Po co organizacji procesy mentoringowe?

Mentoring to metoda znana, ale nad Wisłą wciąż jeszcze mało popularna. W Polsce funkcjonuje on tylko w co dziesiątej organizacji. Jak czytamy w raporcie “Mentoring w Polsce i nowych technologiach w rozwoju pracowników.” 88% przedstawicieli firm twierdzi, że mentoring jest skuteczny w rozwoju pracowników i aż 44% reprezentantów HR chciałoby wprowadzić mentoring u siebie.

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest mentoring. Według Europejskiej Rady Coachingu i Mentoringu (EMCC) to

relacja uczenia się, polegająca na dzieleniu się umiejętnościami, wiedzą i doświadczeniem między mentorem (osobą z założenia, ale nie zawsze, bardziej doświadczoną zawodowo i życiowo) a mentee (osobą, która ma się rozwijać) poprzez rozmowy rozwojowe, dzielenie się doświadczeniami i modelowanie ról. Może ona obejmować wiele różnych kontekstów i jest dwustronnym partnerstwem na rzecz wzajemnego uczenia się, które ceni różnice. 

Rodzaje programów mentoringowych

Mentoring jest inkluzywny, to metoda pracy dla wszystkich.

Nie ma ograniczeń i wykluczeń a jedyną determinantą jest chęć uczenia się i rozwijania.

Widać to zresztą, gdy spojrzymy na rodzaje programów mentoringowych: 

• Mentoring klasyczny – w formie podstawowej celem mentoringu jest zbudowanie relacji i rozwój mentee oraz mentora głównie w zakresie umiejętności miękkich – związanych na przykład z budowaniem zespołu, czy kompetencjami dotyczącymi komunikacji, rozwiązywania problemów, itp. 
• Mentoring specjalistyczny – czasem formę mentoringu wykorzystuje się też do rozwoju umiejętności specjalistycznych, z konkretnej dziedziny – związanej najczęściej z szerokim obszarem działania w organizacji. Przykładem może być rozwój umiejętności w danej technologii w firmach IT. 
• Mentoring odwrócony – to dosyć świeża forma mentoringu, nakierowana zazwyczaj na rozwój kompetencji cyfrowych. W takim przypadku najczęściej to osoby z większym doświadczeniem ogólnym są mentee, a osoby młodsze, mniej doświadczone są mentorami. 
• Momboarding – to szczególna forma onboardingu, w której mentoring pomaga mamom powrót do pracy po urlopie macierzyńskim. 

Na rynku widzimy sporo otwartych programów mentoringowych część prowadzonych jest na uczelniach wyższych, część dedykowana jest konkretnym grupom uczestników (np. Mother Empower prowadzony przez Bosch Polska, czy Woman That Matters program mentoringowy Deloitte dla młodych studentek). 

Z mojej perspektywy szczególnie ciekawe są jednak wewnętrzne programy mentoringowe, w których zarówno mentorzy jak i mentee są pracownikami organizacji. 

To co w procesie mentoringowym jest kluczowe to partnerstwo polegające na szacunku do drugiej osoby oraz przyjmowanie tego, co niesie za sobą ta relacja bez oceniania i krytykowania.

Po co organizacji proces mentoringowy?

Mentoringi wewnętrzne to procesy, które przynoszą organizacji wiele korzyści. Jak pokazuje raport Mentiway, partnera tego artykułu ich zalet jest sporo, a każda z nich w dłuższej perspektywie przekładać będzie się na korzyści biznesowe organizacji.

