samo, jak pierwszego.

W ogarnięciu rzeczywistości pomoże checklista (dostępna zarówno dla pracownika jak i dla jego menedżera). Ostateczny zestaw rzeczy do zrobienia zależny będzie na pewno od specyfiki danej organizacji, ale powinny znaleźć się na niej m.in.:

  • oddanie kluczy/kart dostępu,
  • oddanie laptopa, służbowego smartfona,
  • zdanie służbowego samochodu i jego dokumentów,
  • przekazanie dokumentów lub dostępów do dokumentów (papierowych i wirtualnych),
  • przypomnienie o zabraniu rzeczy osobistych.

Nieodłącznym elementem offboardingu jest zablokowanie dostępów i przepięcie skrzynki mailowej pracownika oraz zgłoszenie jego rezygnacji z funkcjonujących w firmie benefitów (np. karty luxmed czy zajęć językowych).

Ważne, by nie robić tego bez jego wiedzy, czy za jego plecami, ale jasno i otwarcie poinformować kiedy te kroki zostaną podjęte.

Usuwanie pracownika z list subskrypcyjnych, grup dyskusyjnych, czy struktur firmy, gdy pracownik jest jeszcze formalnie członkiem zespołu, może zostać odebrane negatywnie.

Komunikacja z alumnem

Wierzę, że ostatnim elementem offboardingu, powinno być zaproszenie pracownika do programu alumnów. To ważne, ponieważ utrzymywanie kontaktu, ze swoimi byłymi pracownikami może przynieść pracodawcom wiele korzyści. Ich przełożenie na wizerunek czy działania rekrutacyjne, w tym dotarcie do nowych talentów jest ogromne (i całkowicie niewykorzystywane).

Alumni – najbardziej wiarygodne źródło informacji o Twojej firmie

Gorąco polecam Wam też nagranie z mojego wystąpienia poświęconego offboardingowi, które zarejestrowane zostało podczas FlySummit’20, którego organizatorem był Fly on the Cloud.

A jak wygląda offboarding w Waszych firmach? Jeśli spodobał Ci się ten post, zostaw po sobie ślad: skomentuj lub udostępnij.

Ps. Część zawartych we wpisie linków do książek, to linki afiliacyjne. Oznacza to, że jeśli klikając w nie, dokonasz zakupu, to ja otrzymam z tego tytułu drobną prowizję. W żaden sposób nie wpływa to na cenę, którą Ty zapłacisz, ale dla mnie będzie sygnałem, że cenisz moją rekomendację 🙂

Miłego dnia

Maja