Jak prowadzić komunikację podczas zwolnień grupowych?

Komunikacja zwolnień, szczególnie na zewnątrz organizacji to temat tabu. A przecież mądrze poprowadzona może (paradoksalnie) przysporzyć firmie… ambasadorów. Jak mówić o zwolnieniach?

W mało rzeczy wierzę tak mocno, jak w transparentną komunikację opartą na wartościach będących w prawdziwym DNA organizacji. Potrzebujemy jej szczególnie dziś, w kryzysie.

Komunikacja prowadzona wokół zwolnień powinna przede wszystkim pozwolić zrozumieć co i dlaczego tak naprawdę się dzieje. Tylko tyle i aż tyle.

Dobrze przeprowadzona komunikacja może dać – zarówno zwalnianym, zwalniającym jak i tym, którzy w organizacji zostają, poczucie spokoju. Z mojej perspektywy to jeden z kluczowych czynników wpływających na pogodzenie się z sytuacją i pójście dalej.

Kto jest odbiorcą komunikacji o zwolnieniach?

To pytanie, na które naprawdę warto sobie odpowiedzieć.

  • Po pierwsze są to oczywiście osoby, które otrzymają wypowiedzenia. W najlepszym interesie pracodawcy jest dopilnowanie, by zrozumiały one, dlaczego doszło do tej sytuacji.
  • Po drugie, są to osoby, które w organizacji zostają. Warto pamiętać, że często mierzą się one z tak zwanym “syndromem ocalałego”. To termin używany w kontekście osób, które przeżyły zamach terrorystyczny, wojnę czy inną katastrofę. Po traumatycznych przeżyciach u niektórych osób pojawia się trudne do zniesienia poczucie winy za śmierć innych. Podobnie silne emocje pojawiają się u osób, które przetrwały zwolnienia. Potwierdza to badanie przeprowadzone przez Magnusa Sverke, Johnny’ego Hellgrena i Katharinę Näswall, którzy wykazali, że osoby, które pozostały w organizacji, doświadczyły spadku zadowolenia z pracy (41%), spadku zaangażowania organizacyjnego (36%) i spadku wydajności pracy (20%).
  • Po trzecie są to oczywiście osoby będące na zewnątrz organizacji – klienci, partnerzy biznesowi i potencjalni kandydaci. Kluczowym przekaźnikiem informacji dla nich są oczywiście sami pracownicy, którzy o zwolnieniach rozmawiają w kuluarach, piszą w sieci, a nawet wypowiadają się w mediach. Im lepiej zrozumieją oni sytuację, w której się znaleźli, tym zgodniej z prawdą będą o niej mówić na zewnątrz. Drugi przekaźnik to oczywiście oficjalne stanowiska firm publikowane w ich kanałach komunikacji: na stronie www, blogu, czy na profilach firmowych w mediach społecznościowych lub profilach osobistych kierownictwa firmy.

Etapy komunikacji zwolnień

Komunikacja zwolnień grupowych różni się od indywidualnego informowania o rozstaniu z  pracownikami. Jeśli żegnamy się z pojedynczą osobą, najpierw powinna dowiedzieć się o tym… ona sama, później jej bezpośredni zespół, a dopiero na końcu otoczenie zewnętrzne. W przypadku zwolnień grupowych powyższa kolejność może wyglądać trochę inaczej.

