Spotkanioza – jak zjada Twoją firmę od środka?

Każdego dnia w firmach na całym świecie odbywa się 11 milionów spotkań. Zabierają one pracownikom naprawdę sporą część czasu pracy. Jednak niepokojąca jest nie tyle ich liczba, co fakt, że większość z nich mogłaby się w ogóle nie odbywać. Jak walczyć z nieefektywnymi i niepotrzebnymi spotkaniami. Co robić, by spotkanioza nie niszczyła firmy od środka.

To, że pracodawcy mają problem z liczbą organizowanych spotkań to fakt. Istniał on już przed 2020 rokiem, ale pandemia wyraźnie go nasiliła.

Szacuje się, że w ostatnich dwóch latach tygodniowo liczba spotkań, w których musi uczestniczyć statystyczny pracownik wzrosła o 6. Jak pokazują badania Fellow:

  • tygodniowo pracownicy spędzają na spotkaniach 16-21 godzin,
  • pracownicy uczestniczą średnio od 11 do 15 spotkaniach tygodniowo (choć inne badania pokazują, że ta liczba może sięgać nawet 33 godzin tygodniowo!)
  • 31% menedżerów uczestniczy w ponad 16 spotkaniach tygodniowo.

I nic dziwnego, że ten trend coraz bardziej frustruje pracowników.

Bored Rachael Kay Albers GIF

Czym jest spotkanioza?

Frustruje na tyle, że nadano mu specjalną nazwę. Jak wskazuje Wielki Słownik Języka Polskiego:

spotkanioza to zbyt częste i uciążliwe, zdaniem mówiącego, odbywanie się spotkań dla pracowników, które są organizowane w celach związanych z zarządzaniem pracą w danej firmie lub innej instytucji.

Dlaczego zbyt duża liczba spotkań to dla organizacji problem?

W sieci znaleźć można kilkanaście kalkulatorów, które z pomocą kilku kliknięć pomogą wyliczyć realny koszt firmowych spotkań. Kiedy patrzymy na spotkania przez pryzmat produktywności, rentowności nagle okazuje się jak bardzo są kosztogenne. Jak szacuje Steven G. Rogelberg z Uniwersytetu UNC Charlotte rezygnacja z części spotkań może przynieść organizacjom oszczędności na poziomie nawet 100 milionów dolarów.

Jak firmy walczą ze spotkaniozą?

Problem spotkaniozy jest coraz częściej zauważany przez pracodawców. Ostatnio świat obiegła informacja o Shopify, który chce wyeliminować je z kalendarzy pracowników (poinformował o tym na Twitterze CEO firmy).

No właśnie, po jakie konkretne rozwiązania sięgają pracodawcy?

Dni bez spotkań

Dni bez spotkań to jedno z najskuteczniejszych narzędzi w walce z rosnącą spotkaniozą, które wdrożyły m.in. Asana, Pinterest czy wspomniany wcześniej Shopify. Z testowaniem dni bez spotkań eksperymentuje też SalesForce, który w tym tygodniu zorganizował tydzień bez spotkań. I jak pokazują wnioski badania przeprowadzonego przez MITSloan korzyści z takiego rozwiązania są ogromne. Po pierwsze, pracownicy mają czas na pracę, często tę głęboką, która wymaga sporego skupienia (zainteresowanym tematem polecam książkę Cala Newporta na ten temat).

Już jeden dzień bez spotkań w tygodniu wpływa na większe poczucie autonomii pracowników, lepszą komunikację, współpracę a nawet wyższe zaangażowanie w zespole! Równocześnie dni bez spotkań przekładają się za spadek mikrozarządzania oraz mniejszy stres pracowników.

Wyniki badania MITSloan nt. skuteczności i wpływu dni bez spotkań w biznesie.
Wyniki badania MITSloan nt. skuteczności i wpływu dni bez spotkań w biznesie. Źródło: https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/

Edukacja nt. przeprowadzania efektywnych spotkań

Tworzenie przestrzeni na pracę głęboką pracowników to jedno, mam jednak poczucie, że bardzo potrzebna jest edukacja na temat skutecznego planowania spotkań, zarządzania własnym kalendarzem (czy wiesz, że w sieci dostępne wskazówki na temat tego jak przeprowadzić audyt własnego kalendarza?) ale też przygotowywania się do nich i prowadzenia ich. Zwraca na to uwagę choćby Martyna Tarnawska z Socjomanii, która przekonuje że w walce ze spotkaniozą bardzo pomocna może okazać się priorytetyzacja spotkań i odrzucanie tych:

  • w których Ty nie musimy uczestniczyć,
  • które w ogóle nie powinny się odbyć (bo da się to załatwić via mail / komunikator)
  • których forma może zostać zmieniona (i na przykład zdigitalizowana, skrócona).

Zespół Socjomanii stworzył też własne drzewko decyzyjne, którego używa wewnętrznie podczas planowania spotkań własnych oraz tych z klientami agencji.

W odpowiedzi na to pytanie może drzewko decyzyjne od Socjomanii.
Czy to spotkanie jest potrzebne? W odpowiedzi na to pytanie może drzewko decyzyjne od Socjomanii.

Czy powinniśmy dążyć do eliminacji wszystkich spotkań?

Nie jestem zwolennikiem całkowitego rezygnowania ze spotkań. Uważam, że są one bardzo potrzebne… o ile są realizowane w odpowiedniej formie 🙂 Jeśli każdy problem rozwiązywany jest podczas spotkań, trwających w dodatku godzinę lub dłużej … to w dłuższej perspektywie rzeczywiście konieczne jest ich ograniczenie. Jeśli jednak organizacja:

  • w jasny i konkretny określa zasady organizacji spotkań,
  • edukuje pracowników i liderów w kwestii organizacji i efektywnego prowadzenia spotkań,
  • monitoruje liczbę i jakość spotkań organizacji,

to bez wątpienia spotkania mają sens.

Jak jest u Ciebie?

Jestem ciekawa jak Ty i Twój zespół radzicie sobie z nadmiarem spotkań. Może w Twojej firmie obowiązują rozwiązania, które wpływają na zmniejszenie ich liczby. Daj znać w komentarzy i nie zapomnij podać tego posta dalej. Może zainspiruje kogoś do spotkaniowych zmian w swoim zespole? Pamiętaj, że każda Twoja reakcja sprawia, że skaczę z radości.

Golden Retriever Dogs GIF by TikTok

Miłego dnia!

Maja