• Mentoring buduje relacje wewnątrz organizacji. Właściwie ten jeden punkt powinien być wystarczającym argumentem za wdrożeniem procesu, bo przecież właśnie brak relacji między pracownikami, albo ich widoczne osłabnięcie w ostatnich latach to jedna z największych bolączek pracodawców. Mentoring to proces, w ramach którego tworzymy dziesiątki par – osób ufających sobie, chętnych do dzielenia się własną wiedzą i spostrzeżeniami. Relacje te często utrzymują się ponad sam proces mentoringowy, a ich uczestnicy mają miejsce do szczerej rozmowy i uzyskania wsparcia, nie mówiąc już o samej korzyści psychologicznej wynikającej ze zdrowej i trwałej relacji. To inwestycja, która może tylko pomóc!
• Mentoring buduje zaangażowanie. W świecie, gdzie zaangażowany jest tylko co 10 pracownik to naprawdę mocny argument. Dlaczego mentoring przekłada się na zaangażowanie? To proces, który daje pracownikom coś czego tak bardzo im brak: uważność i czas jeden na jeden. Mentee podczas procesu mentoringowego otrzymuje wiedzę i ma dostęp do konsultacji często w zakresie swoich obowiązków w pracy. Dzięki temu otrzymuje zasoby potrzebne do lepszego, bardziej skutecznego wywiązywania się z tych obowiązków. 
• Transfer wiedzy w organizacji. I znów – jest to korzyść wynikająca bezpośrednio z charakteru procesu mentoringowego, w którym to osoba z większym doświadczeniem dzieli się swoją wiedzą i wskazówkami z mentee. Ale korzyść ta  wpływa na kilka innych obszarów, choćby korzystanie z wiedzy wewnętrznej czy wsparcie przy sukcesji.
• Szybsza promocja pracowników – mentoring istotnie wpływa na szybkość promocji – i to zarówno mentees – na wyższe stanowiska specjalistyczne, jak i mentorów – na stanowiska menedżerskie. Według badań czas od promocji do promocji może zostać skrócony nawet o 30-50%.

Kiedy warto sięgnąć po mentoring?

Opisane wyżej korzyści procesów mentoringowych niejako przy okazji wskazują w jakich sytuacjach organizacje powinny inwestować w procesy mentoringowe. Może on pomóc poradzić sobie m.in. z:

• niskim zaangażowaniem pracowników,
• deklarowanym stresem, niską samooceną, wypaleniem pracowników (mentoring jest na 4 miejscu wśród metod świadomie stosowanych przez firmy w USA do poprawy zdrowia psychicznego swoich pracowników),
• rotacją pracowników (jak pokazują doświadzenia Siemensa rotacja pracowników mentorowanych może być nawet trzykrotnie niższa niż u niementorowanych: 0,7% vs 2,2% rocznej rotacji),
• rozwój kompetencji / postaw liderskich u kadry menedżerskiej (to wnioski z Google’owskiego programu Career Guru. Jego autorzy zauważyli, że tym co cechuje najlepszych liderów w firmie są kompetencje mentoringowe. W efekcie w roli mentora wzięło w nim udział 350 liderów z min. 2 letnim doświadczeniem z różnych działów Google).

Tutaj znajdziesz case studies dotyczących mentoringu zebranych w jednym miejscu.

Jak wdrożyć proces mentoringowy?

Mentoring jak każdy inny proces wymaga odpowiedniego przygotowania. Na mojej checkliście wdrożeniowej na pewno znajdą się:

Określ cel mentoringu

Cel procesu mentoringowego jest absolutnie kluczowy. Nie róbmy go “bo chcemy zrobić coś fajnego”. 

Ważne jest odpowiedzenie sobie na pytania: Dlaczego to robimy? Jakie jest “why” dla tego przedsięwzięcia? Często organizacje wdrażają działania rozwojowe nie wiedząc jaki jest cel. Brak celu często prowadzi do braku mierzenia i oceny …rezultatów danej inicjatywy. To błędne koło. Zatem krok nr 1 – zanim zaczniesz  wdrażać określ cel Swojego działania! – mówi Marta Siech, konsultantka merytoryczna Mentiway oraz PMka wdrażającą programy mentoringowe.

Przykładowe cele to:

• tworzenie organizacji nastawionej na uczenie się i wymianę doświadczeń,
• burzenie skostniałych struktur organizacyjnych (silosów),
• stworzenie pozytywnego wizerunku firmy na rynku pracy,
• zmiana dotychczasowych sposobów działania mająca na celu zwiększenie sprzedaży w organizacji,
• umożliwienie pracownikom rozwoju i doskonalenia się w ramach istniejącego programu talentowego (program dedykowany dla wszystkich chętnych, którzy chcą wziąć odpowiedzialność za własny rozwój i uczenie się),
• zapewnienie sukcesji dla kluczowych dla organizacji funkcji,
• budowanie świadomego i transformującego dla organizacji leadershipu. 