  1. Pierwszy komunikat to poinformowanie wszystkich pracowników, że takie zwolnienia są planowane. Oczywiście w firmach, w których działają związki zawodowe, w tym kroku osobną komunikację należy zgodnie z obowiązującym prawem prowadzić ze związkami.  I jest to już moment na jak najbardziej szczegółowe, transparentne opisanie procesu. Powinniśmy odpowiedzieć na jak najwięcej pytań, które mogą pojawić się w głowie pracowników. Warto zadbać o to, by został on przekazany w różnych format (spotkanie osobiste lub online, ale też mailing do pracowników czy publikacja zamieszczona w Intranecie, czy wewnętrznej platformie społecznościowej) – w ten sposób informacje otrzyma jak najwięcej osób w organizacji
  2. Kolejny krok to komunikat zewnętrzny. Dlaczego? Jeśli o planowanych zwolnieniach wiedzą pracownicy, to trochę tak, jakby wiedzieli o nich wszyscy. To bardzo ważne, by firma szybko zajęła oficjalne stanowisko na temat planowanych zwolnień. Osobiście zachęcam, by na zewnątrz udostępniać dokładnie tę samą komunikację, którą otrzymali pracownicy organizacji. Zrobiło tak w ostatnich dniach Airbnb (firma w swoim biurze prasowym udostępniła post Briana Chesky’ego, CEO organizacji, który informował o zwolnieniu prawie 1900 osób) czy TripAdvisor (na firmowym blogu opublikowano post Steve’a Kaufera, CEO organizacji, który informował o zwolnieniach 900 osób).
  3. Trzeci krok to oczywiście komunikacja indywidualna z osobami zwalnianymi, ale też komunikacyjne zaopiekowanie osób, które w organizacji zostają.

Na jakie pytania powinna odpowiadać komunikacja zwolnień?

Im bardziej transparentna, szczegółowa, ustrukturyzowana będzie komunikacja dotycząca zwolnień, tym lepiej. Pamiętajcie, tutaj nie ma rzeczy oczywistych ani tematów, które można pominąć.

To, czego nie może w komunikacji zwolnień zabraknąć to empatia. Osoba przekazująca wiadomość (a to, kto jest nadawcą komunikacji… również komunikuje) powinna przyjąć sposób myślenia swoich odbiorców i pokazać, że patrzy na tę trudną rzeczywistość z ich perspektywy.

Informacje powinny być łatwo dostępne, przystępne, a przede wszystkim napisane po ludzku. Język, w jakim pracodawca, szefowie organizacji będą mówić o zwolnieniach może cały proces pogrążyć, albo… uratować. Siłę języka w komunikacji kryzysowej (a właśnie tym jest komunikacja zwolnień) pokazał list Macieja Nykiela, prezesa upadłego biura podróży Neckermann Polska, który jesienią 2019 roku wysłał do partnerów handlowych. Polecam jego lekturę. Jakie pytania bez wątpienia warto zaadresować w komunikacji?

1. Dlaczego do tego doszło?

Simon Sinek przekonuje, że należy zaczynać od “dlaczego”? Nie inaczej jest w przypadku komunikacji zwolnień. Odbiorcom należy się konkretne, w miarę możliwości szczegółowe, a na pewno zrozumiałe wyjaśnienie… jak doszło do zwolnień. Zobaczcie, jak zwolnienie 10 osób w 2014 roku wyjaśniał na firmowym blogu, Joel Gascoigne, CEO Buffer. Styl, ale też poziom szczegółowości tego komunikatu zasługuje na uwagę.

Warto wyjaśnić szczerze, dlaczego firma musi zwalniać. To fragment posta “Tough News: We’ve Made 10 Layoffs. How We Got Here, the Financial Details and How We’re Moving Forward”, opublikowanego w 2014 roku na blogu Buffer. Źródło: https://open.buffer.com/layoffs-and-moving-forward/

2. Co zrobiliśmy, by tego uniknąć?

W komunikacji warto pokazać, że zwolnienia nie są prostą, szybką decyzją, którą podejmuje kierownictwo, ale swoistą ostatecznością. Nie bójmy się podsumować działań, które firma podjęła, by zwolnieniom zapobiec. Tak zrobił to Steve Kaufer, CEO TripAdvisora:

Warto podsumować co robiła firma, by zwolnień uniknąć. Źródło: https://www.tripadvisor.com/blog/a-message-to-employees-from-ceo-and-co-founder-steve-kaufer/?fbclid=IwAR290Rwq0jsgocPTMpyY0MzK33XRira-oXvPbDbO34vMv_jp4bVIHuGHl5o

