Case study: Jak Bee Talents korzysta ze Slacka i wznosi swoją komunikację wewnętrzną na wyższy poziom?

Slack to jedna z najpopularniejszych dziś aplikacji do grupowej komunikacji, która bez wątpienia zmienia komunikację wewnętrzną firm. Jak działa w praktyce? Na pytanie odpowiem dzięki uprzejmości zespołu Bee Talents, który korzysta z tego narzędzia na co dzień.

Bee Talents to agencja rekrutacyjna działająca w branży IT. Dziś współtworzy ją 19 pszczół, które nie tylko prowadzą procesy rekrutacyjne, ale również wspierają swoich klientów w obszarze EB, marketingu czy szkoleń. Zespół pracuje na co dzień w biurze w Poznaniu, ale często pracownicy działają zdalnie. Jak mówi Marta Kamińska, Tech Recruiter w Bee Talents:

– Slack pozwala nam usprawnić bieżące kwestie i móc szybciej się dogadać między sobą.

Co to jest Slack?

Slack to narzędzie do komunikacji grupowej, które zmieniło oblicze komunikacji wewnętrznej, zarówno tych dużych (z jego płatnej wersji korzysta 43% firm z listy Fortune 100), jak i mniejszych firm. Szacuje się, że z narzędzia korzysta 8 milionów użytkowników, zdecydowana większość korzysta z bezpłatnej wersji narzędzia (płatnych kont są obecnie 3 miliony). Każdego tygodnia jego użytkownicy spędzają na Slacku … 65 milionów godzin.  Fenomen narzędzia tkwi w jego prostocie. Komunikacja Slacka sprowadzona jest do 3 kanałów:

  • otwartych – tematycznych grup służących dyskusji, otwartych dla wszystkich użytkowników (można tu publikować np. ogólnofirmowe ogłoszenia ważne dla wszystkich pracowników),
  • zamkniętych – w których komunikacja prowadzona jest w obrębie zamkniętej grupy (np. tylko dla pracowników zespołu rekrutacji),
  • wiadomości prywatnych – wysyłanych bezpośrednio pomiędzy użytkownikami.

Slack to narzędzie bardzo intuicyjne, w którym działają rozwiązania znane z innych serwisów społecznościowych np. tagowanie osób (@nickname), możliwość wykorzystywania emotikon czy wyróżniania treści czy przypinania najważniejszych wpisów na samej górze kanałów. Co ważne można go zintegrować z innymi narzędziami np. Google Docs, Dropboxem czy Trello (pełna lista tutaj).

Dlaczego Slack?

Zespół Bee Talents znał Slacka jeszcze przed wdrożeniem i od razu wiedział, że to narzędzie dla nich. Nie bez znaczenia był fakt, że Slack jest bardzo popularny w branży IT, w która stanowi trzon biznesu firmy.

– Jego zaletą jest to, że można stworzyć w nim publiczne kanały (wątki) dotyczące osobnych tematów/klientów/projektów/teamów. Można też zaprogramować kilka dodatkowych komend, np. “przypominajki” o ważnych, powtarzalnych rzeczach, czy spotkaniach. Można go też zintegrować z innymi narzędziami, np. z Trello, w którym mamy podział projektów, Leo_Botem, który jest osobnym narzędziem czy Office Vibe, czyli strony, która zbiera ankiety od członków zespołu w celu określenia ich poziomu satysfakcji.

Inne plusy, ważne z punktu widzenia Bee Talents to statusy i emotikony. Pierwsze, aby wiedzieć, czym dana osoba się zajmuje, drugie – podobnie jak na Facebooku, aby głosować za danym pomysłem lub po prostu wyrazić swój nastrój, podejście wobec danej kwestii. Użyteczna też jest możliwość podpięcia kilku ważnych postów – wtedy zachowują się dodatkowym obszarze Slacka po prawej stronie i ważne treści można szybciej znaleźć (np. link do naszego Intranetu).

Kanały otwarte na Slacku Bee Talents

Zespół Bee Talents korzysta z kilkunastu kanałów otwartych, do których dostęp mają wszyscy pracownicy firmy. Może zapisać się do nich każdy. I każdy służy do czegoś innego.

Moją uwagę zwrócił m.in. kanał #cosmilego. To miejsce do zespołowego doceniania się np. dawania sobie kudosów (podziękowań) za zrobienie czegoś dobrego. Prócz komunikacji wewnętrznej, Slack wspiera zatem budowę zespołowego recognition (wciąż nie znalazłam dobrego, polskiego odpowiednika tego słowa).