Zrekrutuj mentorów oraz mentees

Etap niezwykle ważny i obejmujący zarówno samą rekrutację jak i odpowiedni dobór par. To zadanie, które często spędza sen z powiek organizatorom i organizatorkom programów. W dużych i rozproszonych organizacjach to zadanie zajmujące długie godziny a czasem nawet dni.  

Tutaj z pomocą przychodzi technologia np. narzędzie Mentiway, która nie tylko pozwala na łączenie uczestników i uczestniczek programu mentoringowych w oparciu o sprawiedliwe, takie same dla wszystkich kryteria, ale także pozwala dokonać takich połączeń w dowolnej ilości i skali. W wersji minimum algorytm łączenia w pary dostarcza organizatorom rekomendacji nt. par, w wariancie maksimum może skutecznie dokonać w pełni zautomatyzowanych połączeń.

Daj narzędzia do pracy…

Narzędzia i technologia to na pewno nie pierwsze skojarzenie, które masz z procesem mentoringu. Przecież mentoring to przede wszystkim rozmowa! A to z jednej strony jego siła, ale też słabość. Mentoring uchodzi za proces, który trudno zmierzyć, a przez to trudno wykazać jego pozytywne przełożenie na biznes. I właśnie dlatego mentoring to proces, który należy oprzeć o technologię. Oczywiście nie da ona gwarancji sukcesu procesu, ale na pewno może mocno ułatwić pracę mentorów, mentee i późniejszą analizę wyników. 

I właśnie takim rozwiązaniem jest Mentiway.

• Mentiway to narzędzie dostępne 24/7 dające możliwość poszerzania i pogłębiania wiedzy, uczenie się i korzystanie z wielu technik i narzędzi mentoringowych, pracy z autorefleksją, zawsze wtedy, kiedy potrzebuje tego użytkownik aplikacji.

• Aplikacja, dzięki systemowi powiadomień motywuje i angażuje w proces. Dzięki proponowanej strukturze i agendom sesji mentoringowych przyczynia się do zapewnienia wysokiego standardu jakości każdego programu mentoringowego. Nawet takiego, który organizowany jest po raz pierwszy.
• To idealne narzędzie dla wszystkich osób, które rozpoczynają swoją drogę z mentoringiem. Sprawdzi się też u wszystkich tych, którzy chcą doskonalić swój warsztat mentoringowy. Tak w roli mentee, jak i mentora.

• Mentiway to także rozbudowana analityka i możliwość ewaluacji tego, co dzieje się w całym procesie począwszy od procesu rekrutacji po zakończenie całego programu. Możemy tu śledzić statystyki spotkań, poziom zadowolenia i zaangażowania mentoriów, mentee i co najważniejsze jest także możliwość oceny stopnia realizacji celów w danej parze. 

Nie bój się digitalizacji mentoringu

Jedną z idei przyświecających nam przy projektowaniu Mentiway było wsparcie organizatorów programów mentoringowych również od strony analitycznej. Chcieliśmy dostarczać dane pozwalające na zastosowanie tzw. podejścia data-driven, które  wynieśliśmy z obszaru naszej wcześniejszej, kilkunastoletniej ekspertyzy, tj. ze świata online marketingu – mówi Tomasz Sąsiadek, co-founder Mentiway

Podejście, o którym mowa związane jest ze skupieniem się na mierzalnych aspektach procesów oraz oceną sytuacji i podejmowaniem decyzji w oparciu o konkretne dane. Decyzji, które w świecie mentoringu mogą przekładać się na konkretną pomoc i wsparcie, jakie mamy szansę udzielić uczestnikom programów mentoringowych oraz działaniom, które na bieżąco oraz po każdym programie mogą przyczyniać się do stałego udoskonalania procesu – dodaje.