3. W jaki sposób wybrano osoby do zwolnienia i kto podejmował decyzję?

To bardzo ważne pytanie, które należy zaadresować. Odpowiedzi na nie będą szukać zarówno osoby zwolnione (dlaczego ja?) oraz Ci, którzy zostaną (dlaczego nie ja?). Naturalne jest też poszukiwanie “winnych”, czyli osób, które ostatecznie tworzyły i zatwierdzały listy zwalnianych osób. Oto, jak na powyższe pytanie odpowiedział w ostatnich dniach Henry Ward, CEO Carta:

Pracownikom należy się wyjaśnienie na temat zasad, które przyjęto podczas tworzenia listy zwalnianych. Źródło: https://medium.com/@henrysward/cartas-covid-19-layoff-cbb80e3e8a5d

4. Jak będzie wyglądał proces i na jakich warunkach zostanie przeprowadzony?

Pracownicy będą chcieli poznać szczegóły dotyczące warunków rozstania – terminów, czasu wypowiedzeń, wysokości odpraw i benefitów “rozstaniowych”, czyli oferty, która ma pracownikom ułatwić odnalezienie się nowej rzeczywistości. Łatwo zapomnieć, ale pracowników, szczególnie tych objętych zwolnieniami, mogą interesować bardziej przyziemne sprawy: czy będą mieli czas pożegnać się z kolegami? Kiedy firma odetnie im dostęp do maila? Ponownie odsyłam Was do wiadomości Henry’ego Warda do zespołu Carta:

Źródło: https://medium.com/@henrysward/cartas-covid-19-layoff-cbb80e3e8a5d

Komunikacja zwolnień, to również moment, w którym pracodawca może zadeklarować konkretne wsparcie w poszukiwaniu pracy przez zwalnianych pracowników. W bardzo ciekawy sposób podeszło do tego Airbnb. CEO organizacji w przywoływanym już poście deklarował, że celem firmy jest połączenie członków zespołu opuszczających Airbnb z nowymi pracodawcami. Zachęcał do aktywnego wspierania pracowników w poszukiwaniach pracy. Sama firma uruchomiła kilka dni temu stronę, na której promuje talenty, z którymi zmuszona jest się rozstać.

Airbnb należą się brawa za tę inicjatywę: https://www.airbnb.pl/d/talent?_set_bev_on_new_domain=1589138231_YzFhZjlkZDhjNTkz&fbclid=IwAR2tqJTI5Emo5drCmcm1JpueE4EQQb2dTO9gdsd8Srs5tsHW-954B-gjPCU

5. Co dalej?

To bardzo ważne domknięcie komunikatu o zwolnieniach. Informacja o planach firmy na nadchodzące tygodnie i miesiące, przedstawienie planu wyjścia z kryzysowej sytuacji to sygnał nie tylko dla zostających pracowników, ale również partnerów biznesowych czy nawet kandydatów. Tak w 2018 roku zrobił to Elon Musk:

Post poświęcony zwolnieniom 9% załogi Tesli obiegł swego czasu cały świat. Z mojej perspektywy naprawdę nie ma się w nim do czego przyczepić. Źródło: https://twitter.com/elonmusk/status/1006597562156003328

 

Co Wy na to? Jak wygląda komunikacja zwolnień w firmach, w których pracujecie lub pracowaliście? Jakie komunikaty o zwolnieniach budzą Wasze zaufanie, uznanie? Czy zgadzanie się z listą elementów, które w komunikacji zwolnień powinny się znaleźć?

Pamiętaj! Jeśli spodobał Ci się ten post, zostaw po sobie ślad: skomentuj lub udostępnij. Będzie mi bardzo miło 🙂

Miłego, spokojnego dnia!
Maja