Jeden z wpisów na kanale #cosmilego na Slacku Bee Talents. Źródło: materiały wewnętrzne Bee Talents

 

Kanał #jedzenie służy do wspólnego zamawiania i zrzucania się na obiady. Na #Linkiksiazkimuzyka zespół dzieli się ciekawymi pod kątem pracy treściami. Kanał #random to miejsce dla  tzw. offtopiców – można tu pisać o wszystkim.

– #Dyskusjanadgrafikami służy ustalaniu szczegółów grafik rekrutacyjnych między Teamem Rekrutacyjnym a Teamem Marketingu. Na kanale #eventy zbieramy linki do ciekawych wydarzeń, które się dzieją w najbliższym czasie (jako że lubimy chodzić na te związane z HR i IT – jest to związane z naszą pracą). Kanał #general to kanał do najważniejszych kwestii zorganizowanych z codzienną pracą – kto kiedy zaczyna pracę, kiedy kończy, kiedy ma przerwę – aby każdy z nas był na bieżąco, jeżeli coś by potrzebował (nie, żeby się spowiadać :)). To jest zwłaszcza cenne, jeżeli ktoś pracuje zdalnie. #Internalprocesses to kanał do ważnych informacji biurowych (różni się od #general), np. zakupów do biura. Mamy też kanał #helpme – jeżeli ktoś ma problem, np. potrzebuje ostatecznego sprawdzenia oferty/maila wysyłanego zaraz do klienta, to pisze tutaj i oznacza wszystkich skupionych na tym kanale jednym mentionem @channel.

Z mojej perspektywy bardzo ciekawym miejscem jest kanał #okrq3. Sposób jego funkcjonowania wyjaśnia Marta:

 – W Bee Talents działamy na OKR, czyli celach kwartalnych na zasadzie Objective-Key Result. Ten kanał wspiera nas w komentowaniu ich, przypominaniu do kiedy je wyznaczamy, kiedy uzupełniamy etc.

Wady Slacka

Jak zwraca uwagę Marta, narzędzie ma wady w wersji bezpłatnej. Jest to konkretnie jego ograniczona pojemność.

– W przypadku opcji bezpłatnej nie zachowuje się historia naszych wiadomości (jeżeli dużo piszemy, a zespół się coraz bardziej powiększa, to czasem znika coś, co było nawet 3 dni temu i nie można do tego wrócić). Podobnie z obrazkami/screenami, które przesyłamy, które dodatkowo zajmują miejsce.

Rady dla zespołów, które chcą wdrożyć Slacka

Doświadczenia zespołu Bee Talents pokazują, że na pewno warto poświęcić czas na stworzenie choćby zarysu podziału kanałów. W ich określeniu pomocne będą pytania:

  • Jakich kanałów dostępnych dla wszystkich potrzebujemy?
  • Jakie kanały tematyczne powinniśmy wyróżnić?
  • Jakie grupy pracowników potrzebują swoje własne kanały?
  • Czy kanały powinny mieć tylko działy, zespoły, a może projekty?
  • Czy mimo że ktoś nie uczestniczy aktywnie w projekcie, powinien być w nim biernie (DW)?

Resztę warto zostawić… firmowej codzienności. Marta Kamińska przekonuje:

– Z reguły dodatkowe kanały są tworzone później w zależności od potrzeb i zamykane po zakończonym projekcie. Niektóre z nich są używane codziennie, niektóre tylko co trzy miesiące. Fajne jest to, że narzędzie można bardzo dostosować pod swoje potrzeby (warto sprawdzić z czym slack się jeszcze integruje, żeby powiązać go z dodatkowymi narzędziami, które używamy).

Oczywiście samo założenie Slacka nie jest gwarancją nowej jakości komunikacji wewnętrznej. Jej kluczowym elementem są… zaangażowani pracownicy. Trzeba pamiętać, że im więcej kanałów tym więcej potencjalnych oderwań od pracy. Są osoby, które na bieżąco śledzą wszystkie konwersacje. Część zagląda na Slacka tylko, kiedy się je bezpośrednio oznaczy (@nickname) lub otaguje się konkretny kanał, do którego należą (@channel). Skąd członkowie zespołu o tym wiedzą? Na logotypie aplikacji pojawia się czerwona kropka. To znak, że trzeba na niego wejść.

Marcie i całemu zespołowi Bee Talents bardzo dziękuję za podzielenie się wiedzą. Koniecznie odwiedźcie ich Facebooka 😊

Ps. Autorem zdjęcia tytułowego jest Tomasz Cholewa.

Miłego dnia!