Monitorowanie nieobecności i zarządzanie czasem pracy pracowników w dobie technologii mobilnych i coraz większej popularności pracy zdalnej spędza dziś sen z powiek wielu HR-owcom. Wydaje się, że sprawa jest beznadziejna, bo albo pracownicy będą musieli pracować 9-17 w biurze, a pracodawca będzie wiedział kto rzeczywiście jest w firmie, a kogo nie ma, albo straci kontrolę nad wszystkim. Nic bardziej mylnego.
W XXI wieku są bowiem narzędzia, które przyjdą z pomocą pracodawcom otwartym na potrzeby młodego pokolenia, ale zainteresowanym monitoringiem faktycznego czasu, jaki na pracę poświęcają. Powiem więcej, to narzędzie prosto z Polski, kolejny bohater blogowego cyklu #dobrebopolskie. Proszę Państwa, oto Calamari 🙂 Więcej opowie o nim Hubert Lisek, współzałożyciel narzędzia.
– Hubert, jakie jest największe w Twojej opinii wyzwanie, z którym mierzą się dziś zespoły HR?
Przedsiębiorcy, w związku ze zmniejszającym się bezrobociem mają dziś coraz większy problem ze znalezieniem i zachęceniem do współpracy wartościowych pracowników. Na rynku pracy zaczyna dominować pokolenie Y i Z. Stawia ono przed organizacjami zupełnie nowe wymagania takie jak możliwość pracy zdalnej czy elastyczny czas pracy. Postępujący proces globalizacji powoduje, że coraz częściej pracujemy w wielokulturowych, rozproszonych zespołach. Właśnie na te wyzwania świetnie odpowiada Calamari. Nasz produkt pozwala pracodawcom udostępnić pracownikom możliwość pracy zdalnej (np. 1 dzień w tygodniu). Korzystając z Calamari pracodawca może bez problemu wprowadzić elastyczny czas pracy mając jednocześnie pełną kontrolę nad tym z jakiej lokalizacji oraz ile czasu pracownicy poświęcają na pracę. Jednym z największych wyzwań pracy zdalnej jest komunikacja, a dzięki Calamari każdy pracownik zawsze wie kto jest obecny pracy. Współpracując z klientami z ponad 55 krajów często dowiadujemy się również o nowych wyzwaniach, z którymi mierzą się firmy z całego świata np. możliwość wykorzystania menstrual leave u naszego klienta z Hongkongu (więcej o wdrożeniu można przeczytać tutaj).
– Bo czym tak naprawdę jest Calamari?
To dostępny w chmurze nowoczesny system, który usprawnia zarządzanie nieobecnościami i ewidencją czasu pracy w firmie. Obecnie z systemu korzystają dziesiątki tysięcy osób z kilkuset firm w ponad 55 krajach na całym świecie. Calamari składa się z dwóch modułów. Moduł Leave pozwala na zarządzanie wnioskami o nieobecność. Przy jego pomocy pracownicy zgłaszają planowane nieobecności, sprawdzają swój wymiar urlopu oraz mają zawsze pod ręką kalendarz nieobecności pracowników w firmie. Kierownicy otrzymują notyfikacje o planowanych nieobecnościach i na podstawie szeregu dodatkowych informacji decydują czy dany pracownik może iść na urlop lub np. pracować zdalnie danego dnia. Kadry nie muszą gromadzić papierowych wniosków, kontrolować wymiary urlopu oraz odpowiadać na pytania “ile mam jeszcze urlopu”. Moduł Clockin pozwala na rejestrację czasu pracy na kilka różnych sposobów. Czas pracy można również rejestrować przy pomocy indywidualnych kodów QR, a nawet wykorzystując do tego celu Slacka. Osoby pracujące poza biurem mogą skorzystać z wygodnej aplikacji mobilnej oznaczając rozpoczęcie i zakończenie pracy. Calamari oprócz wielu wygodnych sposobów oznaczania czasu pracy dostarcza szczegółowe raporty, które pozwalają na pozbycie się w firmie zbędnej papierologii.
– Skąd pomysł na jego wdrożenie?
Początkowy pomysł na system powstał gdy pracując jeszcze w jednej z firm IT korzystaliśmy z wiodącego w tym czasie na rynku zagranicznego narzędzia do zarządzania urlopami. Uznaliśmy, że jesteśmy w stanie przygotować rozwiązanie bardziej intuicyjne i nowocześniejsze niż system, z którego dotychczas korzystał nasz pracodawca. Tak rozpoczęły się prace nad pierwszym modułem Calamari do zarządzania nieobecnościami. Co ciekawe obecnie obserwujemy, że coraz więcej naszych nowych klientów to firmy, które korzystały do tej pory z narzędzia, które zapoczątkowało naszą drogę z HRem. Jak widać stały, szybki rozwój to podstawa, a raz zdobyta pozycja nie trwa wiecznie.
– W czym tkwi innowacja tego narzędzia?