Takie podejście w obszarze rozwoju ludzi opartym na mentoringu to nadal w większości przypadków istotna innowacja na rynku polskim. Dane w mentoringu dotyczyć będą przede wszystkim statystyk programu, postępów uczestników, ich zaangażowania i zadowolenia z programu, stopnia realizacji celów, ewaluacji mentorów czy skuteczności programu; jednocześnie zawsze z poszanowaniem poufności i najwyższym standardem bezpieczeństwa każdego pojedynczego procesu.

Skuteczność wsparcia programów mentoringowych przez technologię potwierdzają dane i opinie użytkowników aplikacji. Już ponad 1100 sesji mentoringowych zostało przeprowadzonych ze wsparciem Mentiway, jednocześnie ponad 90% badanych użytkowników aplikacji było bardzo usatysfakcjonowanych z wykorzystania narzędzia – wyjaśnia Tomasz Sąsiadek.

Zadbaj o komunikację

Jak zawsze komunikacja to klucz do sukcesu. Ważne by była ona:

• otwarta i wyprzedzająca – trwająca przez cały program mentoringowy,
• obejmująca wszystkich interesariuszy: mentorów, mentees, ale też HR, zarząd, przełożonych mentees ale te pozostałych pracowników. Pamiętaj, że to właśnie komunikacja podczas pierwszej edycji zagwarantuje chętnych do udziału w kolejnych.

Monitoruj wyniki

Ewaluacja tego co się dzieje w procesie powinna się odbywać na bieżąco. I wbrew temu co się powszechnie sądzi, jest wiele wskaźników które możemy w programie mentoringowym mierzyć.

Do tych najpopularniejszych należą:

• liczba par dla których zostały ustalone cele na proces mentoringowy,
• udział par wg aktualnego etapu (czy sesje się odbywają),
• zadowolenie mentees z procesu,
• ocena zaangażowania mentorów w proces,
• ocena zaangażowania mentees w proces,
• średni poziom realizacji celów mentee (w trakcie i na zakończenie procesu),
• indywidualny poziom realizacji celów mentee (w trakcie i na zakończenie procesu),
• samoocena wybranych przez mentorów kompetencji do rozwoju w procesie,
• samoocena wybranych przez mentees kompetencji do rozwoju w procesie,
• ocena przełożonych wybranych przez mentees kompetencji do rozwoju w procesie.

Warto jednak pamiętać, że program mentoringowy powinien przekładać się również na konkretne wyniki biznesowe. Wskaźniki, które warto badać to:

• wzrost zaangażowania w grupie uczestników,
• zmniejszenie rotacji w grupie uczestników,
• wzrost kompetencji sprzedażowych (skuteczniejsza sprzedaż),
• wzrost kompetencji przywódczych.

Zakończ proces i wyciągnij wnioski

Element często (niestety) pomijany! Niezależnie od tego ile, jakie i w jakim stopniu cele zostały zrealizowane to warto celebrować zakończenie programu. Może być to też moment na:

• podsumowanie,
• podzielenie się ze wszystkimi interesariuszami co się udało a co nie tak żeby kolejne edycje były lepsze, 
• podziękowanie sobie, wyrażenie uznania dla mentorów i mentees za czas i zaangażowanie jakie włożyli w ten proces.

No i … przygotowanie kolejnej edycji programu. 

Jeśli chcesz możesz skorzystać również z gotowej checklisty, w której znajdziesz sprawdzone elementy składowe programu mentoringowego.

Czas na Ciebie

Jestem ciekawa co Ty sądzisz o procesie mentoringu? Jeśli masz pytania o to jak wdrożyć program mentoringowy odezwij się do ekipy Mentiway – partnera dzisiejszego tekstu:

• o demo aplikacji pogadasz z Tomkiem – zajrzyj do jego kalendarza i umów się na spotkanie
• na konsultacje związaną z wdrożeniem programu mentoringowego z Marta – zajrzyj do jej kalendarza i umów się na spotkanie

Miłego dnia!

Maja

Ps. Partnerem tekstu jest Mentiway