Calamari wyróżnia nowoczesne podejście do standardowych problemów związanych z zarządzaniem nieobecnościami i rejestracją czasu pracy. Dla wielu nowoczesnych firm Google G Suite lub Office 365 to podstawowe narzędzie codziennej pracy. Calamari integrując się z tymi narzędziami tworzy wraz z nimi bezpieczne i wygodne środowisko pracy. Nie musisz pamiętać hasła do kolejnego systemu. Zgłoszone nieobecności automatycznie synchronizują się z kalendarzami, a ikonkę dostępu do aplikacji masz zawsze pod ręką. Slack staje się również standardem komunikacji w wielu firmach. Korzystając z naszej integracji pracownicy otrzymują notyfikacje w Slacku. Managerowie mogę również bezpośrednio ze Slacka akceptować lub odrzucać wnioski. Szybko i wygodnie. Calamari jako pierwsza w Polsce i jedna z pierwszych firm na świecie wykorzystała technologię iBeacon do ewidencji czasu pracy. Wystarczy, że pracownik ma zainstalowaną aplikację mobilną na swoim telefonie, a beacona umieścimy na recepcji. Czas pracy pracownika jest rejestrowany automatycznie.
– A co, gdy pracownik nie ma telefonu? 🙂
Wtedy skanuje indywidualny kod QR na terminalu mobilnym umieszczonym na recepcji. Calamari wyróżnia również bardzo rozbudowana i elastyczna konfiguracja, która pozwala na wdrożenie systemu w wielu oddziałach firmy na całym świecie. Każdy oddział może zgłaszać inne typy nieobecności, a każdy pracownik może mieć indywidualną listę świąt oraz dowolny proces akceptacji. Ponadto przy projektowaniu aplikacji zapoznaliśmy z politykami urlopowymi wielu krajów. Dzięki temu Calamari można skonfigurować tak, aby automatycznie wyliczał wymiar urlopu zgodnie z regulacją prawną w danym kraju (np. w różnych cyklach czasowych, w zależności od doświadczenia itp.). Konsekwencją naszych działań jest fakt, że obecnie mamy klientów z ponad 55 krajów na całym świecie.
– Jakie są jego najważniejsze funkcjonalności? W jakich obszarach ułatwia on pracę działów HR i życie pracowników?
Dla nas najważniejsze nie są funkcjonalności, a wartość jaką aplikacje daje firmie i ich pracownikom. Calamari usprawnia proces przepływu informacji o nieobecnościach oraz dostępnych wymiarach urlopu pracowników. Dzięki maksymalnie elastycznym procesom akceptacji (każdy pracownik może mieć inny przebieg akceptacji, proces akceptacji może być inny dla urlopu,a inny dla pracy zdalnej) można idealnie dopasować proces decyzyjny do specyfiki działania firmy. Ponadto każdy pracownik może otrzymywać notyfikacje o nieobecnościach innych osób z firmy. Co więcej HR nie musi odpowiadać na pytania “ile mam jeszcze urlopu?”, bo każdy pracownik sam może sprawdzić swoje dostępne limity oraz historię wniosków. Narzędzie pozwala też na:
- maksymalne zredukowanie niepotrzebnej papierologii. Nie ma potrzeby wypełniania papierowych wniosków oraz podpisywania listy obecności,
- lepszą kontrolę czasu pracy. Każdy z pracowników wie czy przepracował odpowiednią ilość czasu, a przełożony łatwo wychwyci sytuację gdy pracownik jest nieobecny mimo braku zgłoszonego wniosku.
– A jakie są wyróżniki tego narzędzia?
Na pewno jest to możliwość wykorzystania Calamari w międzynarodowych zespołach w wielu oddziałach firmy na całym świecie. Firmy, które mają oddziały w wielu krajach często borykają się z problemami w komunikacji. Dzięki Calamari każdy pracownik może na bieżąco sprawdzić kto jest dzisiaj nieobecny oraz kto danego dnia pojawił się w pracy. Z takimi problemami styka się większość firm, które wdrożyły Calamari. Od kilku miesięcy z Calamari korzysta znany polski startup Brand24, który posiada kilka oddziałów w Polsce oraz międzynarodowy zespół. Podobnie było w szybko rosnącym startupie – firmie Growbots, która ma oddziały zarówno w Polsce jak również w Stanach Zjednoczonych. Duża część naszych klientów z całego świata korzysta z Calamari w wielu krajach. Między innymi międzynarodowa firma 3scale, która została ostatnio przejęta przez globalnego gracza – Red Hat, Inc.
– Coś jeszcze?
Świetne integracje oraz beacony, które umożliwiają rejestrację czasu pracy bez potrzeby angażowania pracownika.
– Jak produkt planujecie rozwijać?
Cały czas rozwijamy narzędzie o kolejne funkcje i usprawnienia. Niedawno pojawiły się zupełnie nowe odsłony naszych aplikacji mobilnych. Jeszcze w tym roku planujemy rozpocząć pracę nad kolejnym modułem HRowym.
– Trzymam zatem kciuki za udane wdrożenie tego projektu 🙂 Powodzenia!
Jeśli Was również zainteresowało Calamari, zachęcam do odwiedzenia ich strony: https://calamari.pl lub poszczególnych zakładek produktowych
- Calamari Leave – https://calamari.pl/elektroniczne-wnioski-urlopowe
- Calamari Clockin – https://calamari.pl/ewidencja-czasu-pracy
Przypominam, że wszystkie teksty z cyklu #dobrebopolskie, w których pokazuję nowe, polskie narzędzia dla branży HR znajdziecie TUTAJ.
Miłego dnia!
Maja Gojtowska
